5. Održavanje, tehnika, prostor i sednice

← Sadržaj

Ovaj deo je za upravnika. Na kraju svakog pododeljka stoji šta vidi stanar; detalji za stanara su u Panel stanara.

5.1 Održavanje — prijave kvarova i pritužbe

Gde: Meni → Zajednica → Održavanje · Modul: Održavanje i prijave · Ko: Upravnik

Ovde se prikupljaju sve prijave stanara: kvarovi, pritužbe, predlozi i buka. Upravnik ih raspoređuje serviserima, prati njihov tok i razgovara sa stanarom u samoj prijavi.

Pregled

Na vrhu su četiri kartice: Nove prijave (čekaju obradu), U toku, Hitne otvorene i Troškovi popravki (ukupan trošak i broj rešenih prijava).

Spisak filtrirate pomoću:

• polja za pretragu („Pretraži po naslovu, opisu, lokaciji…“);
• Svi statusi (Otvorene, Nova, U toku, Čeka, Rešena, Odbijena);
• Sve vrste (Kvar, Pritužba, Predlog, Buka);
• Svi prioriteti (Nizak, Normalan, Visok, Hitan).

U svakom redu vide se vrsta, jedinica, lokacija, ko je prijavio, kada, broj poruka, dodeljeni serviser i trošak.

Kako da unesete prijavu

1. Kliknite Nova prijava.
2. Popunite Naslov (obavezno), Vrsta, Kategorija (Opšte, Lift, Vodovod, Elektrika, Grejanje, Čišćenje, Krov, Fasada, Parking, Bezbednost) i Prioritet.
3. Izaberite Jedinica (po izboru). Ako ne izaberete ništa, prijava se vodi kao „Zajednički prostor“.
4. Unesite Lokacija (npr. „Ulaz A, prizemlje“) i Opis.
5. Kliknite Kreiraj.

Rad sa jednom prijavom

Kliknite na prijavu da se otvori detaljni prikaz. Svaka prijava ima svoj broj u obliku PRI-000123 — pomoću njega je lako pronađete kada se stanar javi telefonom.

• Dodeli servisera: izaberite Serviser sa liste (✓ znači proveren saradnik) i Postavi status. Ako je prijava bila „Nova“, sam se predlaže status „U toku“. Kliknite Dodeli.
• Promeni status: promenite Status i Prioritet i unesite Trošak popravke (MKD). Kliknite Sačuvaj. Stanar dobija obaveštenje pri svakoj promeni statusa.
• Podseti: kreira podsetnik za Vas ili za kolegu, sa vezom do ove prijave. Podsetnik se pojavljuje u Zadaci i podsetnici.
• Napravi radni nalog (samo ako firma ima radne naloge za majstore): šalje posao majstoru pisanim nalogom. Radni nalozi iz prijave vide se u kartici Izvršavanje. Više u poglavlju 9.
• Komunikacija: napišite Nova poruka i kliknite Pošalji. Sa Interna napomena (stanar je ne vidi) poruka je vidljiva samo upravi i obeležena je žutom podlogom. Fotografije iz prijave i iz odgovora prikazuju se kao male slike; kliknite na sliku da je otvorite u celini.
• Informacije: Broj, status, Rok (ako je postavljen), Odgovorni, Izvor (ako prijava nije stigla preko aplikacije, na primer telefonom ili imejlom), vrsta, jedinica, lokacija, ko je prijavio (sa telefonom, ako je dostupan), datumi kreiranja i zatvaranja.
• Odgovorni: izaberite člana tima sa liste. Promena se čuva odmah, a izabrani dobija obaveštenje „Dodeljena Vam je prijava“.
• Istorija: sve promene po redu — kada je prijavljena, promene statusa, prioriteta i kategorije, novi odgovorni, promenjen majstor, radni nalozi i ocena stanara, sa vremenom i imenom onoga ko je izvršio promenu.
• Ocena stanara: kada je prijava rešena, stanar može da je oceni zvezdicama (1–5) i komentarom. Ocena se vidi na prijavi.
• Obriši prijavu: briše prijavu sa svim porukama. Nepovratno.

Pravila

• Kada status postane Rešena ili Odbijena, automatski se zapisuje datum zatvaranja.
• Anonimna prijava ne otkriva podnosioca ni upravniku: vidi se samo „Anonimno“, bez telefona i imejla.
• Za Odgovorni možete izabrati samo člana tima firme ili zgrade.
• Možete dodeliti samo servisera ove zgrade ili iz registra Vaše firme.
• Rok postavljaju pravila firme po kategoriji. Ako je rok prošao, datum je crven. Pravila su opisana u poglavlju 9.
• Stanar ne vidi ko je odgovoran u timu, niti vidi istoriju i interne napomene, sa njihovim fotografijama.

Savet: status Čeka koristite kada se čeka deo, firma ili pristup stanu.

Stanar prijavljuje iz Prijave i pritužbe (do 5 fotografija i mogućnost anonimnog prijavljivanja), vidi svoje prijave i javne poruke i ocenjuje rešenu prijavu. Firma sa više zgrada vidi prijave svih zgrada na jednom mestu; vidite poglavlje 9.

5.2 Serviseri

Gde: Meni → Zajednica → Serviseri (ili dugme Serviseri u Održavanju) · Modul: Registar servisera

Registar majstora i firmi sa kojima sarađuje zgrada. Samo serviser unet ovde može biti dodeljen prijavi ili tehničkom uređaju.

Kako da dodate servisera

1. Kliknite Novi serviser.
2. Unesite Naziv / ime, Delatnost (npr. „Liftovi“), Lice za kontakt, Telefon, Imejl, Ocena (0–5), po potrebi Proveren saradnik i Napomena.
3. Kliknite Dodaj.

Za svakog servisera stoji koliko zadataka ima i ukupan iznos potrošen kod njega. Uređuje se ikonom za uređivanje. Kada obrišete servisera, prijave u kojima je bio dodeljen ostaju, ali bez izvođača.

Firma sa više zgrada (modul Saradnici firme)

• Dugmetom Prenesi u registar firme serviser postaje dostupan u svim zgradama firme. Potvrdite sa Prenesi. Od tada se uređuje u Saradnici (poglavlje 9).
• Ovakvi serviseri nose oznaku Registar firme ili Zajednički i ne uređuju se sa ove stranice.
• Prilikom dodeljivanja prijave ili tehničkog uređaja nude se samo aktivni serviseri ove zgrade i saradnici iz registra firme.

Stanar ne vidi registar; u prijavi vidi samo ime i telefon dodeljenog servisera.

5.3 Tehničke prostorije

Gde: Meni → Zajednica → Tehničke prostorije · Modul: Tehničke prostorije

Evidencija opreme u zgradi i podsetnik za redovne servise. Oprema je po vrsti: Liftovi, Podstanica, Hidrofori, PPZ i zaštita, Kotlovi, Pumpe, Ventilacija, Druga oprema.

Pregled

• Kartice: ispravni uređaji, Servis dospeva, Termin prošao, Kvarovi (i koliko je van upotrebe), Trošak 12 meseci.
• Raspored servisiranja za Sledećih 90 dana, sa oznakama „kasni N dana“ ili „za N dana“.
• Nedavne intervencije.

Kako da dodate uređaj

1. Kliknite Novi uređaj.
2. U Osnovni podaci unesite Naziv (npr. „Lift — ulaz A“), Vrsta, Lokacija, Proizvođač, Model, Serijski broj i Stanje (Ispravan, Servis dospeva, Kvar, Van upotrebe).
3. U Servisiranje unesite Interval (meseci) (prazno = po potrebi), Poslednji servis, Zaduženi serviser, Ugrađeno na, Garancija do, Napomena.
4. Kliknite Dodaj.

Kako da upišete obavljeni servis

1. Kliknite Evidentiraj servis (ili Servis kod samog uređaja).
2. Izaberite Uređaj, Datum, vrstu intervencije (Redovan servis, Popravka, Pregled) i Serviser ili Izvršio.
3. Unesite Trošak (MKD) i Šta je urađeno.
4. Sledeći termin može ostati prazan — tada se izračunava kao poslednji servis plus interval.
5. Po izboru uključite Knjiženje kao trošak → Kreiraj trošak i izaberite Kategorija i Izvor (tekuća sredstva ili rezervni fond). Iznos ulazi u odlive.
6. Kliknite Upiši.

Pravila

• Uređaj čiji je termin prošao sam dobija status Servis dospeva.
• Evidentirani servis vraća uređaj u „Ispravan“ i pomera sledeći termin. Uređaji „Van upotrebe“ ostaju takvi.
• Kvar i „Van upotrebe“ uvek su ručna odluka upravnika.
• Trošak iz rezervnog fonda ne može biti veći od njegovog salda.
• Brisanje uređaja briše i celu istoriju servisa.

Savet: prvo unesite uređaje koji podležu zakonskim pregledima: liftove i PPZ aparate.

Stanar nema ekran za ovaj modul; kvarove prijavljuje preko Prijave i pritužbe.

5.4 Rezervacije zajedničkih prostorija

Gde: Meni → Zajednica → Rezervacije · Modul: Rezervacije

Stanari rezervišu salu, terasu, teretanu, perionicu, opremu i slično. Upravnik postavlja pravila i odobrava zahteve.

Kako da dodate resurs

1. Kliknite Novi resurs.
2. U Šta se rezerviše: Naziv, Vrsta (Sala, Terasa, Teretana, Perionica, Bicikli, Parking, Oprema, Drugo), Lokacija, Kapacitet (lica) (prazno = bez ograničenja), Ikona (izaberite od ponuđenih), Opis i pravila.
3. U Pravila rezervisanja: Dostupan od i Dostupan do (ČČ:MM), Najduže (sati), Unapred (dana), Naknada (MKD).
4. Označite Potrebno odobrenje upravnika i/ili Dostupan za rezervaciju (bez ovoga resurs je Isključen).
5. Kliknite Dodaj.

Odobravanje

• Zahtevi su u Čekaju odobrenje. Kliknite Odobri, ili Odbij i unesite Razlog odbijanja — stanar ga vidi u obaveštenju.
• U Sve rezervacije filtrirate po resursu i statusu (Čeka odobrenje, Odobrena, Odbijena, Otkazana).
• Termin se otkazuje sa Otkaži je; stanar dobija obaveštenje.

Pravila

• Termini ne smeju da se preklapaju — proverava se i pri zahtevu i pri odobravanju.
• Termin počinje i završava se istog dana, u radno vreme, i ne traje duže od dozvoljenog.
• Stanar ne može da rezerviše u prošlosti niti više dana unapred od dozvoljenog (za upravnika ovo ne važi).
• Resurs koji ne traži odobrenje odobrava se odmah.
• Odobrena rezervacija sa naknadom kreira zaduženje jedinici („Dodatno“, rok 15 dana). Ako se otkaže dok je neplaćeno, zaduženje se samo poništava.

Stanar rezerviše iz Rezervacije, sa pregledom zauzetih termina za taj dan.

5.5 Skupština i kućni savet

Gde: Meni → Komunikacija → Skupština i savet · Modul: Digitalna skupština i/ili Kućni savet

Sazivanje sednica, dnevni red, prisustvo, kvorum, odluke i zapisnik. Tok: Nacrt → Objavljena → U toku → Zatvorena.

Kako da kreirate sednicu

1. Kliknite Nova sednica.
2. Izaberite Vrsta (Skupština ili Kućni savet); unesite Naslov, Datum i vreme, Trajanje (min.), Mesto i po izboru Onlajn veza.
3. Unesite Potreban kvorum (%) (predlog 50%).
4. Izaberite Kvorum se računa: po jedinicama (svaka jedinica isti udeo) ili po površini (udeo po m² — pravednije kod stanova različite veličine).
5. Unesite Opis i Dnevni red, jedna tačka po redu (može se dopuniti kasnije).
6. Kliknite Kreiraj nacrt.

Objavljivanje

• Nacrt stanari ne vide. Kliknite Objavi i pozovi → Objavi — sve naseljene jedinice su pozvane i obaveštene.
• Sednica bez bar jedne tačke ne može se objaviti.
• Udeli za kvorum se zamrzavaju pri objavljivanju — kasnija promena površina ne menja kvorum.

Na sednici

• U Prisustvu kliknite Označi i za svaku jedinicu označite Prisutan ili Odsutan. Brza dugmad: Svi prisutni, Svi odsutni, Oni koji su potvrdili prisustvo. Kliknite Sačuvaj prisustvo.
• Kartica Kvorum pokazuje da li je „dostignut“.
• Punomoćje: stanar pri potvrdi prisustva može označiti da glasa i za drugu jedinicu. Upravnici odmah dobijaju obaveštenje „Punomoćje na potvrdu“. Takvo punomoćje stoji sa „Punomoćje nije potvrđeno — ne računa se u kvorum“. Kada vidite pismeno punomoćje, kliknite Video sam pismeno — potvrdi, ili Odbaci.
• Za svaku tačku kliknite Odluka: Ishod (Nerešena, Usvojena, Odbijena, Odložena), Glasovi za, Protiv, Uzdržani, Formulacija odluke. Nova tačka: Tačka.

Zatvaranje

1. Kliknite Zatvori sa zapisnikom.
2. Unesite Zapisnik.
3. Kliknite Zatvori sednicu. Zapisnik se objavljuje i stanari su obavešteni.

Pravila za kvorum i glasanje

• U kvorum ulaze samo jedinice označene kao prisutne i one sa potvrđenim punomoćjem prisutnog. Potvrda „doći ću“ sama po sebi ne računa se.
• Svaka jedinica računa se najviše jednom; ne može punomoćje samo sebi, niti dva punomoćja za istu jedinicu.
• Punomoćje se daje samo za pozvanu jedinicu koja nije potvrdila sopstveno prisustvo. Jedinica koja je dala punomoćje ne može sama da potvrdi prisustvo — stanar treba da se javi upravniku.
• U ime stana glasa samo član sa pravom Glas u ime stana (daje ga admin domaćinstva). Isto važi za ankete „jedan glas po stanu“.
• Sednica ne može da se zatvori dok ima tačaka „Nerešena“.
• Zatvorena sednica je arhiva — ne menja se i ne briše. Nacrt ili objavljena sednica može se obrisati.

Stanar vidi predstojeće i održane sednice, potvrđuje prisustvo, daje punomoćje i čita zapisnik.

5.6 Poslovni objekti, Garaže i podrumi

Gde: Meni → Prostor → Poslovni objekti · Modul: Poslovni objekti i zakupnine Gde: Meni → Prostor → Garaže i podrumi · Modul: Garaže i podrumi

Registar lokala, garaža i podruma sa zakupcima i zakupninom. Oba ekrana rade isto.

• Kartice: Prostorije (sa ukupnom površinom), Izdati (i slobodni), Mesečna zakupnina (iz aktivnih ugovora), Dug.
• Registar: Prostor, Površina, Zakupac, Ugovor, Zakupnina.
• Slobodan prostor ima dugme Izdaj (otvara Novi ugovor za taj prostor); izdat — dugme Ugovor.

Pravilo: prostorije se prvo unose u Jedinice kao „Poslovni prostor“, „Garaža“ ili „Podrum“. Bez toga je ekran prazan.

Zakupac zakupninu vidi u Moji računi.

5.7 Ugovori o zakupu

Gde: Meni → Prostor → Ugovori · Modul: Ugovori

Svi ugovori o zakupu na jednom mestu, sa izdavanjem zakupnine kao zaduženja.

Pregled: Aktivni ugovori, Ističu (u narednih 60 dana), Mesečni prihod, Nenaplaćena zakupnina. Filteri po zakupcu/telefonu/prostoru, vrsti prostora i statusu (Nacrt, Aktivan, Istekao, Raskinut).

Kako da zaključite ugovor

1. Kliknite Izdaj kod prostora u Poslovnim objektima / Garažama (preporučeno — prostor je već izabran) ili Novi ugovor.
2. Unesite Ime zakupca, Telefon, Imejl, PIB / JMBG, Početak i Kraj (prazno = neodređeno vreme), Mesečna zakupnina (MKD), Depozit (MKD), Plaća do dana, Otkazni rok (dana), Status, Napomena.
3. Kliknite Zaključi ugovor. Prostor postaje „Izdat“.

Kako da izdate zakupnine

1. Kliknite Izdaj zakupnine.
2. Unesite Period (GGGG-MM) i po izboru Rok plaćanja (dan) (prazno = dan iz svakog ugovora).
3. Kliknite Izdaj. Svaki aktivni ugovor dobija zaduženje „Kirija“, koje ulazi u istu naplatu i izveštaje kao ostala zaduženja.

Raskid: u ugovoru kliknite Raskini. Prostor se oslobađa, a neplaćene buduće zakupnine se poništavaju.

Pravila

• Jedan prostor ne može imati dva aktivna ugovora istovremeno.
• Ponovno Izdaj zakupnine za isti period ne kreira duplikate.
• Ugovor sa izdatim zakupninama ne briše se, već se raskida.

Savet: pokrenite Izdaj zakupnine svakog meseca zajedno sa mesečnim računima.

5.8 Parking i bicikli

Gde: Meni → Prostor → Parking · Modul: Pametan parking Gde: Meni → Prostor → Bicikli · Modul: Bicikli

Mesta po zoni i nivou, dodeljivanje domaćinstvima i dozvole za posetioce. Bicikli su isti ekran, bez dozvola za goste.

Pregled: Ukupno mesta (sa punjačem), Dodeljeni (i slobodni), Mesečni prihod, Za posetioce (i blokirani).

Kako da dodate mesta

• Dodaj seriju: Prefiks (npr. „P-“), Od broja, Do broja, Zona, Nivo, Mesečna naknada → Kreiraj. Postojeća mesta se preskaču; najviše 500 odjednom.
• Novo mesto: Oznaka, Stanje (Slobodno, Dodeljeno, Blokirano), Zona, Nivo, Dodeljeno (domaćinstvo), Mesečna naknada (MKD), Ima punjač za električno vozilo, Rezervisano za posetioce, Napomena.

Dozvola za gosta (samo parking)

1. Kliknite Dozvola za gosta.
2. Izaberite Nosilac domaćinstva, unesite Ime gosta i Registarska oznaka, Od i Do, po izboru Mesto.
3. Kliknite Izdaj dozvolu. Aktivne dozvole su u Dozvole za posetioce; otkazuju se sa Otkaži je.

Pravila

• Blokirano mesto ne može se dodeliti. Oznaka mesta je jedinstvena.
• Dozvola traje najviše 14 dana; registarska oznaka se sama zapisuje bez razmaka i velikim slovima („SK1234AB“).
• Zauzeto mesto za posetioce ne prima drugu dozvolu za isti period. Protekle dozvole se same zatvaraju kao „Istekla“.
• Mesečna naknada za mesto vodi se kao evidencija i u „Mesečni prihod“ — ne zadužuje se automatski na račun. Unesite je kao stavku/zaduženje ako želite da se naplaćuje.

Stanar vidi svoja mesta i slobodna mesta za posetioce i sam najavljuje gosta.

5.9 Dnevnik zgrade

Gde: Meni → Zajednica → Dnevnik zgrade · Ko: Upravnik

Istorija zgrade na jednom mestu: energetski sertifikat, renoviranja, pregledi (lift, gromobran, protivpožarna zaštita), dozvole i važni događaji. Dnevnik ostaje i kada zgrada pređe kod drugog upravnika. Ako stavke nema u meniju, ova mogućnost nije uključena za Vašu firmu.

Šta vidite

• Vremenska linija zapisa, od najnovijeg ka najstarijem: datum, vrsta, naslov, opis, Izvođač i Cena.
• Dugmad za filtriranje po vrsti: Svi, Energetski sertifikat, Renoviranje, Pregled, Događaj, Dozvola, Drugo.
• Desno, kartica sa energetskim sertifikatom: razred (A+ do G, u boji), datum i do kada važi. Ako ga nema, stoji „Nema unetog energetskog sertifikata za zgradu.“
• Rokovi koji ističu — zapisi čiji rok ističe u narednih 60 dana ili je već istekao. Istu listu možete postaviti i kao karticu na Moja tabla.

Kako da unesete zapis

1. Kliknite Nov zapis.
2. Izaberite Vrsta i Datum, i unesite Naslov (npr. „Renoviranje fasade“).
3. Za sertifikat izaberite Energetski razred.
4. Za sertifikat, pregled ili dozvolu unesite Važi do.
5. Po izboru unesite Izvođač, Cena i Opis.
6. Ostavite označeno Vidljivo stanarima (bez cene) ako želite da stanari vide zapis.
7. Kliknite Sačuvaj.

Zapis se menja ikonom za uređivanje, a briše ikonom za brisanje.

Pravila

• Važi do ne može biti pre datuma zapisa.
• Rok je označen sa „Važi do …“, „Ističe za N dana“ (u poslednjih 60 dana) ili Istekao.
• Kada unesete novi zapis iste vrste i sa istim naslovom (na primer novi pregled lifta), stari se više ne pojavljuje u Rokovi koji ističu. Kod sertifikata važi poslednji uneti.
• Stanari nikada ne vide cenu, čak ni kod zapisa koji su im vidljivi.

Savet: prvo unesite energetski sertifikat i poslednji pregled lifta. Tako ćete na vreme videti kada ističu, a ne kada dođe inspekcija.

Stanar vidi sertifikat i vidljive zapise, bez cena (6.13). Ovo mu koristi kada prodaje ili izdaje stan.