2. Супер-администрација (тим платформе)

← Садржај

Ко: само тим платформе DomUpravitel (улога „Супер-админ“). У менију се виде само ставке за које члан има дозволу (2.8).

Основни појмови: налог управника (заједница станара или фирма) добија модуле, квоту зграда и јединица и претплату. Управник сам креира зграде до квоте и у свакој згради укључује део додељених модула. Без активне претплате не улази ни управник ни његови станари.

2.1 Контролна табла

Где: Мени → Контролна табла („Преглед система“)

• Картице: Управници (активни и у проби), Месечни приход (MRR) са годишњом проценом, Ненаплаћене фактуре, Зграде у систему (јединице и станари).
• Упозорење када претплата касни или је суспендована — ти управници и њихови станари немају приступ. Прегледај их отвара.
• Раст платформе, Управници по пакету (Измени пакете), Недавни управници (Погледај све), Претплате које истичу у наредних 30 дана.
• Брза дугмад: Сви управници, Нови управник.

2.2 Управници (налози)

Где: Мени → Управници

Листа: претрага по имену, граду, имејлу или ПИБ; филтери Све врсте (заједница/фирма) и Сви статуси (Пробна, Активна, Касни, Суспендована, Отказана). ДЕМО = демо налог; позивница чека = власник још није прихватио позивницу.

Нови управник (податке уносите Ви)

1. Ко је управник: Име управника, Врста (код заједнице зграда се креира одмах; фирма их додаје сама), Град, ПИБ / порески број, Телефон, Адреса.
2. Приступ управника: Име и презиме, Имејл. Лозинка (по избору) оставите празно — управник добија позивницу (важи 7 дана). Лозинку уносите само ако је предајете лично. Ако особа већ има профил, налог јој се додаје одмах.
3. Претплата и квоте: Пакет (или „Без пакета (ручно додељивање)“), Статус, Пробни период (дана), Максимум зграда, Максимум јединица (збирно за све зграде), модули. Са пакетом и без штикираног модула додељују се модули из пакета.
4. Кликните Креирај и позови.

Позови управника (позвани сам уноси податке)

1. Коме: Имејл, Име (по избору), Лична порука (по избору).
2. Врста: заједница, фирма или Нека изабере сам.
3. Пакет и проба.
4. Зграде и јединице: Максимум зграда (код заједнице увек једна), Максимум јединица, по избору Нека сам унесе колико зграда води (до максимума).
5. Модули: са Нека изабере сам он бира међу штикираним (или међу свим, ако ниједан није штикиран); без тога добија тачно штикиране.
6. Кликните Пошаљи позивницу. Линк важи 14 дана.

Послате позивнице: Чека, Прихваћена, Истекла; Пошаљи нови линк, Откажи позивницу. Прихваћене стоје на листи недељу дана.

2.3 Детаљи о управнику

Где: клик на управника са листе

• Измени — име, врста, ПИБ, адреса, Статус претплате, Претплаћено до, Напомена, Демо налог.
• Претплата — Пакет, Наплата (Месечно/Годишње), Месеци (1–36), по избору Примени модуле и квоте из пакета → Активирај. Фактура се издаје аутоматски, са ПДВ према подешавању (2.6), са роком плаћања 15 дана. Власник и управници фирме одмах добијају обавештење у апликацији и имејлом: „Нова фактура за претплату …“ са износом и роком; фактуру и податке за плаћање виде у Претплата. Ако је фирма претходно затражила продужење или други пакет, активирањем се захтев сматра решеним. Нови период почиње дан после Претплаћено до, и када је налог истекао: дан у месецу остаје исти (ако га месец нема — последњи дан, а следећег месеца опет исти), а периоди који су цели прошли се прескачу и не наплаћују. Налог без Претплаћено до почиње од данас.
• Погледај као фирма — види Преглед из подршке.
• Обриши — налог иде у Корпа са свим зградама; нико нема приступ, али се подаци могу вратити.
• Модули — шта сме да користи (основни су увек укључени) → Сачувај.
• Квота — Максимум зграда, Максимум јединица (празно = неограничено) → Сачувај квоту.
• Корисници — Додај (име, имејл, телефон, Улога: Власник, Управник, Помоћник, Рачуновођа; без лозинке → позивница) или Уклони. Налог мора имати бар једног власника.
• Позивнице на чекању, Зграде овог управника, Фактуре за претплату (испод износа — „од тога ПДВ …“).
• Функције (бета) — види Прекидачи за функције.
• Брисање података (када је претплата истекла или је налог у корпи): Крај претплате, Само за читање до, Заказано брисање, Послата упозорења. Дугмад: Одложи (за колико дана), Не бриши (никада аутоматски, ни из корпе) и Врати аутоматски режим.

Правила за истекао налог

• 90 дана по крају налог је само за читање; потом га ноћни задатак брише заувек — највише 3 налога за ноћ.
• 30, 7 и 1 дан пре брисања упозорење добијају власник фирме и сви супер-админи.
• Пре сваког брисања аутоматски се прави резервна копија базе (чува се у фасцикли за копије пре брисања). Ако копија не успе, ништа се не брише, добијате обавештење и покушава се следеће ноћи.
• Ако су књиге неке зграде затворене, налог не може коначно да се обрише — остаје у Корпа и добијате обавештење.
• Записи у Корпа бришу се заувек после 90 дана, са истим правилима (копија пре брисања, Не бриши важи и овде).

Преглед из подршке

Где: детаљи о управнику → Погледај као фирма · Ко: супер-админ са дозволом за измену налога

Када фирма јави „не види ми се…“, можете видети апликацију тачно као њен власник, без тражења лозинке.

1. Кликните Погледај као фирма.
2. Потврдите са Погледај.
3. Отвара се апликација фирме. На врху сваке странице стоји црвена трака: „Подршка: гледате као … — само читање.“
4. Када завршите, кликните Врати се у администрацију у траци.

Правила

• Само читање: свако чување, брисање или слање се одбија („Преглед из подршке: само читање.“).
• Преглед траје 30 минута и не продужава се; по истеку се сами враћате у администрацију.
• Записује се у Дневник активности, а власник добија обавештење: „Подршка је прегледала Ваш налог“ — са Вашим именом и да ништа није промењено.
• Прозор за прихватање услова не појављује се у прегледу.
• Ако фирма нема ниједног активног корисника: „Фирма нема активног корисника.“

Прекидачи за функције (Функције (бета))

Где: детаљи о управнику → одељак Функције (бета) · Ко: супер-админ (за мењање — дозвола за измену налога)

Модули су оно што је фирма купила. Функције су нешто друго: да ли је одређена могућност уопште пуштена. Стабилне су укључене за све; нове или несигурне прво укључујете само за једну фирму, пре него што се пусте за све.

Свака функција има наслов, кратак опис и ознаку Укључено / Искључено. У пољу поред ње изаберите:

• Глобално (укључено) или Глобално (искључено) — фирма прати подразумевано подешавање платформе;
• Укључено за фирму — само за њу, иако је за остале искључено;
• Искључено за фирму — само за њу, иако је за остале укључено.

Промена се чува одмах („Сачувано.“).

Правила

• Функције са вештачком интелигенцијом раде само ако је технички тим поставио кључ на серверу. Без њега стоји упозорење и функција не ради, шта год да изаберете.
• Искључена функција не постоји у менију фирме; ако је неко отвори преко старог линка: „Ова могућност није укључена.“

2.4 Захтеви за налог

Где: Мени → Захтеви за налог (број нових стоји у менију; свако ново стиже и као обавештење)

1. Отворите захтев: контакт, тражени пакет и модули, порука.
2. Запишите Интерна белешка.
3. Кликните Означи као контактиран, Одбиј или Одобри и направи налог.
4. При одобравању: Пакет, Почетак (Пробни период или Претплата одмах активна), Пробни период (дана), Максимум зграда, Максимум јединица, Модули (унапред штикирани тражени).
5. Кликните Креирај налог. Власник добија позивницу; код заједнице се креира и зграда.

2.5 Стамбене заједнице

Где: Мени → Стамбене заједнице

Листа: претрага, филтери по статусу и пакету, Извези; по згради Детаљи, Измени, Управник и претплата, Обриши.

Нова заједница

1. Основни подаци (име, адреса, град, општина, поштански број, година изградње, улази, спратови).
2. Контакт и банкарски подаци (имејл, телефон, ПИБ, банка, IBAN за редовно одржавање, IBAN за резервни фонд).
3. Финансијски параметри — почетни износи за нова домаћинства: месечна накнада, резервни фонд, Дан доспећа, Затезна камата (%).
4. Демо ознака: Према управнику, Демо, Није демо.
5. Коме припада зграда (обавезно) — уз име пише колико зграда има и колико сме.
6. По избору Управник зграде (празна лозинка се генерише и приказује једном).
7. Кликните Креирај заједницу.

Детаљи о згради: бројке, подаци, локација, претплата; Управници (Додај са улогом Управник, Председник кућног савета, Књиговођа, Помоћник; Уклони); Модули зграде; Станови (сваки може у корпу — уплате и задужења остају у књигама; при неплаћеном дугу излази упозорење).

2.6 Пакети

Где: Мени → Пакети („Претплатнички пакети“)

Поља: Назив пакета, Шифра (мала латиница), Кратак опис, Цена месечно (МКД), Цена годишње (МКД) (приказује се уштеда), Максимум зграда, Максимум јединица, Намењено за (Сви, Заједнице станара, Фирме управници), Редослед приказа, Активан пакет, Шта обухвата (ставка по реду), Модули у пакету → Креирај / Сачувај.

Цене и модули из пакета аутоматски се приказују на јавној страници. Испод цене сваког пакета пише „са ПДВ 18%“ или „+ ПДВ 18%“ (према подешавању у наставку).

Правило: пакет се брише само ако га ниједан налог не користи.

ПДВ и подаци о фирми

Где: Мени → Пакети → ПДВ и подаци о фирми · Ко: супер-админ (за чување — дозвола за фактуре и наплату)

Подешавања за целу платформу: како се обрачунава ПДВ на претплате и који подаци о DomUpravitel се појављују у документима.

ПДВ на цене пакета

• Стопа ПДВ-а (%) — од 0 до 30. Стопа 0 значи да нисте обвезник ПДВ: на сајту и на фактурама нема ПДВ.
• Цене пакета су са урачунатим ПДВ-ом — штиклирано: цена из пакета је коначна и ПДВ је део ње. Нештиклирано: цене су без ПДВ и фактура је цена + ПДВ.

Подаци о фирми — Назив (обавезно), ПИБ, Текући рачун, Адреса, Град, Имејл, Телефон. Појављују се у Политици приватности, Условима коришћења и на фактурама за претплату (и на страници Претплата код фирми, као подаци за плаћање). Празно поље не приказује се нигде.

Кликните Сачувај („Подешавања су сачувана.“).

Савет: промењена стопа важи за нове фактуре; већ издате се не мењају.

2.7 Фактуре

Где: Мени → Фактуре („Фактуре за претплату“)

Креирају се аутоматски при активирању претплате. Филтери Све, Послате, Касне, Плаћене; збир наплаћено/ненаплаћено. Испод износа сваке фактуре са ПДВ пише „од тога ПДВ …“. Када стигне уплата — Означи као плаћену. Извези.

Плаћање не мења рок претплате. Ако је налог и после плаћања истекао, а фактура је за последњи период, следећа фактура се издаје сама: исти пакет и наплата, исти дан у месецу, без промене квота и модула. Плаћање старије фактуре док новија чека не издаје ништа. Ако издавање не успе, фактура остаје плаћена, а Ви добијате обавештење „Следећа фактура није издата: …“; издајте је са налога преко Претплата → Активирај.

Подсетници и обавештења о претплати

Сваке ноћи платформа сама проверава претплату сваке фирме (без демо налога):

Правила

• Сваки подсетник се шаље само једном. Ако продужите истек, нови датум доноси нове подсетнике.
• Фактура по року добија статус Касне, а претплата фирме Касни. Приступ остаје до датума истека; суспендовање радите Ви, ручно.
• Када фирма са своје странице Претплата затражи продужење или други пакет, добијате обавештење „Захтев за претплату: …“ са пакетом и начином наплате. Клик отвара налог; са Претплата → Активирај захтев је решен.

Савет: супер-админ добија и обавештење „Захтев за брисање профила“ када корисник без иједне зграде затражи брисање (1.6); захтев решавате из Корисници.

2.8 Корисници и дозволе

Где: Мени → Корисници

• Сви налози (администратори, управници, станари); претрага, филтер Све улоге, Извези.
• Уређивање: име, телефон, Улога, Статус (Активан, Позван, Суспендован), Нова лозинка (празно = без промене), Премести у корпу.
• Нови члан тима: име, имејл, лозинка (празна се генерише и приказује једном). Под Дозволе: Пуни приступ или појединачне — преглед, креирање, измена и брисање налога, модули, квоте, зграде, пакети, фактуре и наплата, корисници, додељивање дозвола, захтеви, дневник.
• Са дозволом за преглед налога члан види и Коришћење (2.11) и Корпа; са изменом налога — може и Погледај као фирма и прекидаче за функције; са фактурама и наплатом — мења ПДВ и подаци о фирми.
• Откључај пријаву (у прозору за измену): после пет погрешних лозинки пријава се привремено закључава. Ако је неко намерно закључао туђ налог, ово брише неуспеле покушаје и особа се одмах може пријавити. Порука каже да ли је налог био закључан.

Правило: нико не мења сопствене дозволе нити улогу.

2.9 Дневник активности

Где: Мени → Дневник активности

Хронолошки запис значајних промена (креирање, измене, брисање, претплате, плаћања, додати/уклоњени управници и станари): Корисник, Заједница, Детаљи, Када.

2.10 Корпа

Где: Мени → Корпа

• Обрисано није доступно никоме, али се може вратити. Подељено на Управници, Зграде, Корисници, Станови.
• Врати — зграда управника који је у корпи не враћа се засебно (прво управник); стан у згради у корпи — прво зграда.
• Обриши заувек — неповратно; код управника бришу се и све његове зграде, станови, уплате и задужења.

Савет: коначно бришите само када сте сигурни. Запис у корпи не смета никоме.

2.11 Коришћење (аналитика)

Где: Мени → Коришћење · Ко: супер-админ са дозволом за преглед налога

Колико и како се користи платформа. Бројке се обрачунавају једном ноћу из постојећих података — без праћења корисника.

• Картице: Активни корисници (7 дана) (и данас / 30 дана), Активне фирме (30 дана) (плаћене и у проби), Конверзија из пробе (90 дана) (колико нових фирми плаћа), Зграде / станови.
• Активни корисници (7 дана), по дану — линија тренда; види се после неколико ноћи.
• Корисници по улози.
• Модули у последњих 30 дана — у колико зграда је било нових записа по модулу, тј. шта се заиста користи.
• Горе пише када је обрачунато. Израчунај сада обрачунава бројке одмах.
• Грешке у прегледачу (последњих 7 дана) — колико пута је корисницима пао екран (на вебу и у мобилној), и најчешће поруке са екраном и када се последњи пут десило. Без личних података. Ако број нагло порасте после новог издања, нешто је покварено.

Правило: Израчунај сада ради највише једном на 10 минута („Аналитика је управо освежена. Покушајте за неколико минута.“).

2.12 Стање система

Где: Мени → Стање система · Ко: супер-админ са дозволом за преглед налога

Да ли све ради, написано речима. Горе је збир: Све ради нормално (зелено), Има N упозорења (жуто) или Постоји проблем (црвено), и када је последња провера. Испод њега, по групама, сваки ред има обојену тачку (зелена — у реду, жута — упозорење, црвена — проблем, сива — искључено) и једну реченицу:

• Сервер и база — да ли база ради и колико је велика, колико слободног места има на диску (упозорење испод 10%), верзија и време сервера.
• Задаци који се врте сами — слање обавештења и бројке на таблама (сваког минута), ноћна резервна копија, ноћна провера, поновљиви радни налози, месечни рачуни и заказани извештаји: када су се последњи пут извршили и да ли касне.
• Резервне копије — када је направљена последња копија и колика је (упозорење ако је старија од једног дана), копије пре аутоматског брисања фирме и да ли постоји копија изван сервера.
• Имејл и обавештења — колико обавештења чека, да ли је имејл укључен и колико писама није могло да се пошаље у последња 24 сата, адресе које враћају писма, обавештења на телефону и SMS.
• Грешке — грешке на серверу у последња 24 сата и падови екрана код корисника у последњих 7 дана.
• Налози фирми — претплате које истичу за 7 дана, истекле (само за читање), заказана аутоматска брисања у наредних 30 дана и шта се из корпе коначно брише за 7 дана.

Освежи понавља проверу. На Контролна табла постоји један ред са збиром — кликните га за целу страницу.

Обавештење о одржавању

Најавите планиран рад на систему унапред:

1. У одељку Обавештење о одржавању унесите Порука, Од и До.
2. Кликните Сачувај обавештење.

Жута трака види се на свим страницама у веб и мобилној апликацији и на јавној страници Стање (у подножју сајта) — од 24 сата пре почетка до краја. Сваки корисник може да је затвори код себе. Уклони обавештење је брише одмах.

Правила

• Крај мора бити у будућности, а почетак пре краја.
• После краја трака нестаје сама.

Савет: јавна страница Стање показује само да ли апликација, обавештења и ноћни задаци раде — без бројки и унутрашњих детаља. Она је за станаре и управнике када им нешто не ради.