4. Финансије, рачуноводство и правне обавезе

У овом поглављу

← Садржај

Овај део је за управника и рачуновођу. Екрани се налазе у менију Финансије. Ако се неки екран не види, модул није укључен за зграду — то је означено уз сваки екран.

4.0 Основна правила која важе свуда

4.1 Задужења

Где: Финансије → Задужења

Картице Укупно задужено, Наплаћено, Преостаје; филтери по периоду, врсти („Месечна накнада“, „Резервни фонд“, „Додатно“, „Затезна камата“, „Комуналије“…) и статусу („Неплаћено“, „Делимично плаћено“, „Плаћено“, „Касни“).

Генерисање месечних рачуна

  1. Кликните Генериши месечне.
  2. Изаберите Период и кликните Генериши.

Стварају се месечна накнада и резервни фонд за свако насељено домаћинство; већ задужена и празна се прескачу (безбедно је кликнути више пута); преплате се распоређују; сваки станар добија обавештење са износом и роком. Рок је Подешавања → Дан доспећа. Станови који рачун примају имејлом или на папиру одмах се стављају у ред за писмо, односно за штампање (4.6).

Ако зграда користи Ставке рачуна (4.5), месечна накнада се замењује ставкама.

Појединачно задужење: Ново задужење → Домаћинство, Врста задужења, Период, Опис, Износ (МКД), Рок плаћања → Задужи. Не могу два задужења исте врсте за исти период и домаћинство.

Мени ⋮ по реду: Евидентирај уплату (директно на ово задужење), Измени (опис, износ, рок; „Поништено“ га сторнира; статусе плаћено/делимично израчунава систем), Обриши (сторно).

Затезна камата

  1. Поставите стопу у Подешавања → Затезна камата (% месечно).
  2. Кликните Затезна камата, изаберите Период књижења, кликните Књижи камату.

Обрачунава се на неплаћено, за сваки започети месец кашњења; не на камату; износи испод 10 МКД се прескачу; не два пута за исти период. Обавештење добијају само задужени. Камата се никада не књижи сама.

Затварање периода

  1. Кликните Затвори период (приказано је до ког месеца је затворено).
  2. Унесите Затвори закључно са (ГГГГ-ММ) (понуђен је прошли месец).
  3. Кликните Затвори период.

Текући месец не може да се затвори. Са овог екрана нема повратка — у случају грешке обратите се администратору платформе.

Извези — CSV.

Савет: затворите месец пошто унесете извод и проверите наплату.

4.2 Приливи (уплате)

Где: Финансије → Приливи

Картице Потврђене уплате, Чекају потврду, Број записа; филтери статус, начин, Од датума / До датума.

Нова уплата → Сачувај:

Систем јавља да ли је уплата у потпуности распоређена или колика је преплата остала.

Мени по уплати: Детаљи и расподела, Потврди уплату / Одбиј (нпр. уплата коју је станар пријавио), Обриши (сторно — покривена задужења поново постају отворена).

Правило: уплата припада месецу када је новац легао; уплата са датумом у затвореном месецу не прихвата се.

4.3 Одливи (трошкови)

Где: Финансије → Одливи

Картице Укупно трошкова (са „од тога ПДВ …“ ако трошкови имају ПДВ), Из резервног фонда, Планирани; Расподела по категоријама; филтери по категорији, извору и датуму.

Нови трошак → Назив трошка, Износ (МКД), Датум, Категорија, Извођач / сервисер, Извор средстава (Текућа средства / Резервни фонд), Рад из плана одржавања (ако је модул укључен), Статус (Планиран / Плаћен), Број фактуре, ПДВ у износу, Опис → Додај.

ПДВ у износу — Без ПДВ / није наведено, Са ПДВ 18%, Са ПДВ 10% или Са ПДВ 5%. Износ који уносите је увек укупан, са ПДВ (нпр. рачуни ЕВН су са ПДВ 18%); систем само издваја ПДВ у збиру.

Правила

Категорије — додавање (име и боја) и брисање; трошкови из обрисане категорије постају „Некатегоризовано“.

Скенирај фактуру

Уместо да преписујете фактуру, кликните Скенирај фактуру и изаберите фотографију или PDF (на телефону може и да је сликате одмах). Отвара се форма Нови трошак, већ попуњена — Ви проверавате и кликћете Додај. Фактура остаје приложена уз трошак.

Шта се попуњава: износ за плаћање, ПДВ и његова стопа, датум, број фактуре, добављач, наслов и категорија према врсти (струја, вода, грејање, лифт, чишћење, осигурање…).

Ако је за Вашу фирму укључена и вештачка интелигенција за фактуре, она помаже само када обично читање не успе или није сигурно. И тада је резултат нацрт који Ви проверавате.

Пакетно читање фактура

Где: Финансије → Одливи → Више фактура · Ко: Управник

За почетак месеца, када фактуре за све зграде стижу одједном.

  1. Кликните Више фактура и изаберите фајлове (највише 40 одједном).
  2. Отвара се табела Пакетно читање фактура; фактуре се читају једна по једна („Чита се…“).
  3. За сваки ред проверите: Зграда, Износ и датум, Категорија, и у Плаћање и расподела: Већ плаћена (иначе се трошак уноси као „Планиран“) и да ли износ да се распореди на станаре (Не распоређуј, Распореди: по стану, по m², по члановима).
  4. Кликните Сачувај означене. Сваки трошак иде у своју зграду.

Која зграда: програм је сам налази — према броју потрошача или мерном месту запамћеном из претходне фактуре, или према адреси зграде у тексту (улица и број). Бира се само међу зградама које Ви водите у фирми. Ако је не препозна: „Зграда није препозната — изаберите је.“ Када промените зграду, фактура се чита изнова за њу (њене категорије и запамћени добављачи).

Двоструке фактуре се одштиклирају саме и означене су:

Расподела станарима ствара ванредни трошак за текући месец, подељен према изабраном међу све станове и пословне просторе (без изузетака — ако неки стан не плаћа, уместо тога унесите ванредни трошак ручно). Не нуди се ако категорија већ улази у месечни рачун — тада пише „Улази у месечни рачун преко „…“.“, да станари не би платили двапут.

Савет: на мобилној апликацији исто радите са више фотографија из галерије; расподела станарима и промена категорије су на вебу.

4.4 Извештаји

Где: Финансије → Извештаји

За изабрани опсег „од … до“: Укупни приливи, Укупни одливи, Нето резултат, Резервни фонд; график за 6 месеци; наплата за месец; трошкови по категоријама; приливи по начину плаћања; „Задужено и наплаћено по периоду“; Дужници (дуг, најстарији дуг, дана кашњења — Извези списак). Штампај штампа извештај.

Савет: списак дужника је полазна тачка за опомене и позиве у Законска документа.

4.5 Ставке рачуна

Где: Финансије → Ставке рачуна · Модул: Ставке рачуна

Месечни рачун се састоји од више ставки (одржавање, струја, лифт, гаража…), свака са својим правилом. Без ставки, зграда се задужује месечном накнадом.

Језичак „Ставке“ — Нова ставка → Сачувај:

Станови уз ставку — изузеци: Стандардно, Ослобођен, Фиксан износ, Коефицијент (нпр. 0,5 = половина).

Заокруживање заједничких трошкова: на две децимале; на динар са изравнавањем на једном стану (збир је тачно колико и фактура); на динар без изравнавања.

Ставка са издатим рачунима не брише се, само се искључује.

Језичак „Месец: износи и издавање“

  1. Изаберите Месец.
  2. За сваку заједничку ставку: Износ, бр. фактуре, Датум фактуре (иду на рачун, како тражи Упутство РКД). Празан износ = стални или збир из категорије.
  3. Сачувај износе и обрачунај → Преглед пре издавања по стану.
  4. Издај рачуне за {месец} и потврдите.

Издате ставке се не дуплирају; у затвореном месецу износи се не мењају.

Ставка „из унесених трошкова (фактура)“ — свака фактура се наплаћује једном

Фирма са више зграда припрема ставке једном у Шаблонима за рачун.

4.6 Месечни рачуни (штампање и уплатница)

Где: Финансије → Месечни рачуни · Модул: Месечни рачуни

  1. Изаберите Месец (по потреби претражите стан или власника).
  2. Штампај све (n) или Рачун за један стан — отвара се прозор за штампање или PDF.

Рачун је у три дела (Упутство РКД): I. Редовно одржавање (сваки трошак са бројем фактуре, укупно за зграду, подела, износ за стан, ПДВ), II. Резервни фонд, III. Заостали дуг (одвојено по фонду, плус стање резервног фонда зграде). На дну: ЗА ПЛАЋАЊЕ, рок и уплатница; уз посебан рачун за фонд — две уплатнице. Станари виде исти рачун у свом панелу.

Горе су збирови За овај месец, Претходни дуг, За плаћање. Ванредни трошкови излазе на рачун као једнократна ставка, са бројем фактуре.

Како стан прима рачун

Сваки стан има начин пријема — колона Пријем:

Начин бира станар у Моји рачуни (6.3), или Ви у његово име (нпр. старији власник који је тражио папир телефоном): кликните на ознаку у колони Пријем, изаберите, по потреби унесите Имејл за рачун → Сачувај. Ако није изабрано (ознака са „?“), стан са корисником у апликацији сматра се „У апликацији“, а без корисника — „На папиру“.

Испорука

е-Фактура (UBL)

Ако је за Вашу фирму укључена е-Фактура (засад само за пробу, док Управа јавних прихода не објави коначну спецификацију), у Месечни рачуни види се и дугме е-Фактура (UBL). Оно преузима рачуне за изабрани месец као електронске фактуре у једној архиви — за рачуновођу или за пословне просторе који траже електронску фактуру. Продавац је зграда (порески број и рачун из Подешавања), купац је власник; стари дуг је у напомени, не у износу.

Правила и савети

4.7 Резервни фонд по правилнику

Где: Финансије → Резервни фонд · Модул: Резервни фонд по правилнику

Најнижи износ фонда према Правилнику (Сл. весник 36/2011): m² × бод према старости × коефицијент према конструкцији.

  1. Подаци о згради: Година изградње (употребна дозвола), Конструкција (од „Челична или армирано-бетонска (1,2)“ до „Дрвена или монтажна (0,8)“), Реконструкција (Нема / Потпуна — рачуна се 5 година стара / Делимична — 20 година, са годином).
  2. Сачувај → Минимум за {година} (старост, бод, коефицијент, минимум по m², пример за 60 m²).
  3. Примени минимум: … ден. по m² — од следећег издавања фонд је по m².

Правила: власници могу да одлуче виши, али не и нижи износ (чл. 9). Старост се одређује на почетку године.

Стање фонда (прикупљено, потрошено, салдо); По стану — испод минимума и без површине (филтер „само испод минимума“); списак за шта сме да се троши фонд (чл. 10).

4.8 Увоз банковног извода

Где: Финансије → Увоз извода · Модул: Увоз банковног извода

Три корака: извод се чита, се упарује, па тек онда се књижи.

  1. Унеси извод → Фајл са изводом (MT940 .sta/.txt или CSV) или налепите садржај → Прочитај.
  2. Преглед: Приливи, Упарене, Неупарене, Књижене, салдо.
  3. Предлог-домаћинство по сигурности: референца из онлајн плаћања или број рачуна у опису → шифра стана → име налогодавца, само ако одговара једном домаћинству (иначе „изаберите ручно“).
  4. Неупарене доделите ручно; ако није уплата станара — Није уплата домаћинства.
  5. Књижи N упарених — расподела као код ручне уплате. Станар добија обавештење „Евидентирана уплата“, исто као када је уплата унета ручно.

Правила

4.9 Законска документа

Где: Финансије → Законска документа · Модул: Законска документа

Документа која Закон о становању тражи за неплаћене обавезе (казна 500–1.000 евра за неиздавање). Картице: Дужници без позива, Истекао рок, Позиви у току, Захтеви за потврду.

Потврда о неплаћеним обавезама (члан 34)

Тражи је власник при продаји (без ње продаја стаје код нотара). Захтев од станара стоји „Чека издавање“ → отворите → Издај. Самостално: Нови документ → Врста: Потврда о неплаћеним обавезама → Јединица, Намена, Напомена → Издај.

Писмени позив пре принудне наплате (члан 47)

  1. Нови документ → Писмени позив пре принудне наплате → Издај.
  2. По уручењу: Упиши уручење → Дан пријема, Како је уручен. Рок од 30 дана тече од пријема.
  3. По истеку: Покрени поступак → Пред (Нотар — нотарски платни налог / Суд), Архивски број захтева, Датум подношења → Евидентирај. Обавестите и инспектора за становање општине.
  4. Пакет за нотара — преглед дуга и неплаћених рачуна за штампање.
  5. Ако је плаћено: Затвори — плаћено.

Правила

Опомене (члан 28)

Опомене показује који станови нису платили две узастопне или укупно три рачуна. Одштиклирајте оне које не желите → Пошаљи и одштампај (у апликацији, имејлом, и писма за штампање). Без накнаде; исти стан се не опомиње поново за исте месеце; највише 1.000 одједном.

Принудна наплата

Принудна наплата — списак власника у поступку (архивски број, датум, стан, износ, контакт). Улази у финансијске извештаје (Правилник РКД 01-609/1).

Месечни обрачун (члан 33)

Месечни обрачун → Јединица, Период → Прикажи → Штампај. Обавезе стана, сваки трошак целе зграде одвојено, стање резервног фонда, наплата и дуг зграде.

4.10 Рачуноводство

Где: Финансије → Рачуноводство (код фирме — у менију Фирма) · Модул: Рачуноводство

Књиге се воде у програму рачуновође; ова страница припрема податке са његовим контима.

Налог за књижење: Од / До (прошли месец), код фирме Зграде → Прикажи → Збир по конту → CSV, XML, Excel или Штампај / PDF. „N ставки нема конто“ = допуните мапирање.

План конта: Готов план (НО, 117/05) (по избору Препиши и постојећа мапирања) или Увези из табеле (колоне „шифра“ и „назив“; .xlsx или CSV).

Мапирање: за Задужења, Уплате, Трошкове и Плаћање трошкова — конто Дугује и Потражује → Сачувај мапирање.

Увоз трошкова из програма рачуновође: Изабери табелу → повежите колоне (шифра зграде, датум, износ, опис, број документа, добављач, категорија, конто) → Провери табелу → Увези. Документ са истим бројем не уноси се двапут.

Годишњи рачун (нацрт): у згради, Година → Прикажи — биланс стања, биланс прихода и расхода, предлог распореда вишка, бруто биланс.

4.11 Управљање и надзор

Где: Финансије → Управљање и надзор · Модул: Управљање и надзор

Први екран одговара на четири законска питања: Лиценца управника (за заједницу власника — „не тражи се“), Уговор о управљању (колико дана важи), Надзорни одбор (конституисан?), Годишњи извештај (поднет?).

Уговори: Нови уговор → Врста (Уговор о управљању / Уговор са трећим лицем), Уговорна страна, Предмет уговора, Почетак, Крај, Месечни износ, Отказни рок (дана), Порески број; Одлука скупштине (Одлука донета дана, Овлашћени представник, Гласали „за“ (јединице), Укупно јединица); Прикупљање понуда (Тражи понуде, Прикупљене понуде); Видљив станарима, Напомена → Сачувај.

Раскид и примопредаја (члан 30): Раскини → Раскинут дана, Разлог. Кораци: завршни извештај, пренос средстава у року од осам дана, предата документа, обавештени извођачи — сваки се затвара са Заврши и датумом. Обриши брише без трага — за уговор који је важио боље раскините.

Пакет за предају (дугме горе на екрану; исто је и у Подешавања → Предаја зграде) — преузима све податке зграде у једној архиви за новог управника: зграду, станове и власнике, станаре са контактима, отворене дугове, уплате и трошкове за последњих 24 месеца, уговоре, уговоре о ратама и документа. Табеле се отварају у Excel-у, а могу и да се унесу у други програм или назад преко Увоз из табеле.

Надзорни одбор: Нови члан → Име и презиме, Улога, Изабран дана, Мандат до, Телефон → Додај. 3–7 чланова и један председник (осми се одбија); испод три — „још није конституисан“. Разреши — остаје у историји.

Годишњи извештај (члан 31): Годишњи извештај → година → Штампај. Сам прикупља финансије, фонд, дуг, пријаве, седнице и уговоре, са поређењем са претходном годином.

Финансијски извештај: Годишњи, Месечни или Завршни — при престанку уговора → Састави (Правилник РКД 01-609/1, са принудном наплатом).

4.12 Лични подаци (ЗЗЛП)

Где: Финансије → Лични подаци · Модул: Лични подаци · казна до 4 % годишњег прихода

Захтеви субјеката — станар подноси из свог панела; ако је дато на други начин: Заведи захтев → Врста захтева (Приступ, Исправка, Брисање, Ограничење, Преносивост, Приговор), Име и презиме субјекта, Имејл, Дан пријема, Шта субјект тражи → Евидентирај.

Извоз и брисање (само за захтев повезан са профилом станара):

Нарушавања безбедности: Заведи → Шта се догодило, Када сте сазнали, Ризик за субјекте, Број погођених лица, Опис, Предузете мере. Потом Пријави → Када је пријављено, Субјекти обавештени дана. Рок 72 сата од сазнања; по року се тражи Разлог за кашњење.

Евиденција обраде (члан 34) — не попуњава се ручно; саставља се из модула које зграда користи и штампа се за Агенцију.

4.13 План одржавања

Где: Заједница → План одржавања · Модул: План одржавања

План за једну до пет година који доноси скупштина (члан 12).

  1. Нови план → Наслов, Од године, До године, Напомена → Направи нацрт.
  2. У свакој години Рад → Врста, Извор средстава (Резервни фонд, Фонд за одржавање, Додатна уплата, Друго), Квартал (динамика), Процена (ден.).
  3. Одштампај за скупштину.
  4. После скупштине: Донет на скупштини → Датум скупштине, Број записника / одлуке, Површина власника „за“ (m²), Укупна површина (m²). Донет је ако је „за“ више од половине површине. Станари добијају обавештење.

Покривеност из резервног фонда — година по година да ли фонд стиже и колико месечно недостаје. У Одливи изаберите рад из плана да би се потрошено видело поред процене. Донет план се не брише; Нови план из овог преноси незавршене радове.

4.14 Старије године

Затворене старе године чувају се у архиви. У картону домаћинства (и код станара у „Моји рачуни“) виде се у делу Старије године.

4.15 Ванредни трошкови

Где: Финансије → Ванредни трошкови · Ко: Управник

Једнократан трошак ван редовног рачуна — поправка крова, нова улазна врата, санација — подељен међу станове: све или само изабране.

Нови ванредни трошак

  1. Кликните Нови ванредни трошак.
  2. Унесите Опис (нпр. „Поправка крова“).
  3. Изаберите како се обрачунава:
    • Укупан износ — дели се међу станове; у Подела изаберите једнако по стану, по m² или по члановима;
    • Износ по стану — сваки плаћа исто (или исто по m² / по члану, према Подела).
  4. Врсте простора који плаћају (Стан, Пословни простор, Гаража, Подрум — стандардно станови и пословни простори) и Плаћају и празни станови.
  5. На рачуну за (месец), Рок плаћања, Број фактуре, Датум фактуре.
  6. Десно, у Ко плаћа, одштиклирајте станове који су изузети (нпр. приземље за поправку лифта). Сви / Ниједан штиклирају или одштиклирају све.
  7. Пре издавања одмах видите колико плаћа сваки стан, „Плаћају N од M“ и Укупно, са упозорењима (нпр. станови без унете површине при подели по m²).
  8. Кликните Издај задужења и потврдите.

Задужења се стварају одмах, сваки стан добија обавештење, а трошак излази на месечни рачун као једнократна ставка са бројем фактуре.

Списак: трошак, месец, подела, број станова (и колико је изузето), Задужено, Плаћено, рок. Детаљи показује који станови су изузети и стање по стану.

Поништи — задужења се сторнирају код свих станова; ако је неко већ платио, уплата му остаје као преплата.

Правила

4.16 Плаћање на рате

Где: Финансије → Плаћање на рате · Ко: Управник (и члан тима са приступом финансијама или правним пословима)

Уговор са дужником: стари дуг се дели на једнаке месечне рате. Док се рате плаћају, опомена за тај дуг се не шаље — боље је од тужбе.

Нови уговор

  1. Кликните Нови уговор (дугме је активно само ако има станова са доспелим дугом).
  2. Изаберите Дужник — одмах се виде неплаћена задужења и укупан дуг.
  3. Унесите Број рата (од 2 до 36) и Прва рата до (понуђен је 15. следећег месеца); по жељи Напомена (нпр. „договорено на састанку 10.10.“).
  4. Преглед показује „Укупно … у N рата по …“. Кликните Закључи уговор.

Станар добија обавештење и уговор види у Моји рачуни, са следећом ратом и роком.

Праћење: табела показује Дуг, Плаћено (колико рата од колико), Следећа рата и Статус: У року, Касни …, Исплаћен, Отказан, Раскинут. Распоред показује све рате са роком и које су плаћене. Прикажи и завршене враћа и старе уговоре.

Правила

Савет: уговори о ратама улазе и у пакет за предају зграде (4.11).

4.17 Плати преко линка

Ко: Станари (и сваки ко има рачун стана) — без пријаве

Половина станара ретко отвара апликацију. Зато рачун и опомена носе дугме које води директно на страницу за плаћање, без лозинке.

Где се појављује дугме

Са Ваше стране нема шта да се укључује — могућност је укључена за све зграде. Потребно је само да у Подешавања буде унет рачун зграде.

Шта станар види на страници

Плаћено картицом само се уноси у Приливи и затвара изабрана задужења; цео стан добија обавештење „Плаћање је успешно“. Ако покушај не успе, ништа није наплаћено.

Правила

4.18 Сагласности

Где: Финансије → Сагласности · Ко: Управник; станари одговарају у свом менију Сагласности

Регистар сагласности по стану: видео-надзор, објава фотографија, дељење контаката. За видео-надзор у стамбеној згради потребна је сагласност најмање 70 % власника.

Нова тема

  1. Кликните Нова тема.
  2. Врста: Видео-надзор, Објава фотографија, Дељење контаката или Друго.
  3. Наслов (нпр. „Камера у улазу и у гаражи“) и Опис — шта се снима, где, колико дуго се чувају снимци и ко има приступ.
  4. Праг (% станова) — за видео-надзор је понуђено 70; 0 = појединачна сагласност, без прага.
  5. Кликните Пошаљи станарима — сви добијају обавештење „Потребна је Ваша сагласност“.

Праћење: картица теме показује „N од M станова је сагласно (…%) · K не“ и да ли је праг достигнут („Праг од 70% је достигнут.“ или „Потребно је 70% — недостаје N станова.“). Броје се станови и пословни простори.

По становима — за сваки стан: одговор (Да, Не, Без одговора), ко и када је одговорио. Сагласност дату на папиру уносите у колони Са папира (Да / Не); она се означава као „папир“.

Затвори тему — станари више не могу да одговарају у апликацији.

Правила