5. Одржување, техника, простор и седници

← Содржина

Овој дел е за управителот. На крајот на секој пододдел стои што гледа станарот; деталите за станарот се во Панел на станарот.

5.1 Одржување — пријави за дефекти и поплаки

Каде: Мени → Заедница → Одржување · Модул: Одржување и пријави · Кој: Управител

Тука се собираат сите пријави од станарите: дефекти, поплаки, предлози и бучава. Управителот ги распределува на сервисери, го следи нивниот тек и разговара со станарот во самата пријава.

Преглед

На врвот има четири картички: Нови пријави (чекаат обработка), Во тек, Итни отворени и Трошоци за поправки (вкупен трошок и број решени пријави).

Списокот го филтрирате со:

• полето за пребарување („Пребарај по наслов, опис, локација…“);
• Сите статуси (Отворени, Нова, Во тек, Чека, Решена, Одбиена);
• Сите видови (Дефект, Поплака, Предлог, Бучава);
• Сите приоритети (Ниска, Нормална, Висока, Итна).

Во секој ред се гледаат вид, единица, локација, кој пријавил, кога, број на пораки, доделен сервисер и трошок.

Како да внесете пријава

1. Кликнете Нова пријава.
2. Пополнете Наслов (задолжително), Вид, Категорија (Општо, Лифт, Водовод, Електрика, Греење, Чистење, Кров, Фасада, Паркинг, Безбедност) и Приоритет.
3. Изберете Единица (по избор). Ако не изберете ништо, пријавата се води како „Заеднички простор“.
4. Внесете Локација (пр. „Влез А, приземје“) и Опис.
5. Кликнете Креирај.

Работа со една пријава

Кликнете на пријавата за да се отвори деталниот приказ. Секоја пријава има свој број во облик ПРИ-000123 — со него лесно ја најдувате кога станарот ќе се јави по телефон.

• Додели сервисер: изберете Сервисер од листата (✓ значи проверен соработник) и Постави статус. Ако пријавата била „Нова“, сам се предлага статусот „Во тек“. Кликнете Додели.
• Смени статус: сменете Статус и Приоритет и внесете Трошок за поправка (МКД). Кликнете Зачувај. Станарот добива известување при секоја промена на статусот.
• Потсети: создава потсетник за Вас или за колега, со врска до оваа пријава. Потсетникот се појавува во Задачи и потсетници.
• Направи налог (само ако фирмата има налози до мајстори): ја праќа работата до мајстор со писмен налог. Налозите од пријавата се гледаат во картичката Извршување. Повеќе во поглавје 9.
• Комуникација: напишете Нова порака и кликнете Испрати. Со Интерна забелешка (не ја гледа станарот) пораката е видлива само за управата и е обележана со жолта подлога. Фотографиите од пријавата и од одговорите се прикажуваат како мали слики; кликнете на сликата за да ја отворите во целост.
• Информации: Број, статус, Рок (ако е поставен), Одговорен, Извор (ако пријавата не дошла преку апликацијата, на пример по телефон или е-пошта), вид, единица, локација, кој пријавил (со телефон, ако е достапен), датуми на создавање и затворање.
• Одговорен: изберете член на тимот од листата. Промената се зачувува веднаш, а избраниот добива известување „Доделена ви е пријава“.
• Историја: сите промени по ред — кога е пријавена, промени на статус, приоритет и категорија, нов одговорен, сменет мајстор, налози и оценката од станарот, со времето и со името на тој што ја направил промената.
• Оценка од станарот: откако пријавата е решена, станарот може да ја оцени со ѕвезди (1–5) и коментар. Оценката се гледа на пријавата.
• Избриши пријава: ја брише пријавата со сите пораки. Неповратно.

Правила

• Кога статусот ќе стане Решена или Одбиена, автоматски се запишува датумот на затворање.
• Анонимна пријава не го открива пријавувачот ниту на управителот: се гледа само „Анонимно“, без телефон и е-пошта.
• За Одговорен може да изберете само член од тимот на фирмата или на зградата.
• Може да доделите само сервисер на оваа зграда или од регистарот на Вашата фирма.
• Рокот го поставуваат правилата на фирмата по категорија. Ако рокот поминал, датумот е црвен. Правилата се опишани во поглавје 9.
• Станарот не гледа кој е одговорен во тимот, ниту ја гледа историјата и интерните забелешки, со нивните фотографии.

Совет: статусот Чека користете го кога се чека делот, фирмата или пристап до станот.

Станарот пријавува од Пријави и поплаки (до 5 фотографии и можност за анонимно пријавување), ги гледа своите пријави и јавните пораки и ја оценува решената пријава. Фирмата со повеќе згради ги гледа пријавите од сите згради на едно место; види поглавје 9.

5.2 Сервисери

Каде: Мени → Заедница → Сервисери (или копчето Сервисери во Одржување) · Модул: Регистар на сервисери

Регистар на мајстори и фирми со кои соработува зградата. Само сервисер внесен овде може да се додели на пријава или на технички уред.

Како да додадете сервисер

1. Кликнете Нов сервисер.
2. Внесете Назив / име, Дејност (пр. „Лифтови“), Лице за контакт, Телефон, Е-пошта, Оцена (0–5), по потреба Проверен соработник и Забелешка.
3. Кликнете Додади.

За секој сервисер стои колку задачи има и вкупниот износ потрошен кај него. Се уредува со иконата за уредување. Кога ќе избришете сервисер, пријавите каде што бил доделен остануваат, но без изведувач.

Фирма со повеќе згради (модул Соработници на фирмата)

• Со копчето Пренеси во регистарот на фирмата сервисерот станува достапен во сите згради на фирмата. Потврдете со Пренеси. Оттогаш се уредува во Соработници (поглавје 9).
• Ваквите сервисери носат ознака Регистар на фирмата или Заеднички и не се уредуваат од оваа страница.
• При доделување на пријава или технички уред се нудат само активните сервисери на оваа зграда и соработниците од регистарот на фирмата.

Станарот не го гледа регистарот; во пријавата го гледа само името и телефонот на доделениот сервисер.

5.3 Технички простории

Каде: Мени → Заедница → Технички простории · Модул: Технички простории

Евиденција на опремата во зградата и потсетник за редовните сервиси. Опремата е по вид: Лифтови, Подстаница, Хидрофори, ППЗ и заштита, Котли, Пумпи, Вентилација, Друга опрема.

Преглед

• Картички: исправни уреди, Доспева сервис, Поминат термин, Дефекти (и колку се вон употреба), Трошок 12 месеци.
• Распоред за сервисирање за Следните 90 дена, со ознаки „доцни N дена“ или „за N дена“.
• Неодамнешни интервенции.

Како да додадете уред

1. Кликнете Нов уред.
2. Во Основни податоци внесете Назив (пр. „Лифт — влез А“), Вид, Локација, Производител, Модел, Сериски број и Состојба (Исправен, Доспева сервис, Дефект, Вон употреба).
3. Во Сервисирање внесете Интервал (месеци) (празно = по потреба), Последен сервис, Задолжен сервисер, Вградено на, Гаранција до, Забелешка.
4. Кликнете Додади.

Како да запишете извршен сервис

1. Кликнете Запиши сервис (или Сервис кај самиот уред).
2. Изберете Уред, Датум, вид на интервенција (Редовен сервис, Поправка, Преглед) и Сервисер или Извршил.
3. Внесете Трошок (МКД) и Што е направено.
4. Следен термин може да остане празно — тогаш се пресметува како последен сервис плус интервалот.
5. По избор вклучете Книжење како трошок → Создади трошок и изберете Категорија и Извор (тековни средства или резервен фонд). Сумата влегува во одливите.
6. Кликнете Запиши.

Правила

• Уред чиј термин поминал сам добива статус Доспева сервис.
• Запишаниот сервис го враќа уредот во „Исправен“ и го поместува следниот термин. Уредите „Вон употреба“ остануваат такви.
• Дефект и „Вон употреба“ секогаш се рачна одлука на управителот.
• Трошок од резервниот фонд не може да биде поголем од неговото салдо.
• Бришењето уред ја брише и целата историја на сервиси.

Совет: внесете ги прво уредите што подлежат на законски прегледи: лифтовите и ППЗ апаратите.

Станарот нема екран за овој модул; дефектите ги пријавува преку Пријави и поплаки.

5.4 Резервации на заеднички простории

Каде: Мени → Заедница → Резервации · Модул: Резервации

Станарите резервираат сала, тераса, теретана, перална, опрема и слично. Управителот ги поставува правилата и ги одобрува барањата.

Како да додадете ресурс

1. Кликнете Нов ресурс.
2. Во Што се резервира: Назив, Вид (Сала, Тераса, Теретана, Перална, Велосипеди, Паркинг, Опрема, Друго), Локација, Капацитет (лица) (празно = без ограничување), Икона (изберете од понудените), Опис и правила.
3. Во Правила за резервирање: Достапен од и Достапен до (ЧЧ:ММ), Најдолго (часа), Однапред (дена), Надомест (МКД).
4. Штиклирајте Бара одобрување од управител и/или Достапен за резервирање (без ова ресурсот е Исклучен).
5. Кликнете Додади.

Одобрување

• Барањата се во Чекаат одобрување. Кликнете Одобри, или Одбиј и внесете Причина за одбивање — станарот ја гледа во известувањето.
• Во Сите резервации филтрирате по ресурс и статус (Чека одобрување, Одобрена, Одбиена, Откажана).
• Термин се откажува со Откажи ја; станарот добива известување.

Правила

• Термините не смеат да се преклопуваат — се проверува и при барање и при одобрување.
• Терминот почнува и завршува во истиот ден, во работното време, и не трае подолго од дозволеното.
• Станарот не може да резервира во минатото ниту повеќе дена однапред од дозволеното (за управителот ова не важи).
• Ресурс што не бара одобрување се одобрува веднаш.
• Одобрена резервација со надомест создава задолжување на единицата („Дополнително“, рок 15 дена). Ако се откаже додека е неплатено, задолжувањето сам се поништува.

Станарот резервира од Резервации, со преглед на зафатените термини за денот.

5.5 Собрание и куќен совет

Каде: Мени → Комуникација → Собрание и совет · Модул: Дигитално собрание и/или Куќен совет

Свикување седници, дневен ред, присутност, кворум, одлуки и записник. Тек: Нацрт → Објавена → Во тек → Затворена.

Како да создадете седница

1. Кликнете Нова седница.
2. Изберете Вид (Собрание или Куќен совет); внесете Наслов, Датум и време, Времетраење (мин.), Место и по избор Онлајн врска.
3. Внесете Потребен кворум (%) (предлог 50%).
4. Изберете Кворумот се брои: по единици (секоја единица ист удел) или по површина (удел по м² — поправедно кај станови со различна големина).
5. Внесете Опис и Дневен ред, една точка по ред (може да се дополни подоцна).
6. Кликнете Создади нацрт.

Објавување

• Нацртот станарите не го гледаат. Кликнете Објави и покани → Објави — сите населени единици се поканети и известени.
• Седница без барем една точка не може да се објави.
• Уделите за кворумот се замрзнуваат при објавувањето — подоцнежна промена на површините не го менува кворумот.

На седницата

• Во Присутност кликнете Означи и за секоја единица означете Присутен или Отсутен. Брзи копчиња: Сите присутни, Сите отсутни, Најавените како присутни. Кликнете Зачувај присутност.
• Картичката Кворум покажува дали е „достигнат“.
• Полномошно: станарот при најавата може да означи дека гласа и за друга единица. Управителите веднаш добиваат известување „Полномошно за потврда“. Таквото полномошно стои со „Полномошното не е потврдено — не се брои во кворумот“. Откако ќе го видите писменото полномошно, кликнете Видов писмено — потврди, или Отфрли.
• За секоја точка кликнете Одлука: Исход (Нерешена, Усвоена, Одбиена, Одложена), Гласови за, Против, Воздржани, Формулација на одлуката. Нова точка: Точка.

Затворање

1. Кликнете Затвори со записник.
2. Внесете Записник.
3. Кликнете Затвори седница. Записникот се објавува и станарите се известени.

Правила за кворум и гласање

• Во кворумот влегуваат само единиците обележани како присутни и оние со потврдено полномошно на присутен. Најавата „ќе присуствувам“ сама по себе не се брои.
• Секоја единица се брои најмногу еднаш; не може полномошно сама на себе, ни две полномошна за иста единица.
• Полномошно се дава само за поканета единица што не најавила сопствено присуство. Единица што дала полномошно не може сама да се најави — станарот треба да се јави на управителот.
• Во име на станот гласа само член со право Глас во име на станот (го дава админот на домаќинството). Истото важи за анкетите „еден глас по стан“.
• Седницата не може да се затвори додека има точки „Нерешена“.
• Затворената седница е архива — не се менува и не се брише. Нацрт или објавена седница може да се избрише.

Станарот ги гледа претстојните и одржаните седници, најавува присуство, дава полномошно и го чита записникот.

5.6 Деловни објекти, Гаражи и подруми

Каде: Мени → Простор → Деловни објекти · Модул: Деловни објекти и кирии Каде: Мени → Простор → Гаражи и подруми · Модул: Гаражи и подруми

Регистар на локалите, гаражите и подрумите со закупци и кирија. Двата екрани работат исто.

• Картички: Простории (со вкупна површина), Издадени (и слободни), Месечна кирија (од активните договори), Долг.
• Регистар: Простор, Површина, Закупец, Договор, Кирија.
• Слободен простор има копче Издај (отвора Нов договор за тој простор); издаден — копче Договор.

Правило: просториите прво се внесуваат во Единици како „Деловен простор“, „Гаража“ или „Подрум“. Без тоа екранот е празен.

Закупецот киријата ја гледа во Мои сметки.

5.7 Договори за закуп

Каде: Мени → Простор → Договори · Модул: Договори

Сите договори за закуп на едно место, со издавање на киријата како задолжување.

Преглед: Активни договори, Истекуваат (во следните 60 дена), Месечен приход, Ненаплатена кирија. Филтри по закупец/телефон/простор, вид простор и статус (Нацрт, Активен, Истечен, Раскинат).

Како да склучите договор

1. Кликнете Издај кај просторот во Деловни објекти / Гаражи (препорачано — просторот е веќе избран) или Нов договор.
2. Внесете Име на закупецот, Телефон, Е-пошта, ЕДБ / ЕМБГ, Почеток и Крај (празно = неопределено време), Месечна кирија (МКД), Депозит (МКД), Плаќа до ден, Отказен рок (дена), Статус, Забелешка.
3. Кликнете Склучи договор. Просторот станува „Издаден“.

Како да издадете кирии

1. Кликнете Издај кирии.
2. Внесете Период (ГГГГ-ММ) и по избор Рок на плаќање (ден) (празно = денот од секој договор).
3. Кликнете Издај. Секој активен договор добива задолжување „Кирија“, кое влегува во истата наплата и извештаи како другите задолжувања.

Раскинување: во договорот кликнете Раскини. Просторот се ослободува, а неплатените идни кирии се поништуваат.

Правила

• Еден простор не може да има два активни договора истовремено.
• Повторно Издај кирии за ист период не создава дупликати.
• Договор со издадени кирии не се брише, туку се раскинува.

Совет: пуштете Издај кирии секој месец заедно со месечните сметки.

5.8 Паркинг и велосипеди

Каде: Мени → Простор → Паркинг · Модул: Паметен паркинг Каде: Мени → Простор → Велосипеди · Модул: Велосипеди

Места по зона и ниво, доделување на домаќинства и дозволи за посетители. Велосипедите се ист екран, без дозволи за гости.

Преглед: Вкупно места (со полнач), Доделени (и слободни), Месечен приход, За посетители (и блокирани).

Како да додадете места

• Додај серија: Префикс (пр. „П-“), Од број, До број, Зона, Ниво, Месечен надомест → Создади. Постоечките места се прескокнуваат; најмногу 500 одеднаш.
• Ново место: Ознака, Состојба (Слободно, Доделено, Блокирано), Зона, Ниво, Доделено на (домаќинство), Месечен надомест (МКД), Има полнач за електрично возило, Резервирано за посетители, Забелешка.

Дозвола за гостин (само паркинг)

1. Кликнете Дозвола за гостин.
2. Изберете Домаќин, внесете Име на гостинот и Регистарска ознака, Од и До, по избор Место.
3. Кликнете Издај дозвола. Активните дозволи се во Дозволи за посетители; се откажуваат со Откажи ја.

Правила

• Блокирано место не може да се додели. Ознаката на местото е единствена.
• Дозволата трае најмногу 14 дена; регистарската ознака сама се пишува без празни места и со големи букви („SK1234AB“).
• Зафатено посетителско место не прима втора дозвола за истиот период. Изминатите дозволи сами се затвораат како „Истечена“.
• Месечниот надомест за место се води како евиденција и во „Месечен приход“ — не се задолжува автоматски на сметката. Внесете го како ставка/задолжување ако сакате да се наплаќа.

Станарот ги гледа своите места и слободните посетителски места и сам најавува гостин.

5.9 Дневник на зградата

Каде: Мени → Заедница → Дневник на зградата · Кој: Управител

Историјата на зградата на едно место: енергетскиот сертификат, реновирањата, прегледите (лифт, громобран, противпожарна заштита), дозволите и важните настани. Дневникот останува и кога зградата ќе премине кај друг управител. Ако ставката ја нема во менито, оваа можност не е вклучена за Вашата фирма.

Што гледате

• Временска линија на записите, од најновиот кон најстариот: датум, вид, наслов, опис, Изведувач и Цена.
• Копчиња за филтрирање по вид: Сите, Енергетски сертификат, Реновирање, Преглед, Настан, Дозвола, Друго.
• Десно, картичката со енергетскиот сертификат: класата (A+ до G, во боја), датумот и до кога важи. Ако го нема, стои „Нема внесен енергетски сертификат за зградата.“
• Рокови што истекуваат — записите чиј рок истекува во следните 60 дена или веќе истекол. Истата листа може да ја ставите и како картичка на Мојата табла.

Како да внесете запис

1. Кликнете Нов запис.
2. Изберете Вид и Датум, и внесете Наслов (на пр. „Реновирање на фасадата“).
3. За сертификат изберете Енергетска класа.
4. За сертификат, преглед или дозвола внесете Важи до.
5. По избор внесете Изведувач, Цена и Опис.
6. Оставете штиклирано Видливо за станарите (без цената) ако сакате станарите да го гледаат записот.
7. Кликнете Зачувај.

Записот се менува со иконата за уредување, а се брише со иконата за бришење.

Правила

• Важи до не може да биде пред датумот на записот.
• Рокот е означен со „Важи до …“, „Истекува за N дена“ (во последните 60 дена) или Истечен.
• Кога ќе внесете нов запис од ист вид и со ист наслов (на пример нов преглед на лифтот), стариот повеќе не се појавува во Рокови што истекуваат. Кај сертификатот важи последниот внесен.
• Станарите никогаш не ја гледаат цената, дури ни кај записите што им се видливи.

Совет: внесете ги прво енергетскиот сертификат и последниот преглед на лифтот. Така навреме ќе видите кога истекуваат, а не кога ќе дојде инспекција.

Станарот го гледа сертификатот и видливите записи, без цените (6.13). Ова му користи кога го продава или издава станот.