4. Finansije, računovodstvo i pravne obaveze

← Sadržaj

Ovaj deo je za upravnika i računovođu. Ekrani se nalaze u meniju Finansije. Ako se neki ekran ne vidi, modul nije uključen za zgradu — to je označeno uz svaki ekran.

4.0 Osnovna pravila koja važe svuda

• Uplata prvo zatvara najstarije dugove — potvrđena uplata se sama raspoređuje na najstarija otvorena zaduženja, po roku plaćanja.
• Preplata ostaje kao kredit i sama se troši pri sledećem zaduženju.
• Delimična uplata — zaduženje dobija status „Delimično“ sa tačnim ostatkom.
• Zaduženja i uplate se ne brišu, već storniraju. „Obriši“ ostavlja zapis kao „Poništeno“; raspoređeni novac se oslobađa i ide na ostale dugove domaćinstva.
• Zatvoreni period je zaključan — u njemu i pre njega ne može da se dodaje, menja ili briše ništa. Greška se ispravlja novim zapisom u otvorenom mesecu.
• Dva fonda — redovno održavanje i rezervni fond vode se odvojeno. Uz poseban račun za fond, uplate na njega zatvaraju samo dugove prema fondu.

4.1 Zaduženja

Gde: Finansije → Zaduženja

Kartice Ukupno zaduženo, Naplaćeno, Preostaje; filteri po periodu, vrsti („Mesečna naknada“, „Rezervni fond“, „Dodatno“, „Zatezna kamata“, „Komunalije“…) i statusu („Neplaćeno“, „Delimično plaćeno“, „Plaćeno“, „Kasni“).

Generisanje mesečnih računa

1. Kliknite Generiši mesečne.
2. Izaberite Period i kliknite Generiši.

Stvaraju se mesečna naknada i rezervni fond za svako naseljeno domaćinstvo; već zadužena i prazna se preskaču (bezbedno je kliknuti više puta); preplate se raspoređuju; svaki stanar dobija obaveštenje sa iznosom i rokom. Rok je Podešavanja → Dan dospeća. Stanovi koji račun primaju imejlom ili na papiru odmah se stavljaju u red za pismo, odnosno za štampanje (4.6).

Ako zgrada koristi Stavke računa (4.5), mesečna naknada se zamenjuje stavkama.

Pojedinačno zaduženje: Novo zaduženje → Domaćinstvo, Vrsta zaduženja, Period, Opis, Iznos (MKD), Rok plaćanja → Zaduži. Ne mogu dva zaduženja iste vrste za isti period i domaćinstvo.

Meni ⋮ po redu: Evidentiraj uplatu (direktno na ovo zaduženje), Izmeni (opis, iznos, rok; „Poništeno“ ga stornira; statuse plaćeno/delimično izračunava sistem), Obriši (storno).

Zatezna kamata

1. Postavite stopu u Podešavanja → Zatezna kamata (% mesečno).
2. Kliknite Zatezna kamata, izaberite Period knjiženja, kliknite Knjiži kamatu.

Obračunava se na neplaćeno, za svaki započeti mesec kašnjenja; ne na kamatu; iznosi ispod 10 MKD se preskaču; ne dva puta za isti period. Obaveštenje dobijaju samo zaduženi. Kamata se nikada ne knjiži sama.

Zatvaranje perioda

1. Kliknite Zatvori period (prikazano je do kog meseca je zatvoreno).
2. Unesite Zatvori zaključno sa (GGGG-MM) (ponuđen je prošli mesec).
3. Kliknite Zatvori period.

Tekući mesec ne može da se zatvori. Sa ovog ekrana nema povratka — u slučaju greške obratite se administratoru platforme.

Izvezi — CSV.

Savet: zatvorite mesec pošto unesete izvod i proverite naplatu.

4.2 Prilivi (uplate)

Gde: Finansije → Prilivi

Kartice Potvrđene uplate, Čekaju potvrdu, Broj zapisa; filteri status, način, Od datuma / Do datuma.

Nova uplata → Sačuvaj:

• Domaćinstvo (sa dugom), Iznos (MKD), Datum uplate
• Način plaćanja: Gotovina, Banka, Kartica, Onlajn, Drugo
• Status: Potvrđena, U postupku, Odbijena — samo potvrđena se raspoređuje
• Fond: Najstariji dugovi prvi, Redovno održavanje (sve osim rezervnog fonda), Rezervni fond (samo fond)
• Referenca / broj izvoda, Napomena

Sistem javlja da li je uplata u potpunosti raspoređena ili kolika je preplata ostala.

Meni po uplati: Detalji i raspodela, Potvrdi uplatu / Odbij (npr. uplata koju je stanar prijavio), Obriši (storno — pokrivena zaduženja ponovo postaju otvorena).

Pravilo: uplata pripada mesecu kada je novac legao; uplata sa datumom u zatvorenom mesecu ne prihvata se.

4.3 Odlivi (troškovi)

Gde: Finansije → Odlivi

Kartice Ukupno troškova (sa „od toga PDV …“ ako troškovi imaju PDV), Iz rezervnog fonda, Planirani; Raspodela po kategorijama; filteri po kategoriji, izvoru i datumu.

Novi trošak → Naziv troška, Iznos (MKD), Datum, Kategorija, Izvođač / serviser, Izvor sredstava (Tekuća sredstva / Rezervni fond), Rad iz plana održavanja (ako je modul uključen), Status (Planiran / Plaćen), Broj fakture, PDV u iznosu, Opis → Dodaj.

PDV u iznosu — Bez PDV / nije navedeno, Sa PDV 18%, Sa PDV 10% ili Sa PDV 5%. Iznos koji unosite je uvek ukupan, sa PDV (npr. računi EVN su sa PDV 18%); sistem samo izdvaja PDV u zbiru.

Pravila

• Plaćen trošak iz rezervnog fonda ne sme da premaši saldo — sistem kaže koliko ima na raspolaganju.
• Rezervni fond se troši samo za radove iz plana i za nužne radove (član 47).
• Trošak u zatvorenom mesecu ne unosi se, ne menja niti briše.
• Brisanje troška je trajno (ovde nema storna).
• Ako je kategorija troška povezana sa stavkom „iz unesenih troškova (faktura)“, trošak sam ulazi u sledeći mesečni račun — vidi 4.5. Za jednokratnu podelu među stanovima koristite Vanredni troškovi.

Kategorije — dodavanje (ime i boja) i brisanje; troškovi iz obrisane kategorije postaju „Nekategorizovano“.

Skeniraj fakturu

Umesto da prepisujete fakturu, kliknite Skeniraj fakturu i izaberite fotografiju ili PDF (na telefonu može i da je slikate odmah). Otvara se forma Novi trošak, već popunjena — Vi proveravate i klikćete Dodaj. Faktura ostaje priložena uz trošak.

Šta se popunjava: iznos za plaćanje, PDV i njegova stopa, datum, broj fakture, dobavljač, naslov i kategorija prema vrsti (struja, voda, grejanje, lift, čišćenje, osiguranje…).

• Faktura se čita na našem serveru — ne šalje se spoljnoj usluzi i nema troška po skeniranju.
• Najtačnije je sa PDF-om koji je dobavljač poslao imejlom; fotografija neka bude oštra i ispravljena. Najviše 8 MB.
• Poruka nakon čitanja kaže koliko je sigurno: „Faktura je pročitana…“, „Deo fakture nije jasan — proverite svako polje.“ ili „Poznat dobavljač — popunjeno kao prošli put.“
• Program uči. Kada sačuvate trošak iz skenirane fakture, dobavljač se pamti za zgradu (kategorija, naslov, izvor, izvođač, stopa PDV). Njegova sledeća faktura popunjava se onako kako ste Vi ispravili.
• Ako dokument ne može da se pročita: „Ne mogu da pročitam fakturu iz ovog dokumenta. Popunite ručno.“

Ako je za Vašu firmu uključena i veštačka inteligencija za fakture, ona pomaže samo kada obično čitanje ne uspe ili nije sigurno. I tada je rezultat nacrt koji Vi proveravate.

Paketno čitanje faktura

Gde: Finansije → Odlivi → Više faktura · Ko: Upravnik

Za početak meseca, kada fakture za sve zgrade stižu odjednom.

1. Kliknite Više faktura i izaberite fajlove (najviše 40 odjednom).
2. Otvara se tabela Paketno čitanje faktura; fakture se čitaju jedna po jedna („Čita se…“).
3. Za svaki red proverite: Zgrada, Iznos i datum, Kategorija, i u Plaćanje i raspodela: Već plaćena (inače se trošak unosi kao „Planiran“) i da li iznos da se rasporedi na stanare (Ne raspoređuj, Rasporedi: po stanu, po m², po članovima).
4. Kliknite Sačuvaj označene. Svaki trošak ide u svoju zgradu.

Koja zgrada: program je sam nalazi — prema broju potrošača ili mernom mestu zapamćenom iz prethodne fakture, ili prema adresi zgrade u tekstu (ulica i broj). Bira se samo među zgradama koje Vi vodite u firmi. Ako je ne prepozna: „Zgrada nije prepoznata — izaberite je.“ Kada promenite zgradu, faktura se čita iznova za nju (njene kategorije i zapamćeni dobavljači).

Dvostruke fakture se odštikliraju same i označene su:

• „Već uneta: …“ — faktura sa istim brojem već postoji u toj zgradi;
• „Ista faktura je dva puta u ovoj seriji.“ — npr. PDF i fotografija iste fakture.

Raspodela stanarima stvara vanredni trošak za tekući mesec, podeljen prema izabranom među sve stanove i poslovne prostore (bez izuzetaka — ako neki stan ne plaća, umesto toga unesite vanredni trošak ručno). Ne nudi se ako kategorija već ulazi u mesečni račun — tada piše „Ulazi u mesečni račun preko „…“.“, da stanari ne bi platili dvaput.

Savet: na mobilnoj aplikaciji isto radite sa više fotografija iz galerije; raspodela stanarima i promena kategorije su na vebu.

4.4 Izveštaji

Gde: Finansije → Izveštaji

Za izabrani opseg „od … do“: Ukupni prilivi, Ukupni odlivi, Neto rezultat, Rezervni fond; grafik za 6 meseci; naplata za mesec; troškovi po kategorijama; prilivi po načinu plaćanja; „Zaduženo i naplaćeno po periodu“; Dužnici (dug, najstariji dug, dana kašnjenja — Izvezi spisak). Štampaj štampa izveštaj.

Savet: spisak dužnika je polazna tačka za opomene i pozive u Zakonska dokumenta.

4.5 Stavke računa

Gde: Finansije → Stavke računa · Modul: Stavke računa

Mesečni račun se sastoji od više stavki (održavanje, struja, lift, garaža…), svaka sa svojim pravilom. Bez stavki, zgrada se zadužuje mesečnom naknadom.

Jezičak „Stavke“ — Nova stavka → Sačuvaj:

• Ime (može iz šifarnika firme)
• Vrsta: Fiksna — svaki plaća određeni iznos (Cena je po stanu, po m² ili po članu) ili Zajednička — iznos iz fakture se deli (Deli se jednako, po m² ili po članovima)
• Kod zajedničkih, Iznos svakog meseca: „unosim pri izdavanju“, „isti iznos svakog meseca“ ili „iz unesenih troškova (faktura)“ (sa Kategorija troškova)
• Koji prostori učestvuju, Prazni stanovi takođe plaćaju, Iznos uključuje PDV 18% (PDV se prikazuje posebno), Aktivna

Stanovi uz stavku — izuzeci: Standardno, Oslobođen, Fiksan iznos, Koeficijent (npr. 0,5 = polovina).

Zaokruživanje zajedničkih troškova: na dve decimale; na dinar sa izravnavanjem na jednom stanu (zbir je tačno koliko i faktura); na dinar bez izravnavanja.

Stavka sa izdatim računima ne briše se, samo se isključuje.

Jezičak „Mesec: iznosi i izdavanje“

1. Izaberite Mesec.
2. Za svaku zajedničku stavku: Iznos, br. fakture, Datum fakture (idu na račun, kako traži Uputstvo RKD). Prazan iznos = stalni ili zbir iz kategorije.
3. Sačuvaj iznose i obračunaj → Pregled pre izdavanja po stanu.
4. Izdaj račune za {месец} i potvrdite.

Izdate stavke se ne dupliraju; u zatvorenom mesecu iznosi se ne menjaju.

Stavka „iz unesenih troškova (faktura)“ — svaka faktura se naplaćuje jednom

• U račun za mesec ulaze svi troškovi iz izabrane kategorije koji još nisu naplaćeni preko računa, sa datumom do kraja tog meseca.
• Uzimaju se najviše tri meseca unazad (taj mesec i dva pre njega). Starija faktura ne ulazi sama — ako treba, naplatite je kao vanredni trošak.
• Sa izdavanjem, troškovi se vezuju za taj račun. Faktura koja stigne posle izdavanja ide u sledeći račun — ništa se ne gubi i ništa se ne naplaćuje dvaput.
• Ako stornirate sva zaduženja iz te stavke za mesec, njeni troškovi se oslobađaju i ulaze pri ponovnom izdavanju.
• Na računu se navode brojevi faktura koje se naplaćuju.

Firma sa više zgrada priprema stavke jednom u Šablonima za račun.

4.6 Mesečni računi (štampanje i uplatnica)

Gde: Finansije → Mesečni računi · Modul: Mesečni računi

1. Izaberite Mesec (po potrebi pretražite stan ili vlasnika).
2. Štampaj sve (n) ili Račun za jedan stan — otvara se prozor za štampanje ili PDF.

Račun je u tri dela (Uputstvo RKD): I. Redovno održavanje (svaki trošak sa brojem fakture, ukupno za zgradu, podela, iznos za stan, PDV), II. Rezervni fond, III. Zaostali dug (odvojeno po fondu, plus stanje rezervnog fonda zgrade). Na dnu: ZA PLAĆANJE, rok i uplatnica; uz poseban račun za fond — dve uplatnice. Stanari vide isti račun u svom panelu.

Gore su zbirovi Za ovaj mesec, Prethodni dug, Za plaćanje. Vanredni troškovi izlaze na račun kao jednokratna stavka, sa brojem fakture.

Kako stan prima račun

Svaki stan ima način prijema — kolona Prijem:

• U aplikaciji — račun se vidi i plaća u aplikaciji, uz obaveštenje na telefonu; bez papira i bez pisama.
• Imejlom — ceo račun sa podacima za uplatu stiže u pismu (i nalazi se u aplikaciji).
• Na papiru — Vi ga štampate i ostavljate u poštanskom sandučetu.

Način bira stanar u Moji računi (6.3), ili Vi u njegovo ime (npr. stariji vlasnik koji je tražio papir telefonom): kliknite na oznaku u koloni Prijem, izaberite, po potrebi unesite Imejl za račun → Sačuvaj. Ako nije izabrano (oznaka sa „?“), stan sa korisnikom u aplikaciji smatra se „U aplikaciji“, a bez korisnika — „Na papiru“.

Isporuka

• Pri izdavanju, pisma i papiri se stavljaju u red sami. Ispod oznake vidi se stanje: „u redu“, „✓ poslat“, „nije stigao“ (npr. pogrešan imejl), „za raznošenje“, „✓ odnet“.
• Pošalji imejlom — stavlja u red pisma koja još nisu poslata (jedno pismo po stanu i mesecu, nikada dvaput).
• Filter Na papiru → Štampaj sve štampa samo papirne; nakon raznošenja kliknite Označi kao odneto.
• Ko je izabrao aplikaciju ili imejl ne dobija ni kratko pismo „izdat je račun“.

e-Faktura (UBL)

Ako je za Vašu firmu uključena e-Faktura (zasad samo za probu, dok Uprava javnih prihoda ne objavi konačnu specifikaciju), u Mesečni računi vidi se i dugme e-Faktura (UBL). Ono preuzima račune za izabrani mesec kao elektronske fakture u jednoj arhivi — za računovođu ili za poslovne prostore koji traže elektronsku fakturu. Prodavac je zgrada (poreski broj i račun iz Podešavanja), kupac je vlasnik; stari dug je u napomeni, ne u iznosu.

Pravila i saveti

• Unesite Račun za redovno održavanje (IBAN) i Račun za rezervni fond (IBAN) u Podešavanjima (može i stari 15-cifreni račun). Od 1.11.2026 banka može da odbije nalog bez važećeg IBAN-a; bez računa, ekran upozorava.
• Na računu piše da stanar navede broj računa u opisu plaćanja — tako se uplata iz izvoda sama povezuje.
• Ako pregledač blokira prozor, dozvolite iskačuće prozore.

4.7 Rezervni fond po pravilniku

Gde: Finansije → Rezervni fond · Modul: Rezervni fond po pravilniku

Najniži iznos fonda prema Pravilniku (Sl. vesnik 36/2011): m² × bod prema starosti × koeficijent prema konstrukciji.

1. Podaci o zgradi: Godina izgradnje (upotrebna dozvola), Konstrukcija (od „Čelična ili armirano-betonska (1,2)“ do „Drvena ili montažna (0,8)“), Rekonstrukcija (Nema / Potpuna — računa se 5 godina stara / Delimična — 20 godina, sa godinom).
2. Sačuvaj → Minimum za {година} (starost, bod, koeficijent, minimum po m², primer za 60 m²).
3. Primeni minimum: … den. po m² — od sledećeg izdavanja fond je po m².

Pravila: vlasnici mogu da odluče viši, ali ne i niži iznos (čl. 9). Starost se određuje na početku godine.

Stanje fonda (prikupljeno, potrošeno, saldo); Po stanu — ispod minimuma i bez površine (filter „samo ispod minimuma“); spisak za šta sme da se troši fond (čl. 10).

4.8 Uvoz bankovnog izvoda

Gde: Finansije → Uvoz izvoda · Modul: Uvoz bankovnog izvoda

Tri koraka: izvod se čita, se uparuje, pa tek onda se knjiži.

1. Unesi izvod → Fajl sa izvodom (MT940 .sta/.txt ili CSV) ili nalepite sadržaj → Pročitaj.
2. Pregled: Prilivi, Uparene, Neuparene, Knjižene, saldo.
3. Predlog-domaćinstvo po sigurnosti: referenca iz onlajn plaćanja ili broj računa u opisu → šifra stana → ime nalogodavca, samo ako odgovara jednom domaćinstvu (inače „izaberite ručno“).
4. Neuparene dodelite ručno; ako nije uplata stanara — Nije uplata domaćinstva.
5. Knjiži N uparenih — raspodela kao kod ručne uplate. Stanar dobija obaveštenje „Evidentirana uplata“, isto kao kada je uplata uneta ručno.

Pravila

• Isti izvod unet dvaput ne stvara dvostruke uplate.
• Može da se knjiži po delovima.
• Izvod sa računa rezervnog fonda ide samo u fond.
• Odlivi iz izvoda samo se prikazuju.
• Odbaci uklanja samo neknjižene redove; knjižena uplata se stornira u Prilivi.

4.9 Zakonska dokumenta

Gde: Finansije → Zakonska dokumenta · Modul: Zakonska dokumenta

Dokumenta koja Zakon o stanovanju traži za neplaćene obaveze (kazna 500–1.000 evra za neizdavanje). Kartice: Dužnici bez poziva, Istekao rok, Pozivi u toku, Zahtevi za potvrdu.

Potvrda o neplaćenim obavezama (član 34)

Traži je vlasnik pri prodaji (bez nje prodaja staje kod notara). Zahtev od stanara stoji „Čeka izdavanje“ → otvorite → Izdaj. Samostalno: Novi dokument → Vrsta: Potvrda o neplaćenim obavezama → Jedinica, Namena, Napomena → Izdaj.

Pismeni poziv pre prinudne naplate (član 47)

1. Novi dokument → Pismeni poziv pre prinudne naplate → Izdaj.
2. Po uručenju: Upiši uručenje → Dan prijema, Kako je uručen. Rok od 30 dana teče od prijema.
3. Po isteku: Pokreni postupak → Pred (Notar — notarski platni nalog / Sud), Arhivski broj zahteva, Datum podnošenja → Evidentiraj. Obavestite i inspektora za stanovanje opštine.
4. Paket za notara — pregled duga i neplaćenih računa za štampanje.
5. Ako je plaćeno: Zatvori — plaćeno.

Pravila

• Stanje se zamrzava pri izdavanju; za novo stanje — novi dokument.
• Potvrda važi 30 dana od izdavanja.
• Poziv se ne izdaje za jedinicu bez duga; jedinica ima najviše jedan poziv u toku.
• Dan prijema nije u budućnosti niti pre izdavanja; postupak se ne pokreće pre isteka.
• Poništi — dok je „Čeka izdavanje“, „Izdat“ ili „Uručen“; ostaje u arhivi.
• Svaki dokument ima broj (POT-…, POV-…) i kod za proveru verodostojnosti (bez O/0, I/1). Provera traži i broj i kod i ne otkriva ko živi u stanu.

Opomene (član 28)

Opomene pokazuje koji stanovi nisu platili dve uzastopne ili ukupno tri računa. Odštiklirajte one koje ne želite → Pošalji i odštampaj (u aplikaciji, imejlom, i pisma za štampanje). Bez naknade; isti stan se ne opominje ponovo za iste mesece; najviše 1.000 odjednom.

• Dug za koji teče ugovor o plaćanju na rate ne opominje se, dok dužnik plaća rate.
• Obaveštenje o opomeni vodi direktno na stranicu za plaćanje bez prijave (Plati preko linka).

Prinudna naplata

Prinudna naplata — spisak vlasnika u postupku (arhivski broj, datum, stan, iznos, kontakt). Ulazi u finansijske izveštaje (Pravilnik RKD 01-609/1).

Mesečni obračun (član 33)

Mesečni obračun → Jedinica, Period → Prikaži → Štampaj. Obaveze stana, svaki trošak cele zgrade odvojeno, stanje rezervnog fonda, naplata i dug zgrade.

4.10 Računovodstvo

Gde: Finansije → Računovodstvo (kod firme — u meniju Firma) · Modul: Računovodstvo

Knjige se vode u programu računovođe; ova stranica priprema podatke sa njegovim kontima.

Nalog za knjiženje: Od / Do (prošli mesec), kod firme Zgrade → Prikaži → Zbir po kontu → CSV, XML, Excel ili Štampaj / PDF. „N stavki nema konto“ = dopunite mapiranje.

Plan konta: Gotov plan (NO, 117/05) (po izboru Prepiši i postojeća mapiranja) ili Uvezi iz tabele (kolone „šifra“ i „naziv“; .xlsx ili CSV).

Mapiranje: za Zaduženja, Uplate, Troškove i Plaćanje troškova — konto Duguje i Potražuje → Sačuvaj mapiranje.

Uvoz troškova iz programa računovođe: Izaberi tabelu → povežite kolone (šifra zgrade, datum, iznos, opis, broj dokumenta, dobavljač, kategorija, konto) → Proveri tabelu → Uvezi. Dokument sa istim brojem ne unosi se dvaput.

Godišnji račun (nacrt): u zgradi, Godina → Prikaži — bilans stanja, bilans prihoda i rashoda, predlog rasporeda viška, bruto bilans.

• Zaduženo, a nenaplaćeno do kraja godine, postaje prihod kada se naplati.
• Nacrt nema amortizaciju, plate niti stavke unete samo kod računovođe; potpisuje ga registrovani računovođa. Rok do UJP i Centralnog registra: kraj februara.

4.11 Upravljanje i nadzor

Gde: Finansije → Upravljanje i nadzor · Modul: Upravljanje i nadzor

Prvi ekran odgovara na četiri zakonska pitanja: Licenca upravnika (za zajednicu vlasnika — „ne traži se“), Ugovor o upravljanju (koliko dana važi), Nadzorni odbor (konstituisan?), Godišnji izveštaj (podnet?).

Ugovori: Novi ugovor → Vrsta (Ugovor o upravljanju / Ugovor sa trećim licem), Ugovorna strana, Predmet ugovora, Početak, Kraj, Mesečni iznos, Otkazni rok (dana), Poreski broj; Odluka skupštine (Odluka doneta dana, Ovlašćeni predstavnik, Glasali „za“ (jedinice), Ukupno jedinica); Prikupljanje ponuda (Traži ponude, Prikupljene ponude); Vidljiv stanarima, Napomena → Sačuvaj.

• Ugovor o upravljanju važi najviše dve godine; zgrada ima jedan aktivan.
• Ugovor sa manje ponuda od traženih označava se odmah.
• Stanari vide ugovore sa trećim licima označene kao vidljive.

Raskid i primopredaja (član 30): Raskini → Raskinut dana, Razlog. Koraci: završni izveštaj, prenos sredstava u roku od osam dana, predata dokumenta, obavešteni izvođači — svaki se zatvara sa Završi i datumom. Obriši briše bez traga — za ugovor koji je važio bolje raskinite.

Paket za predaju (dugme gore na ekranu; isto je i u Podešavanja → Predaja zgrade) — preuzima sve podatke zgrade u jednoj arhivi za novog upravnika: zgradu, stanove i vlasnike, stanare sa kontaktima, otvorene dugove, uplate i troškove za poslednjih 24 meseca, ugovore, ugovore o ratama i dokumenta. Tabele se otvaraju u Excel-u, a mogu i da se unesu u drugi program ili nazad preko Uvoz iz tabele.

• Paket preuzima samo vlasnik firme ili član tima sa pristupom svemu (kod tima zgrade — samo upravnik), jer nosi lične podatke svih stanara. Svako preuzimanje se beleži.
• Sredstva zakon traži da se prenesu u roku od osam dana — paket je za podatke, novac prenosite Vi.

Nadzorni odbor: Novi član → Ime i prezime, Uloga, Izabran dana, Mandat do, Telefon → Dodaj. 3–7 članova i jedan predsednik (osmi se odbija); ispod tri — „još nije konstituisan“. Razreši — ostaje u istoriji.

Godišnji izveštaj (član 31): Godišnji izveštaj → godina → Štampaj. Sam prikuplja finansije, fond, dug, prijave, sednice i ugovore, sa poređenjem sa prethodnom godinom.

Finansijski izveštaj: Godišnji, Mesečni ili Završni — pri prestanku ugovora → Sastavi (Pravilnik RKD 01-609/1, sa prinudnom naplatom).

4.12 Lični podaci (ZZLP)

Gde: Finansije → Lični podaci · Modul: Lični podaci · kazna do 4 % godišnjeg prihoda

Zahtevi subjekata — stanar podnosi iz svog panela; ako je dato na drugi način: Zavedi zahtev → Vrsta zahteva (Pristup, Ispravka, Brisanje, Ograničenje, Prenosivost, Prigovor), Ime i prezime subjekta, Imejl, Dan prijema, Šta subjekt traži → Evidentiraj.

• Rok je jedan kalendarski mesec od prijema (primljeno 31. januara → dospeva 28. februara).
• Produži — još dva meseca, samo ako je subjekt obavešten u prvom mesecu i sa razlogom (Dan obaveštavanja subjekta, Razlog). Po isteku se odbija.
• Zatvori — Šta je preduzeto i Datum (dokaz za rok). Odbij — razlog je obavezan.

Izvoz i brisanje (samo za zahtev povezan sa profilom stanara):

• Izvoz — pregled za štampanje i Prikaži JSON (mašinski čitljiv format).
• Brisanje — prvo se prikazuje šta se briše, šta se otkači od čoveka i šta ostaje, i zašto. Računovodstveni zapisi i otvoreni dug ostaju u knjigama, ali više ne pokazuju na čoveka (anonimizacija). Prikazuju se i neočigledne posledice (npr. brisanje glasova menja rezultate). Potvrda: tačno ime subjekta → Obriši nepovratno.

Narušavanja bezbednosti: Zavedi → Šta se dogodilo, Kada ste saznali, Rizik za subjekte, Broj pogođenih lica, Opis, Preduzete mere. Potom Prijavi → Kada je prijavljeno, Subjekti obavešteni dana. Rok 72 sata od saznanja; po roku se traži Razlog za kašnjenje.

Evidencija obrade (član 34) — ne popunjava se ručno; sastavlja se iz modula koje zgrada koristi i štampa se za Agenciju.

4.13 Plan održavanja

Gde: Zajednica → Plan održavanja · Modul: Plan održavanja

Plan za jednu do pet godina koji donosi skupština (član 12).

1. Novi plan → Naslov, Od godine, Do godine, Napomena → Napravi nacrt.
2. U svakoj godini Rad → Vrsta, Izvor sredstava (Rezervni fond, Fond za održavanje, Dodatna uplata, Drugo), Kvartal (dinamika), Procena (den.).
3. Odštampaj za skupštinu.
4. Posle skupštine: Donet na skupštini → Datum skupštine, Broj zapisnika / odluke, Površina vlasnika „za“ (m²), Ukupna površina (m²). Donet je ako je „za“ više od polovine površine. Stanari dobijaju obaveštenje.

Pokrivenost iz rezervnog fonda — godina po godina da li fond stiže i koliko mesečno nedostaje. U Odlivi izaberite rad iz plana da bi se potrošeno videlo pored procene. Donet plan se ne briše; Novi plan iz ovog prenosi nezavršene radove.

4.14 Starije godine

Zatvorene stare godine čuvaju se u arhivi. U kartonu domaćinstva (i kod stanara u „Moji računi“) vide se u delu Starije godine.

4.15 Vanredni troškovi

Gde: Finansije → Vanredni troškovi · Ko: Upravnik

Jednokratan trošak van redovnog računa — popravka krova, nova ulazna vrata, sanacija — podeljen među stanove: sve ili samo izabrane.

Novi vanredni trošak

1. Kliknite Novi vanredni trošak.
2. Unesite Opis (npr. „Popravka krova“).
3. Izaberite kako se obračunava:
   • Ukupan iznos — deli se među stanove; u Podela izaberite jednako po stanu, po m² ili po članovima;
   • Iznos po stanu — svaki plaća isto (ili isto po m² / po članu, prema Podela).
4. Vrste prostora koji plaćaju (Stan, Poslovni prostor, Garaža, Podrum — standardno stanovi i poslovni prostori) i Plaćaju i prazni stanovi.
5. Na računu za (mesec), Rok plaćanja, Broj fakture, Datum fakture.
6. Desno, u Ko plaća, odštiklirajte stanove koji su izuzeti (npr. prizemlje za popravku lifta). Svi / Nijedan štikliraju ili odštikliraju sve.
7. Pre izdavanja odmah vidite koliko plaća svaki stan, „Plaćaju N od M“ i Ukupno, sa upozorenjima (npr. stanovi bez unete površine pri podeli po m²).
8. Kliknite Izdaj zaduženja i potvrdite.

Zaduženja se stvaraju odmah, svaki stan dobija obaveštenje, a trošak izlazi na mesečni račun kao jednokratna stavka sa brojem fakture.

Spisak: trošak, mesec, podela, broj stanova (i koliko je izuzeto), Zaduženo, Plaćeno, rok. Detalji pokazuje koji stanovi su izuzeti i stanje po stanu.

Poništi — zaduženja se storniraju kod svih stanova; ako je neko već platio, uplata mu ostaje kao preplata.

Pravila

• Mora da plaća bar jedan stan: „Nijedan stan ne plaća — proverite izuzete i vrste prostora.“
• Vanredni trošak u zatvorenom mesecu ne izdaje se niti poništava.

4.16 Plaćanje na rate

Gde: Finansije → Plaćanje na rate · Ko: Upravnik (i član tima sa pristupom finansijama ili pravnim poslovima)

Ugovor sa dužnikom: stari dug se deli na jednake mesečne rate. Dok se rate plaćaju, opomena za taj dug se ne šalje — bolje je od tužbe.

Novi ugovor

1. Kliknite Novi ugovor (dugme je aktivno samo ako ima stanova sa dospelim dugom).
2. Izaberite Dužnik — odmah se vide neplaćena zaduženja i ukupan dug.
3. Unesite Broj rata (od 2 do 36) i Prva rata do (ponuđen je 15. sledećeg meseca); po želji Napomena (npr. „dogovoreno na sastanku 10.10.“).
4. Pregled pokazuje „Ukupno … u N rata po …“. Kliknite Zaključi ugovor.

Stanar dobija obaveštenje i ugovor vidi u Moji računi, sa sledećom ratom i rokom.

Praćenje: tabela pokazuje Dug, Plaćeno (koliko rata od koliko), Sledeća rata i Status: U roku, Kasni …, Isplaćen, Otkazan, Raskinut. Raspored pokazuje sve rate sa rokom i koje su plaćene. Prikaži i završene vraća i stare ugovore.

Pravila

• Ugovor obuhvata samo zaduženja čiji je rok već prošao; novi mesečni računi se plaćaju redovno, pored rata.
• Uplate se unose kao i uvek (Prilivi, izvod, kartica) — one zatvaraju zaduženja iz ugovora i rate se označavaju plaćenim same.
• Poslednja rata uzima razliku od zaokruživanja. Rata sa rokom 31. u kratkom mesecu pada na poslednji dan meseca.
• Stan može imati samo jedan aktivan ugovor. Prva rata ne može biti u prošlosti.
• Raskinut: ako dužnik zakasni više od jedne cele rate (posle 10 dana tolerancije od roka), ugovor se raskida sam, a dug ponovo ulazi u opomene. Stanar vidi da je ugovor raskinut.
• Isplaćen: kada je plaćeno sve, ugovor se zatvara sam.
• Otkaži sporazum (ikonica u redu) — dug odmah ponovo ulazi u opomene.

Savet: ugovori o ratama ulaze i u paket za predaju zgrade (4.11).

4.17 Plati preko linka

Ko: Stanari (i svaki ko ima račun stana) — bez prijave

Polovina stanara retko otvara aplikaciju. Zato račun i opomena nose dugme koje vodi direktno na stranicu za plaćanje, bez lozinke.

Gde se pojavljuje dugme

• U pismu sa mesečnim računom (za stanove koji ga primaju Imejlom, 4.6) — dugme Plati {износ} MKD, kada ima šta da se plati.
• U obaveštenju o opomeni — u aplikaciji i imejlom.

Sa Vaše strane nema šta da se uključuje — mogućnost je uključena za sve zgrade. Potrebno je samo da u Podešavanja bude unet račun zgrade.

Šta stanar vidi na stranici

• zgradu, adresu i šifru stana — bez imena i kontakata;
• neplaćena zaduženja sa rokom; može da odštiklira ono što sada ne plaća, a Za plaćanje se izračunava;
• Plati karticom — ako je uključeno plaćanje karticom;
• Ili uplatnicom / e-bankarstvom — Primalac, Račun, Rezervni fond, Banka, Poziv na broj.

Plaćeno karticom samo se unosi u Prilivi i zatvara izabrana zaduženja; ceo stan dobija obaveštenje „Plaćanje je uspešno“. Ako pokušaj ne uspe, ništa nije naplaćeno.

Pravila

• Link važi 60 dana. Istekao link pokazuje „Link ne važi“ i vodi na prijavu.
• Ko ima link može samo da vidi otvorena zaduženja tog stana i da plati — isto što piše na papirnoj uplatnici.

4.18 Saglasnosti

Gde: Finansije → Saglasnosti · Ko: Upravnik; stanari odgovaraju u svom meniju Saglasnosti

Registar saglasnosti po stanu: video-nadzor, objava fotografija, deljenje kontakata. Za video-nadzor u stambenoj zgradi potrebna je saglasnost najmanje 70 % vlasnika.

Nova tema

1. Kliknite Nova tema.
2. Vrsta: Video-nadzor, Objava fotografija, Deljenje kontakata ili Drugo.
3. Naslov (npr. „Kamera u ulazu i u garaži“) i Opis — šta se snima, gde, koliko dugo se čuvaju snimci i ko ima pristup.
4. Prag (% stanova) — za video-nadzor je ponuđeno 70; 0 = pojedinačna saglasnost, bez praga.
5. Kliknite Pošalji stanarima — svi dobijaju obaveštenje „Potrebna je Vaša saglasnost“.

Praćenje: kartica teme pokazuje „N od M stanova je saglasno (…%) · K ne“ i da li je prag dostignut („Prag od 70% je dostignut.“ ili „Potrebno je 70% — nedostaje N stanova.“). Broje se stanovi i poslovni prostori.

Po stanovima — za svaki stan: odgovor (Da, Ne, Bez odgovora), ko i kada je odgovorio. Saglasnost datu na papiru unosite u koloni Sa papira (Da / Ne); ona se označava kao „papir“.

Zatvori temu — stanari više ne mogu da odgovaraju u aplikaciji.

Pravila

• Odgovor je po stanu. Stanar može da ga promeni ili povuče dok je tema otvorena.
• Saglasnosti stanara ulaze u njegov izvoz ličnih podataka (4.12).