4. Финансии, сметководство и правни обврски

← Содржина

Овој дел е за управителот и сметководителот. Екраните се во менито Финансии. Ако екран не се гледа, модулот не е вклучен за зградата — тоа е означено кај секој екран.

4.0 Основни правила што важат насекаде

• Уплатата прво ги затвора најстарите долгови — потврдената уплата сама се распоредува врз најстарите отворени задолжувања, по рокот за плаќање.
• Преплатата останува како кредит и сама се троши при следното задолжување.
• Делумна уплата — задолжувањето добива статус „Делумно“ со точниот остаток.
• Задолжувањата и уплатите не се бришат, туку се сторнираат. „Избриши“ го остава записот како „Поништено“; распоредените пари се ослободуваат и одат на другите долгови на домаќинството.
• Затворениот период е заклучен — во него и пред него не може да се додава, менува или брише ништо. Грешката се поправа со нов запис во отворен месец.
• Два фонда — редовното одржување и резервниот фонд се водат одделно. Со посебна сметка за фондот, уплатите на неа ги затвораат само долговите кон фондот.

4.1 Задолжувања

Каде: Финансии → Задолжувања

Картички Вкупно задолжено, Наплатено, Останува; филтри по период, тип („Месечен надоместок“, „Резервен фонд“, „Дополнително“, „Казнена камата“, „Комуналии“…) и статус („Неплатено“, „Делумно платено“, „Платено“, „Доцни“).

Генерирање месечни сметки

1. Кликнете Генерирај месечни.
2. Изберете Период и кликнете Генерирај.

Се создаваат месечен надоместок и резервен фонд за секое населено домаќинство; веќе задолжените и празните се прескокнуваат (безбедно е да се кликне повеќепати); преплатите се распоредуваат; секој станар добива известување со износ и рок. Рокот е Подесувања → Ден на достасување. Становите што ја примаат сметката по е-пошта или на хартија веднаш се ставаат во ред за писмо, односно за печатење (4.6).

Ако зградата користи Ставки на сметката (4.5), месечниот надоместок се заменува со ставките.

Поединечно задолжување: Ново задолжување → Домаќинство, Тип на задолжување, Период, Опис, Износ (МКД), Рок на плаќање → Задолжи. Не може две задолжувања од ист тип за ист период и домаќинство.

Мени ⋮ по ред: Евидентирај уплата (директно на ова задолжување), Уреди (опис, износ, рок; „Поништено“ го сторнира; статусите платено/делумно ги пресметува системот), Избриши (сторно).

Казнена камата

1. Поставете стапка во Подесувања → Казнена камата (% месечно).
2. Кликнете Казнена камата, изберете Период на книжење, кликнете Книжи камата.

Се пресметува врз неплатеното, за секој започнат месец доцнење; не врз камата; износи под 10 МКД се прескокнуваат; не двапати за ист период. Известување добиваат само задолжените. Каматата никогаш не се книжи сама.

Затворање период

1. Кликнете Затвори период (прикажано е до кој месец е затворено).
2. Внесете Затвори заклучно со (ГГГГ-ММ) (понуден е минатиот месец).
3. Кликнете Затвори го периодот.

Тековниот месец не може да се затвори. Од овој екран нема враќање — при грешка обратете се кај администраторот на платформата.

Извези — CSV.

Совет: затворете го месецот откако ќе го внесете изводот и ќе ја проверите наплатата.

4.2 Приливи (уплати)

Каде: Финансии → Приливи

Картички Потврдени уплати, Чекаат потврда, Број на записи; филтри статус, начин, Од датум / До датум.

Нова уплата → Зачувај:

• Домаќинство (со долгот), Износ (МКД), Датум на уплата
• Начин на плаќање: Готовина, Банка, Картичка, Онлајн, Друго
• Статус: Потврдена, Во процедура, Одбиена — само потврдената се распоредува
• Фонд: Најстарите долгови прво, Редовно одржување (сè освен резервниот фонд), Резервен фонд (само фондот)
• Референца / број на извод, Забелешка

Системот јавува дали е целосно распоредена или колку преплата останала.

Мени по уплата: Детали и распределба, Потврди уплата / Одбиј (на пр. уплата што станарот ја пријавил), Избриши (сторно — покриените задолжувања пак стануваат отворени).

Правило: уплатата припаѓа на месецот кога парите легнале; уплата со датум во затворен месец не се прифаќа.

4.3 Одливи (трошоци)

Каде: Финансии → Одливи

Картички Вкупно трошоци (со „од тоа ДДВ …“ ако трошоците имаат ДДВ), Од резервен фонд, Планирани; Распределба по категорија; филтри по категорија, извор и датум.

Нов трошок → Назив на трошокот, Износ (МКД), Датум, Категорија, Изведувач / сервисер, Извор на средства (Тековни средства / Резервен фонд), Работа од планот за одржување (ако е вклучен модулот), Статус (Планиран / Платен), Број на фактура, ДДВ во износот, Опис → Додади.

ДДВ во износот — Без ДДВ / не е наведено, Со ДДВ 18%, Со ДДВ 10% или Со ДДВ 5%. Износот што го внесувате е секогаш вкупниот, со ДДВ (на пр. сметките на ЕВН се со ДДВ 18%); системот само го издвојува ДДВ-то во збирот.

Правила

• Платен трошок од резервниот фонд не смее да го надмине салдото — системот кажува колку има на располагање.
• Резервниот фонд се троши само за работите од планот и за нужни работи (член 47).
• Трошок во затворен месец не се внесува, менува ни брише.
• Бришењето трошок е трајно (тука нема сторно).
• Ако категоријата на трошокот е поврзана со ставка „од внесените трошоци (фактури)“, трошокот сам влегува во следната месечна сметка — види 4.5. За еднократна поделба меѓу становите користете Вонредни трошоци.

Категории — додавање (име и боја) и бришење; трошоците од избришана категорија стануваат „Некатегоризирано“.

Скенирај фактура

Наместо да ја препишувате фактурата, кликнете Скенирај фактура и изберете фотографија или PDF (на телефон може и да ја сликате веднаш). Се отвора формата Нов трошок, веќе пополнета — Вие проверувате и кликнувате Додади. Фактурата останува прикачена на трошокот.

Што се пополнува: износот за плаќање, ДДВ-то и неговата стапка, датумот, бројот на фактурата, добавувачот, насловот и категоријата според видот (струја, вода, греење, лифт, чистење, осигурување…).

• Фактурата се чита на нашиот сервер — не се праќа во надворешна услуга и нема трошок по скенирање.
• Најточно е со PDF што добавувачот го испратил по е-пошта; фотографијата нека е остра и исправена. Најмногу 8 MB.
• Пораката по читањето кажува колку е сигурно: „Фактурата е прочитана…“, „Дел од фактурата не е јасен — проверете го секое поле.“ или „Познат добавувач — пополнето како минатиот пат.“
• Програмата учи. Кога ќе зачувате трошок од скенирана фактура, добавувачот се памети за зградата (категорија, наслов, извор, изведувач, стапка на ДДВ). Следната негова фактура се пополнува како што Вие ја поправивте.
• Ако документот не може да се прочита: „Не можам да прочитам фактура од овој документ. Пополнете рачно.“

Ако за Вашата фирма е вклучена и вештачка интелигенција за фактури, таа помага само кога обичното читање не успее или не е сигурно. И тогаш резултатот е нацрт што Вие го проверувате.

Пакетно читање фактури

Каде: Финансии → Одливи → Повеќе фактури · Кој: Управител

За почетокот на месецот, кога стигнуваат фактурите за сите згради одеднаш.

1. Кликнете Повеќе фактури и изберете ги фајловите (најмногу 40 одеднаш).
2. Се отвора табелата Пакетно читање фактури; фактурите се читаат една по една („Се чита…“).
3. За секој ред проверете: Зграда, Износ и датум, Категорија, и во Плаќање и распределба: Веќе платена (инаку трошокот се внесува како „Планиран“) и дали износот да се распредели на станарите (Не распределувај, Распредели: по стан, по m², по членови).
4. Кликнете Зачувај ги означените. Секој трошок оди во својата зграда.

Која зграда: програмата сама ја наоѓа — според бројот на потрошувач или мерното место запаметено од претходна фактура, или според адресата на зградата во текстот (улица и број). Се бира само меѓу зградите што Вие ги водите во фирмата. Ако не ја препознае: „Зградата не е препознаена — изберете ја.“ Кога ќе смените зграда, фактурата се чита одново за неа (нејзините категории и запаметени добавувачи).

Двојни фактури се одштиклираат сами и се означени:

• „Веќе внесена: …“ — фактура со ист број веќе постои во таа зграда;
• „Истата фактура е двапати во оваа серија.“ — на пр. PDF и фотографија од истата фактура.

Распределба на станарите создава вонреден трошок за тековниот месец, поделен според избраното меѓу сите станови и деловни простори (без исклучоци — ако некој стан не плаќа, наместо тоа внесете го вонредниот трошок рачно). Не се нуди ако категоријата веќе влегува во месечната сметка — тогаш пишува „Влегува во месечната сметка преку „…“.“, за станарите да не платат двапати.

Совет: на мобилната апликација истото го правите со повеќе фотографии од галеријата; распределбата на станарите и промената на категорија се на веб.

4.4 Извештаи

Каде: Финансии → Извештаи

За избран опсег „од … до“: Вкупни приливи, Вкупни одливи, Нето резултат, Резервен фонд; график за 6 месеци; наплата за месецот; трошоци по категорија; приливи по начин на плаќање; „Задолжено и наплатено по период“; Должници (долг, најстар долг, дена доцнење — Извези список). Печати го печати извештајот.

Совет: списокот должници е појдовна точка за опомените и повиците во Законски документи.

4.5 Ставки на сметката

Каде: Финансии → Ставки на сметката · Модул: Ставки на сметката

Месечната сметка се составува од повеќе ставки (одржување, струја, лифт, гаража…), секоја со свое правило. Без ставки, зградата се задолжува со месечниот надоместок.

Јазиче „Ставки“ — Нова ставка → Зачувај:

• Име (може од шифрарникот на фирмата)
• Вид: Фиксна — секој плаќа одредена сума (Цената е по стан, по m² или по член) или Заедничка — износ од фактура се дели (Се дели еднакво, по m² или по членови)
• Кај заедничките, Износот секој месец: „го внесувам при издавање“, „ист износ секој месец“ или „од внесените трошоци (фактури)“ (со Категорија на трошоци)
• Кои простори учествуваат, Празните станови исто така плаќаат, Износот вклучува ДДВ 18% (ДДВ-то се прикажува посебно), Активна

Станови кај ставката — исклучоци: Стандардно, Ослободен, Фиксен износ, Коефициент (на пр. 0,5 = половина).

Заокружување на заедничките трошоци: на два децимали; на денар со израмнување на еден стан (збирот е точно колку фактурата); на денар без израмнување.

Ставка со издадени сметки не се брише, само се исклучува.

Јазиче „Месец: износи и издавање“

1. Изберете Месец.
2. За секоја заедничка ставка: Износ, бр. на фактура, Датум на фактурата (одат на сметката, како што бара Упатството на РКД). Празен износ = постојаниот или збирот од категоријата.
3. Зачувај износи и пресметај → Преглед пред издавање по стан.
4. Издади сметки за {месец} и потврдете.

Издадените ставки не се дуплираат; во затворен месец износите не се менуваат.

Ставка „од внесените трошоци (фактури)“ — секоја фактура се наплаќа еднаш

• Во сметката за месецот влегуваат сите трошоци од избраната категорија што уште не се наплатени преку сметка, со датум до крајот на тој месец.
• Се земаат најмногу три месеци наназад (тој месец и двата пред него). Постара фактура не влегува сама — ако треба, наплатете ја како вонреден трошок.
• Со издавањето, трошоците се врзуваат за таа сметка. Фактура што ќе стигне по издавањето оди во следната сметка — ништо не се губи и ништо не се наплаќа двапати.
• Ако ги сторнирате сите задолжувања од таа ставка за месецот, нејзините трошоци се ослободуваат и влегуваат при повторното издавање.
• На сметката се наведуваат броевите на фактурите што се наплаќаат.

Фирма со повеќе згради ги подготвува ставките еднаш во Шаблони за сметка.

4.6 Месечни сметки (печатење и уплатница)

Каде: Финансии → Месечни сметки · Модул: Месечни сметки

1. Изберете Месец (по потреба пребарајте стан или сопственик).
2. Печати ги сите (n) или Сметка за еден стан — се отвора прозорец за печатење или PDF.

Сметката е во три дела (Упатство на РКД): I. Редовно одржување (секој трошок со бројот на фактурата, вкупно за зградата, поделба, износ за станот, ДДВ), II. Резервен фонд, III. Заостанат долг (одделно по фонд, плус состојбата на резервниот фонд на зградата). На дното: ЗА ПЛАЌАЊЕ, рок и уплатница; со посебна сметка за фондот — две уплатници. Станарите ја гледаат истата сметка во својот панел.

Горе се збировите За месецот, Претходен долг, За плаќање. Вонредните трошоци излегуваат на сметката како еднократна ставка, со бројот на фактурата.

Како станот ја прима сметката

Секој стан има начин на прием — колоната Прием:

• Во апликацијата — сметката се гледа и плаќа во апликацијата, со известување на телефон; без хартија и без писма.
• По е-пошта — целата сметка со податоците за уплата стигнува во писмо (и е во апликацијата).
• На хартија — Вие ја печатите и ја оставате во поштенското сандаче.

Начинот го избира станарот во Мои сметки (6.3), или Вие во негово име (на пр. постар сопственик што побарал хартија по телефон): кликнете на ознаката во колоната Прием, изберете, по потреба внесете Е-пошта за сметката → Зачувај. Ако не е избрано (ознака со „?“), станот со корисник во апликацијата се смета за „Во апликацијата“, а без корисник — „На хартија“.

Испорака

• При издавањето, писмата и хартиите се ставаат во ред сами. Под ознаката се гледа состојбата: „во ред“, „✓ испратена“, „не стигна“ (на пр. погрешна е-пошта), „за носење“, „✓ однесена“.
• Испрати ги по е-пошта — ги става во ред писмата што уште не се испратени (едно писмо по стан и месец, никогаш двапати).
• Филтерот На хартија → Печати ги сите ги печати само хартиените; по разнесувањето кликнете Означи ги однесени.
• Кој избрал апликација или е-пошта не добива и кратко писмо „издадена е сметка“.

е-Фактура (UBL)

Ако за Вашата фирма е вклучена е-Фактура (засега само за проба, додека Управата за јавни приходи не ја објави конечната спецификација), во Месечни сметки се гледа и копчето е-Фактура (UBL). Тоа ги симнува сметките за избраниот месец како електронски фактури во една архива — за сметководителот или за деловните простори што бараат електронска фактура. Продавач е зградата (даночниот број и сметката од Подесувања), купувач е сопственикот; стариот долг е во забелешка, не во износот.

Правила и совети

• Внесете Сметка за редовно одржување (IBAN) и Сметка за резервниот фонд (IBAN) во Подесувања (може и стара 15-цифрена сметка). Од 1.11.2026 банката може да го одбие налогот без валиден IBAN; без сметка, екранот предупредува.
• На сметката пишува станарот да го наведе бројот на сметката во описот на плаќањето — така уплатата од изводот сама се поврзува.
• Ако прелистувачот го блокира прозорецот, дозволете скокачки прозорци.

4.7 Резервен фонд по правилник

Каде: Финансии → Резервен фонд · Модул: Резервен фонд по правилник

Најнискиот износ на фондот според Правилникот (Сл. весник 36/2011): m² × бод според староста × коефициент според конструкцијата.

1. Податоци за зградата: Година на изградба (одобрение за употреба), Конструкција (од „Челична или армирано-бетонска (1,2)“ до „Дрвена или монтажна (0,8)“), Реконструкција (Нема / Целосна — се смета 5 години стара / Делумна — 20 години, со година).
2. Зачувај → Минимум за {година} (старост, бод, коефициент, минимум по m², пример за 60 m²).
3. Примени го минимумот: … ден. по m² — од следното издавање фондот е по m².

Правила: сопствениците може да одлучат повисок, но не понизок износ (чл. 9). Староста се одредува на почетокот на годината.

Состојба на фондот (собрано, потрошено, салдо); По стан — под минимумот и без површина (филтер „само под минимумот“); список за што смее да се троши фондот (чл. 10).

4.8 Увоз на банкарски извод

Каде: Финансии → Увоз на извод · Модул: Увоз на банкарски извод

Три чекори: изводот се чита, се спарува, па дури тогаш се книжи.

1. Внеси извод → Фајл со извод (MT940 .sta/.txt или CSV) или залепете содржина → Прочитај.
2. Преглед: Приливи, Спарени, Неспарени, Книжени, салдо.
3. Предлог-домаќинство по сигурност: референцата од онлајн плаќање или бројот на сметката во описот → шифрата на станот → името на налогодавачот, само ако одговара на едно домаќинство (инаку „изберете рачно“).
4. Неспарените доделете рачно; ако не е уплата на станар — Не е уплата на домаќинство.
5. Книжи N спарени — распределба како кај рачната уплата. Станарот добива известување „Евидентирана уплата“, исто како кога уплатата е внесена рачно.

Правила

• Ист извод внесен двапати не создава двојни уплати.
• Може да се книжи на делови.
• Извод од сметката на резервниот фонд оди само во фондот.
• Одливите од изводот само се прикажуваат.
• Отфрли ги трга само некнижените редови; книжената уплата се сторнира во Приливи.

4.9 Законски документи

Каде: Финансии → Законски документи · Модул: Законски документи

Документите што Законот за домување ги бара за неплатените обврски (глоба 500–1.000 евра за неиздавање). Картички: Должници без повик, Истечен рок, Повици во тек, Барања за потврда.

Потврда за неплатени обврски (член 34)

Ја бара сопственикот при продажба (без неа продажбата застанува кај нотар). Барање од станар стои „Чека издавање“ → отворете → Издај. Сами: Нов документ → Вид: Потврда за неплатени обврски → Единица, Намена, Забелешка → Издај.

Писмен повик пред присилна наплата (член 47)

1. Нов документ → Писмен повик пред присилна наплата → Издај.
2. По врачувањето: Запиши врачување → Ден на приемот, Како е врачен. Рокот од 30 дена тече од приемот.
3. По истекот: Поведи постапка → Пред (Нотар — нотарски платен налог / Суд), Архивски број на барањето, Датум на поднесување → Заведи. Известете го и инспекторот за домување на општината.
4. Пакет за нотар — преглед на долгот и неплатените сметки за печатење.
5. Ако е платено: Затвори — платено.

Правила

• Состојбата се замрзнува при издавањето; за нова состојба — нов документ.
• Потврдата важи 30 дена од издавањето.
• Повик не се издава за единица без долг; единица има најмногу еден повик во тек.
• Денот на приемот не е во иднина ни пред издавањето; постапка не се поведува пред истекот.
• Поништи — додека е „Чека издавање“, „Издаден“ или „Врачен“; останува во архивата.
• Секој документ има број (ПОТ-…, ПОВ-…) и код за проверка на веродостојност (без O/0, I/1). Проверката бара и број и код и не открива кој живее во станот.

Опомени (член 28)

Опомени покажува кои станови не платиле две последователни или вкупно три сметки. Отштиклирајте ги што не сакате → Испрати и печати (во апликацијата, по е-пошта, и писма за печатење). Без надоместок; ист стан не се опоменува повторно за истите месеци; најмногу 1.000 одеднаш.

• Долг за кој тече договор за плаќање на рати не се опоменува, додека должникот ги плаќа ратите.
• Известувањето за опомената води директно до страницата за плаќање без најава (Плати преку линк).

Присилна наплата

Присилна наплата — список на сопствениците во постапка (архивски број, датум, стан, износ, контакт). Влегува во финансиските извештаи (Правилник на РКД 01-609/1).

Месечна пресметка (член 33)

Месечна пресметка → Единица, Период → Прикажи → Печати. Обврските на станот, секој трошок на целата зграда одделно, состојбата на резервниот фонд, наплатата и долгот на зградата.

4.10 Сметководство

Каде: Финансии → Сметководство (кај фирма — во менито Фирма) · Модул: Сметководство

Книгите се водат во програмата на сметководителот; оваа страница ги подготвува податоците со неговите конта.

Налог за книжење: Од / До (минатиот месец), кај фирма Згради → Прикажи → Збир по конто → CSV, XML, Excel или Печати / PDF. „N ставки немаат конто“ = дополнете го мапирањето.

План на конта: Готов план (НО, 117/05) (по избор Пребриши ги и постоечките мапирања) или Увези од табела (колони „шифра“ и „назив“; .xlsx или CSV).

Мапирање: за Задолжувања, Уплати, Трошоци и Плаќање на трошоци — конто Должи и Побарува → Зачувај мапирање.

Увоз на трошоци од програмата на сметководителот: Избери табела → поврзете колони (шифра на зграда, датум, износ, опис, број на документ, добавувач, категорија, конто) → Провери ја табелата → Увези. Документ со ист број не се внесува двапати.

Годишна сметка (нацрт): во зграда, Година → Прикажи — биланс на состојба, биланс на приходи и расходи, предлог-распоред на вишокот, бруто-биланс.

• Задолжено, а ненаплатено до крајот на годината, станува приход кога ќе се наплати.
• Нацртот нема амортизација, плати ни ставки внесени само кај сметководителот; го потпишува регистриран сметководител. Рок до УЈП и Централниот регистар: крајот на февруари.

4.11 Управување и надзор

Каде: Финансии → Управување и надзор · Модул: Управување и надзор

Првиот екран одговара на четири законски прашања: Лиценца на управителот (за заедница на сопственици — „не се бара“), Договор за управување (колку дена важи), Надзорен одбор (конституиран?), Годишен извештај (поднесен?).

Договори: Нов договор → Вид (Договор за управување / Договор со трето лице), Договорна страна, Предмет на договорот, Почеток, Крај, Месечен износ, Отказен рок (дена), Даночен број; Одлука на собирот (Одлука донесена на, Овластен претставник, Гласале „за“ (единици), Вкупно единици); Прибирање понуди (Бара понуди, Прибрани понуди); Видлив за станарите, Забелешка → Зачувај.

• Договорот за управување важи најмногу две години; зградата има еден активен.
• Договор со помалку понуди од бараните се означува веднаш.
• Станарите ги гледаат договорите со трети лица означени како видливи.

Раскинување и примопредавање (член 30): Раскини → Раскинат на, Причина. Чекори: завршен извештај, пренос на средствата во рок од осум дена, предадени исправи, известени изведувачи — секој се затвора со Заврши и датум. Избриши брише без трага — за договор што важел подобро раскинете.

Пакет за предавање (копчето горе на екранот; истото е и во Подесувања → Предавање на зградата) — ги симнува сите податоци на зградата во една архива за новиот управител: зградата, становите и сопствениците, станарите со контактите, отворените долгови, уплатите и трошоците за последните 24 месеци, договорите, договорите за рати и документите. Табелите се отвораат во Excel, а може и да се внесат во друга програма или назад преку Увоз од табела.

• Пакетот го симнува само сопственикот на фирмата или член на тимот со пристап до сè (кај тим на зграда — само управителот), зашто ги носи личните податоци на сите станари. Секое симнување се запишува.
• Средствата законот бара да се пренесат во рок од осум дена — пакетот е за податоците, парите ги префрлате Вие.

Надзорен одбор: Нов член → Име и презиме, Улога, Избран на, Мандат до, Телефон → Додај. 3–7 члена и еден претседател (осмиот се одбива); под три — „сè уште не е конституиран“. Разреши — останува во историјата.

Годишен извештај (член 31): Годишен извештај → година → Печати. Сам ги собира финансиите, фондот, долгот, пријавите, седниците и договорите, со споредба со претходната година.

Финансиски извештај: Годишен, Месечен или Завршен — при престанок на договорот → Состави (Правилник на РКД 01-609/1, со присилната наплата).

4.12 Лични податоци (ЗЗЛП)

Каде: Финансии → Лични податоци · Модул: Лични податоци · глоба до 4 % од годишниот приход

Барања на субјектите — станарот поднесува од својот панел; ако е дадено на друг начин: Заведи барање → Вид на барање (Пристап, Исправка, Бришење, Ограничување, Преносливост, Приговор), Име и презиме на субјектот, Е-пошта, Ден на приемот, Што бара субјектот → Заведи.

• Рокот е еден календарски месец од приемот (примено 31 јануари → достасува 28 февруари).
• Продолжи — уште два месеца, само ако субјектот е известен во првиот месец и со причина (Ден на известување на субјектот, Причина). По истекот се одбива.
• Затвори — Што е преземено и Датум (доказ за рокот). Одбиј — причината е задолжителна.

Извоз и бришење (само за барање поврзано со профил на станар):

• Извоз — преглед за печатење и Прикажи JSON (машински читлив формат).
• Бришење — прво се прикажува што се брише, што се откачува од човекот и што останува, и зошто. Сметководствените записи и отворениот долг остануваат во книгите, но повеќе не покажуваат на човекот (анонимизација). Се прикажуваат и неочигледните последици (на пр. бришењето гласови ги менува резултатите). Потврда: точното име на субјектот → Избриши неповратно.

Нарушувања на безбедноста: Заведи → Што се случило, Кога дознавте, Ризик за субјектите, Број засегнати лица, Опис, Преземени мерки. Потоа Пријави → Кога е пријавено, Известени субјектите на. Рок 72 часа од дознавањето; по рокот се бара Причина за задоцнувањето.

Евиденција на обработка (член 34) — не се пополнува рачно; се составува од модулите што зградата ги користи и се печати за Агенцијата.

4.13 План за одржување

Каде: Заедница → План за одржување · Модул: План за одржување

План за една до пет години што го донесува собирот (член 12).

1. Нов план → Наслов, Од година, До година, Забелешка → Направи нацрт.
2. Во секоја година Работа → Вид, Извор на средства (Резервен фонд, Фонд за одржување, Дополнителна уплата, Друго), Квартал (динамика), Проценка (ден.).
3. Печати за собирот.
4. По собирот: Донесен на собир → Датум на собирот, Број на записникот / одлуката, Површина на сопствениците „за“ (m²), Вкупна површина (m²). Донесен е ако „за“ се повеќе од половина од површината. Станарите добиваат известување.

Покриеност од резервниот фонд — година по година дали фондот стига и колку месечно недостасува. Во Одливи изберете ја работата од планот за потрошеното да се гледа покрај проценката. Донесен план не се брише; Нов план од овој ги префрла незавршените работи.

4.14 Постари години

Затворените стари години се чуваат во архива. Во картонот на домаќинството (и кај станарот во „Мои сметки“) се гледаат во делот Постари години.

4.15 Вонредни трошоци

Каде: Финансии → Вонредни трошоци · Кој: Управител

Еднократен трошок надвор од редовната сметка — поправка на покривот, нова влезна врата, санација — поделен меѓу становите: сите или само избраните.

Нов вонреден трошок

1. Кликнете Нов вонреден трошок.
2. Внесете Опис (на пр. „Поправка на покривот“).
3. Изберете како се пресметува:
   • Вкупен износ — се дели меѓу становите; во Поделба изберете еднакво по стан, по m² или по членови;
   • Износ по стан — секој плаќа исто (или исто по m² / по член, според Поделба).
4. Видови простор што плаќаат (Стан, Деловен простор, Гаража, Подрум — стандардно станови и деловни простори) и Плаќаат и празните станови.
5. На сметката за (месецот), Рок за плаќање, Број на фактура, Датум на фактура.
6. Десно, во Кој плаќа, отштиклирајте ги становите што се исклучени (на пр. приземјето за поправка на лифтот). Сите / Ниеден штиклираат или отштиклираат сè.
7. Пред издавање веднаш гледате колку плаќа секој стан, „Плаќаат N од M“ и Вкупно, со предупредувања (на пр. станови без внесена површина при поделба по m²).
8. Кликнете Издај ги задолжувањата и потврдете.

Задолжувањата се создаваат веднаш, секој стан добива известување, а трошокот излегува на месечната сметка како еднократна ставка со бројот на фактурата.

Список: трошок, месец, поделба, број на станови (и колку се исклучени), Задолжено, Платено, рок. Детали покажува кои станови се исклучени и состојбата по стан.

Поништи — задолжувањата се сторнираат кај сите станови; ако некој веќе платил, уплатата му останува како преплата.

Правила

• Мора да плаќа барем еден стан: „Ниту еден стан не плаќа — проверете ги исклучените и видовите простор.“
• Вонреден трошок во затворен месец не се издава ни поништува.

4.16 Плаќање на рати

Каде: Финансии → Плаќање на рати · Кој: Управител (и член на тимот со пристап до финансиите или правните работи)

Договор со должник: стариот долг се дели на еднакви месечни рати. Додека ратите се плаќаат, опомена за тој долг не се праќа — подобро е од тужба.

Нов договор

1. Кликнете Нов договор (копчето е активно само ако има станови со доспеан долг).
2. Изберете Должник — веднаш се гледаат неплатените задолжувања и вкупниот долг.
3. Внесете Број на рати (од 2 до 36) и Прва рата до (понуден е 15-ти следниот месец); по желба Забелешка (на пр. „договорено на средба на 10.10.“).
4. Прегледот покажува „Вкупно … во N рати по …“. Кликнете Склучи договор.

Станарот добива известување и договорот го гледа во Мои сметки, со следната рата и рокот.

Следење: табелата покажува Долг, Платено (колку рати од колку), Следна рата и Статус: Во рок, Задоцнува …, Исплатен, Откажан, Раскинат. Распоред ги покажува сите рати со рокот и кои се платени. Прикажи ги и завршените ги враќа и старите договори.

Правила

• Договорот ги опфаќа само задолжувањата чиј рок веќе поминал; новите месечни сметки се плаќаат редовно, покрај ратите.
• Уплатите се внесуваат како и секогаш (Приливи, извод, картичка) — тие ги затвораат задолжувањата од договорот и ратите се означуваат платени сами.
• Последната рата ја зема разликата од заокружувањето. Рата со рок 31-ви во краток месец паѓа на последниот ден од месецот.
• Станот може да има само еден активен договор. Првата рата не може да е во минатото.
• Раскинат: ако должникот задоцни повеќе од една цела рата (по 10 дена толеранција од рокот), договорот се раскинува сам, а долгот повторно влегува во опомените. Станарот гледа дека договорот е раскинат.
• Исплатен: кога е платено сè, договорот се затвора сам.
• Откажи договор (иконата во редот) — долгот веднаш повторно влегува во опомените.

Совет: договорите за рати влегуваат и во пакетот за предавање на зградата (4.11).

4.17 Плати преку линк

Кој: Станарите (и секој што ја има сметката на станот) — без најава

Половина станари ретко ја отвораат апликацијата. Затоа сметката и опомената носат копче што води директно до страница за плаќање, без лозинка.

Каде се појавува копчето

• Во писмото со месечната сметка (за становите што ја примаат По е-пошта, 4.6) — копчето Плати {износ} МКД, кога има што да се плати.
• Во известувањето за опомена — во апликацијата и по е-пошта.

Од Ваша страна нема што да се вклучува — можноста е вклучена за сите згради. Потребно е само во Подесувања да е внесена сметката на зградата.

Што гледа станарот на страницата

• зградата, адресата и шифрата на станот — без имиња и контакти;
• неплатените задолжувања со рокот; може да одштиклира што не плаќа сега, а За плаќање се пресметува;
• Плати со картичка — ако е вклучено плаќање со картичка;
• Или со уплатница / е-банкарство — Примач, Сметка, Резервен фонд, Банка, Повикување на број.

Платеното со картичка само се внесува во Приливи и ги затвора избраните задолжувања; целиот стан добива известување „Плаќањето е успешно“. Ако обидот не успее, ништо не е наплатено.

Правила

• Линкот важи 60 дена. Истечен линк покажува „Линкот не важи“ и води до најавата.
• Кој го има линкот може само да ги види отворените задолжувања на тој стан и да плати — исто што пишува на хартиената уплатница.

4.18 Согласности

Каде: Финансии → Согласности · Кој: Управител; станарите одговараат во своето мени Согласности

Регистар на согласностите по стан: видеонадзор, објава на фотографии, споделување контакти. За видеонадзор во станбена зграда потребна е согласност од најмалку 70 % од сопствениците.

Нова тема

1. Кликнете Нова тема.
2. Вид: Видеонадзор, Објава на фотографии, Споделување контакти или Друго.
3. Наслов (на пр. „Камера во влезот и во гаражата“) и Опис — што се снима, каде, колку долго се чуваат снимките и кој има пристап.
4. Праг (% од становите) — за видеонадзор е понуден 70; 0 = поединечна согласност, без праг.
5. Кликнете Испрати до станарите — сите добиваат известување „Потребна е ваша согласност“.

Следење: картичката на темата покажува „N од M станови се согласни (…%) · K не“ и дали прагот е достигнат („Прагот од 70% е достигнат.“ или „Потребни се 70% — недостигаат N станови.“). Се бројат становите и деловните простори.

По станови — за секој стан: одговорот (Да, Не, Без одговор), кој и кога одговорил. Согласност дадена на хартија ја внесувате во колоната Од хартија (Да / Не); таа се означува како „хартија“.

Затвори ја темата — станарите повеќе не можат да одговараат во апликацијата.

Правила

• Одговорот е по стан. Станарот може да го смени или повлече додека темата е отворена.
• Согласностите на станарот влегуваат во неговиот извоз на лични податоци (4.12).