5. Одржавање, техника, простор и седнице

← Садржај

Овај део је за управника. На крају сваког пододељка стоји шта види станар; детаљи за станара су у Панел станара.

5.1 Одржавање — пријаве кварова и притужбе

Где: Мени → Заједница → Одржавање · Модул: Одржавање и пријаве · Ко: Управник

Овде се прикупљају све пријаве станара: кварови, притужбе, предлози и бука. Управник их распоређује сервисерима, прати њихов ток и разговара са станаром у самој пријави.

Преглед

На врху су четири картице: Нове пријаве (чекају обраду), У току, Хитне отворене и Трошкови поправки (укупан трошак и број решених пријава).

Списак филтрирате помоћу:

• поља за претрагу („Претражи по наслову, опису, локацији…“);
• Сви статуси (Отворене, Нова, У току, Чека, Решена, Одбијена);
• Све врсте (Квар, Притужба, Предлог, Бука);
• Сви приоритети (Низак, Нормалан, Висок, Хитан).

У сваком реду виде се врста, јединица, локација, ко је пријавио, када, број порука, додељени сервисер и трошак.

Како да унесете пријаву

1. Кликните Нова пријава.
2. Попуните Наслов (обавезно), Врста, Категорија (Опште, Лифт, Водовод, Електрика, Грејање, Чишћење, Кров, Фасада, Паркинг, Безбедност) и Приоритет.
3. Изаберите Јединица (по избору). Ако не изаберете ништа, пријава се води као „Заједнички простор“.
4. Унесите Локација (нпр. „Улаз А, приземље“) и Опис.
5. Кликните Креирај.

Рад са једном пријавом

Кликните на пријаву да се отвори детаљни приказ. Свака пријава има свој број у облику ПРИ-000123 — помоћу њега је лако пронађете када се станар јави телефоном.

• Додели сервисера: изаберите Сервисер са листе (✓ значи проверен сарадник) и Постави статус. Ако је пријава била „Нова“, сам се предлаже статус „У току“. Кликните Додели.
• Промени статус: промените Статус и Приоритет и унесите Трошак поправке (МКД). Кликните Сачувај. Станар добија обавештење при свакој промени статуса.
• Подсети: креира подсетник за Вас или за колегу, са везом до ове пријаве. Подсетник се појављује у Задаци и подсетници.
• Направи радни налог (само ако фирма има радне налоге за мајсторе): шаље посао мајстору писаним налогом. Радни налози из пријаве виде се у картици Извршавање. Више у поглављу 9.
• Комуникација: напишите Нова порука и кликните Пошаљи. Са Интерна напомена (станар је не види) порука је видљива само управи и обележена је жутом подлогом. Фотографије из пријаве и из одговора приказују се као мале слике; кликните на слику да је отворите у целини.
• Информације: Број, статус, Рок (ако је постављен), Одговорни, Извор (ако пријава није стигла преко апликације, на пример телефоном или имејлом), врста, јединица, локација, ко је пријавио (са телефоном, ако је доступан), датуми креирања и затварања.
• Одговорни: изаберите члана тима са листе. Промена се чува одмах, а изабрани добија обавештење „Додељена Вам је пријава“.
• Историја: све промене по реду — када је пријављена, промене статуса, приоритета и категорије, нови одговорни, промењен мајстор, радни налози и оцена станара, са временом и именом онога ко је извршио промену.
• Оцена станара: када је пријава решена, станар може да је оцени звездицама (1–5) и коментаром. Оцена се види на пријави.
• Обриши пријаву: брише пријаву са свим порукама. Неповратно.

Правила

• Када статус постане Решена или Одбијена, аутоматски се записује датум затварања.
• Анонимна пријава не открива подносиоца ни управнику: види се само „Анонимно“, без телефона и имејла.
• За Одговорни можете изабрати само члана тима фирме или зграде.
• Можете доделити само сервисера ове зграде или из регистра Ваше фирме.
• Рок постављају правила фирме по категорији. Ако је рок прошао, датум је црвен. Правила су описана у поглављу 9.
• Станар не види ко је одговоран у тиму, нити види историју и интерне напомене, са њиховим фотографијама.

Савет: статус Чека користите када се чека део, фирма или приступ стану.

Станар пријављује из Пријаве и притужбе (до 5 фотографија и могућност анонимног пријављивања), види своје пријаве и јавне поруке и оцењује решену пријаву. Фирма са више зграда види пријаве свих зграда на једном месту; видите поглавље 9.

5.2 Сервисери

Где: Мени → Заједница → Сервисери (или дугме Сервисери у Одржавању) · Модул: Регистар сервисера

Регистар мајстора и фирми са којима сарађује зграда. Само сервисер унет овде може бити додељен пријави или техничком уређају.

Како да додате сервисера

1. Кликните Нови сервисер.
2. Унесите Назив / име, Делатност (нпр. „Лифтови“), Лице за контакт, Телефон, Имејл, Оцена (0–5), по потреби Проверен сарадник и Напомена.
3. Кликните Додај.

За сваког сервисера стоји колико задатака има и укупан износ потрошен код њега. Уређује се иконом за уређивање. Када обришете сервисера, пријаве у којима је био додељен остају, али без извођача.

Фирма са више зграда (модул Сарадници фирме)

• Дугметом Пренеси у регистар фирме сервисер постаје доступан у свим зградама фирме. Потврдите са Пренеси. Од тада се уређује у Сарадници (поглавље 9).
• Овакви сервисери носе ознаку Регистар фирме или Заједнички и не уређују се са ове странице.
• Приликом додељивања пријаве или техничког уређаја нуде се само активни сервисери ове зграде и сарадници из регистра фирме.

Станар не види регистар; у пријави види само име и телефон додељеног сервисера.

5.3 Техничке просторије

Где: Мени → Заједница → Техничке просторије · Модул: Техничке просторије

Евиденција опреме у згради и подсетник за редовне сервисе. Опрема је по врсти: Лифтови, Подстаница, Хидрофори, ППЗ и заштита, Котлови, Пумпе, Вентилација, Друга опрема.

Преглед

• Картице: исправни уређаји, Сервис доспева, Термин прошао, Кварови (и колико је ван употребе), Трошак 12 месеци.
• Распоред сервисирања за Следећих 90 дана, са ознакама „касни N дана“ или „за N дана“.
• Недавне интервенције.

Како да додате уређај

1. Кликните Нови уређај.
2. У Основни подаци унесите Назив (нпр. „Лифт — улаз А“), Врста, Локација, Произвођач, Модел, Серијски број и Стање (Исправан, Сервис доспева, Квар, Ван употребе).
3. У Сервисирање унесите Интервал (месеци) (празно = по потреби), Последњи сервис, Задужени сервисер, Уграђено на, Гаранција до, Напомена.
4. Кликните Додај.

Како да упишете обављени сервис

1. Кликните Евидентирај сервис (или Сервис код самог уређаја).
2. Изаберите Уређај, Датум, врсту интервенције (Редован сервис, Поправка, Преглед) и Сервисер или Извршио.
3. Унесите Трошак (МКД) и Шта је урађено.
4. Следећи термин може остати празан — тада се израчунава као последњи сервис плус интервал.
5. По избору укључите Књижење као трошак → Креирај трошак и изаберите Категорија и Извор (текућа средства или резервни фонд). Износ улази у одливе.
6. Кликните Упиши.

Правила

• Уређај чији је термин прошао сам добија статус Сервис доспева.
• Евидентирани сервис враћа уређај у „Исправан“ и помера следећи термин. Уређаји „Ван употребе“ остају такви.
• Квар и „Ван употребе“ увек су ручна одлука управника.
• Трошак из резервног фонда не може бити већи од његовог салда.
• Брисање уређаја брише и целу историју сервиса.

Савет: прво унесите уређаје који подлежу законским прегледима: лифтове и ППЗ апарате.

Станар нема екран за овај модул; кварове пријављује преко Пријаве и притужбе.

5.4 Резервације заједничких просторија

Где: Мени → Заједница → Резервације · Модул: Резервације

Станари резервишу салу, терасу, теретану, перионицу, опрему и слично. Управник поставља правила и одобрава захтеве.

Како да додате ресурс

1. Кликните Нови ресурс.
2. У Шта се резервише: Назив, Врста (Сала, Тераса, Теретана, Перионица, Бицикли, Паркинг, Опрема, Друго), Локација, Капацитет (лица) (празно = без ограничења), Икона (изаберите од понуђених), Опис и правила.
3. У Правила резервисања: Доступан од и Доступан до (ЧЧ:ММ), Најдуже (сати), Унапред (дана), Накнада (МКД).
4. Означите Потребно одобрење управника и/или Доступан за резервацију (без овога ресурс је Искључен).
5. Кликните Додај.

Одобравање

• Захтеви су у Чекају одобрење. Кликните Одобри, или Одбиј и унесите Разлог одбијања — станар га види у обавештењу.
• У Све резервације филтрирате по ресурсу и статусу (Чека одобрење, Одобрена, Одбијена, Отказана).
• Термин се отказује са Откажи је; станар добија обавештење.

Правила

• Термини не смеју да се преклапају — проверава се и при захтеву и при одобравању.
• Термин почиње и завршава се истог дана, у радно време, и не траје дуже од дозвољеног.
• Станар не може да резервише у прошлости нити више дана унапред од дозвољеног (за управника ово не важи).
• Ресурс који не тражи одобрење одобрава се одмах.
• Одобрена резервација са накнадом креира задужење јединици („Додатно“, рок 15 дана). Ако се откаже док је неплаћено, задужење се само поништава.

Станар резервише из Резервације, са прегледом заузетих термина за тај дан.

5.5 Скупштина и кућни савет

Где: Мени → Комуникација → Скупштина и савет · Модул: Дигитална скупштина и/или Кућни савет

Сазивање седница, дневни ред, присуство, кворум, одлуке и записник. Ток: Нацрт → Објављена → У току → Затворена.

Како да креирате седницу

1. Кликните Нова седница.
2. Изаберите Врста (Скупштина или Кућни савет); унесите Наслов, Датум и време, Трајање (мин.), Место и по избору Онлајн веза.
3. Унесите Потребан кворум (%) (предлог 50%).
4. Изаберите Кворум се рачуна: по јединицама (свака јединица исти удео) или по површини (удео по м² — праведније код станова различите величине).
5. Унесите Опис и Дневни ред, једна тачка по реду (може се допунити касније).
6. Кликните Креирај нацрт.

Објављивање

• Нацрт станари не виде. Кликните Објави и позови → Објави — све насељене јединице су позване и обавештене.
• Седница без бар једне тачке не може се објавити.
• Удели за кворум се замрзавају при објављивању — каснија промена површина не мења кворум.

На седници

• У Присуству кликните Означи и за сваку јединицу означите Присутан или Одсутан. Брза дугмад: Сви присутни, Сви одсутни, Они који су потврдили присуство. Кликните Сачувај присуство.
• Картица Кворум показује да ли је „достигнут“.
• Пуномоћје: станар при потврди присуства може означити да гласа и за другу јединицу. Управници одмах добијају обавештење „Пуномоћје на потврду“. Такво пуномоћје стоји са „Пуномоћје није потврђено — не рачуна се у кворум“. Када видите писмено пуномоћје, кликните Видео сам писмено — потврди, или Одбаци.
• За сваку тачку кликните Одлука: Исход (Нерешена, Усвојена, Одбијена, Одложена), Гласови за, Против, Уздржани, Формулација одлуке. Нова тачка: Тачка.

Затварање

1. Кликните Затвори са записником.
2. Унесите Записник.
3. Кликните Затвори седницу. Записник се објављује и станари су обавештени.

Правила за кворум и гласање

• У кворум улазе само јединице означене као присутне и оне са потврђеним пуномоћјем присутног. Потврда „доћи ћу“ сама по себи не рачуна се.
• Свака јединица рачуна се највише једном; не може пуномоћје само себи, нити два пуномоћја за исту јединицу.
• Пуномоћје се даје само за позвану јединицу која није потврдила сопствено присуство. Јединица која је дала пуномоћје не може сама да потврди присуство — станар треба да се јави управнику.
• У име стана гласа само члан са правом Глас у име стана (даје га админ домаћинства). Исто важи за анкете „један глас по стану“.
• Седница не може да се затвори док има тачака „Нерешена“.
• Затворена седница је архива — не мења се и не брише. Нацрт или објављена седница може се обрисати.

Станар види предстојеће и одржане седнице, потврђује присуство, даје пуномоћје и чита записник.

5.6 Пословни објекти, Гараже и подруми

Где: Мени → Простор → Пословни објекти · Модул: Пословни објекти и закупнине Где: Мени → Простор → Гараже и подруми · Модул: Гараже и подруми

Регистар локала, гаража и подрума са закупцима и закупнином. Оба екрана раде исто.

• Картице: Просторије (са укупном површином), Издати (и слободни), Месечна закупнина (из активних уговора), Дуг.
• Регистар: Простор, Површина, Закупац, Уговор, Закупнина.
• Слободан простор има дугме Издај (отвара Нови уговор за тај простор); издат — дугме Уговор.

Правило: просторије се прво уносе у Јединице као „Пословни простор“, „Гаража“ или „Подрум“. Без тога је екран празан.

Закупац закупнину види у Моји рачуни.

5.7 Уговори о закупу

Где: Мени → Простор → Уговори · Модул: Уговори

Сви уговори о закупу на једном месту, са издавањем закупнине као задужења.

Преглед: Активни уговори, Истичу (у наредних 60 дана), Месечни приход, Ненаплаћена закупнина. Филтери по закупцу/телефону/простору, врсти простора и статусу (Нацрт, Активан, Истекао, Раскинут).

Како да закључите уговор

1. Кликните Издај код простора у Пословним објектима / Гаражама (препоручено — простор је већ изабран) или Нови уговор.
2. Унесите Име закупца, Телефон, Имејл, ПИБ / ЈМБГ, Почетак и Крај (празно = неодређено време), Месечна закупнина (МКД), Депозит (МКД), Плаћа до дана, Отказни рок (дана), Статус, Напомена.
3. Кликните Закључи уговор. Простор постаје „Издат“.

Како да издате закупнине

1. Кликните Издај закупнине.
2. Унесите Период (ГГГГ-ММ) и по избору Рок плаћања (дан) (празно = дан из сваког уговора).
3. Кликните Издај. Сваки активни уговор добија задужење „Кирија“, које улази у исту наплату и извештаје као остала задужења.

Раскид: у уговору кликните Раскини. Простор се ослобађа, а неплаћене будуће закупнине се поништавају.

Правила

• Један простор не може имати два активна уговора истовремено.
• Поновно Издај закупнине за исти период не креира дупликате.
• Уговор са издатим закупнинама не брише се, већ се раскида.

Савет: покрените Издај закупнине сваког месеца заједно са месечним рачунима.

5.8 Паркинг и бицикли

Где: Мени → Простор → Паркинг · Модул: Паметан паркинг Где: Мени → Простор → Бицикли · Модул: Бицикли

Места по зони и нивоу, додељивање домаћинствима и дозволе за посетиоце. Бицикли су исти екран, без дозвола за госте.

Преглед: Укупно места (са пуњачем), Додељени (и слободни), Месечни приход, За посетиоце (и блокирани).

Како да додате места

• Додај серију: Префикс (нпр. „П-“), Од броја, До броја, Зона, Ниво, Месечна накнада → Креирај. Постојећа места се прескачу; највише 500 одједном.
• Ново место: Ознака, Стање (Слободно, Додељено, Блокирано), Зона, Ниво, Додељено (домаћинство), Месечна накнада (МКД), Има пуњач за електрично возило, Резервисано за посетиоце, Напомена.

Дозвола за госта (само паркинг)

1. Кликните Дозвола за госта.
2. Изаберите Носилац домаћинства, унесите Име госта и Регистарска ознака, Од и До, по избору Место.
3. Кликните Издај дозволу. Активне дозволе су у Дозволе за посетиоце; отказују се са Откажи је.

Правила

• Блокирано место не може се доделити. Ознака места је јединствена.
• Дозвола траје највише 14 дана; регистарска ознака се сама записује без размака и великим словима („SK1234AB“).
• Заузето место за посетиоце не прима другу дозволу за исти период. Протекле дозволе се саме затварају као „Истекла“.
• Месечна накнада за место води се као евиденција и у „Месечни приход“ — не задужује се аутоматски на рачун. Унесите је као ставку/задужење ако желите да се наплаћује.

Станар види своја места и слободна места за посетиоце и сам најављује госта.

5.9 Дневник зграде

Где: Мени → Заједница → Дневник зграде · Ко: Управник

Историја зграде на једном месту: енергетски сертификат, реновирања, прегледи (лифт, громобран, противпожарна заштита), дозволе и важни догађаји. Дневник остаје и када зграда пређе код другог управника. Ако ставке нема у менију, ова могућност није укључена за Вашу фирму.

Шта видите

• Временска линија записа, од најновијег ка најстаријем: датум, врста, наслов, опис, Извођач и Цена.
• Дугмад за филтрирање по врсти: Сви, Енергетски сертификат, Реновирање, Преглед, Догађај, Дозвола, Друго.
• Десно, картица са енергетским сертификатом: разред (A+ до G, у боји), датум и до када важи. Ако га нема, стоји „Нема унетог енергетског сертификата за зграду.“
• Рокови који истичу — записи чији рок истиче у наредних 60 дана или је већ истекао. Исту листу можете поставити и као картицу на Моја табла.

Како да унесете запис

1. Кликните Нов запис.
2. Изаберите Врста и Датум, и унесите Наслов (нпр. „Реновирање фасаде“).
3. За сертификат изаберите Енергетски разред.
4. За сертификат, преглед или дозволу унесите Важи до.
5. По избору унесите Извођач, Цена и Опис.
6. Оставите означено Видљиво станарима (без цене) ако желите да станари виде запис.
7. Кликните Сачувај.

Запис се мења иконом за уређивање, а брише иконом за брисање.

Правила

• Важи до не може бити пре датума записа.
• Рок је означен са „Важи до …“, „Истиче за N дана“ (у последњих 60 дана) или Истекао.
• Када унесете нови запис исте врсте и са истим насловом (на пример нови преглед лифта), стари се више не појављује у Рокови који истичу. Код сертификата важи последњи унети.
• Станари никада не виде цену, чак ни код записа који су им видљиви.

Савет: прво унесите енергетски сертификат и последњи преглед лифта. Тако ћете на време видети када истичу, а не када дође инспекција.

Станар види сертификат и видљиве записе, без цена (6.13). Ово му користи када продаје или издаје стан.