2. Супер-администрација (тим на платформата)

← Содржина

Кој: само тимот на платформата DomUpravitel (улога „Супер-админ“). Во менито се гледаат само ставките за кои членот има дозвола (2.8).

Основни поими: сметка на управител (заедница на станари или фирма) добива модули, квота на згради и единици и претплата. Управителот сам ги создава зградите до квотата и во секоја зграда вклучува дел од доделените модули. Без активна претплата ни управителот ни неговите станари не влегуваат.

2.1 Контролна табла

Каде: Мени → Контролна табла („Преглед на систем“)

• Картички: Управители (активни и во проба), Месечен приход (MRR) со годишна проценка, Ненаплатени фактури, Згради во системот (единици и станари).
• Предупредување кога претплатата доцни или е суспендирана — тие управители и нивните станари немаат пристап. Прегледај ги отвора.
• Раст на платформата, Управители по пакет (Уреди пакети), Неодамнешни управители (Види ги сите), Претплати што истекуваат во следните 30 дена.
• Брзи копчиња: Сите управители, Нов управител.

2.2 Управители (сметки)

Каде: Мени → Управители

Листата: пребарување по име, град, е-пошта или ЕДБ; филтри Сите видови (заедница/фирма) и Сите статуси (Пробна, Активна, Доцни, Суспендирана, Откажана). ДЕМО = демо сметка; покана чека = сопственикот уште не ја прифатил поканата.

Нов управител (податоците ги внесувате вие)

1. Кој е управителот: Име на управителот, Вид (кај заедница зградата се создава веднаш; фирмата ги додава сама), Град, ЕДБ / Даночен број, Телефон, Адреса.
2. Пристап на управителот: Име и презиме, Е-пошта. Лозинка (по избор) оставете празно — управителот добива покана (важи 7 дена). Лозинка внесувате само ако ја предавате лично. Ако човекот веќе има профил, сметката му се додава веднаш.
3. Претплата и квоти: Пакет (или „Без пакет (рачно доделување)“), Статус, Пробен период (дена), Максимум згради, Максимум единици (збирно за сите згради), модули. Со пакет и без штиклиран модул се доделуваат модулите од пакетот.
4. Кликнете Создади и покани.

Покани управител (поканетиот сам ги внесува податоците)

1. До кого: Е-пошта, Име (по избор), Лична порака (по избор).
2. Вид: заедница, фирма или Нека избере сам.
3. Пакет и проба.
4. Згради и единици: Максимум згради (кај заедница секогаш една), Максимум единици, по избор Нека сам внесе со колку згради управува (до максимумот).
5. Модули: со Нека сам избере тој бира меѓу штиклираните (или меѓу сите, ако ниеден не е штиклиран); без тоа ги добива точно штиклираните.
6. Кликнете Испрати покана. Линкот важи 14 дена.

Испратени покани: Чека, Прифатена, Истечена; Испрати нов линк, Откажи ја поканата. Прифатените стојат на листата една недела.

2.3 Детали за управител

Каде: клик на управител од листата

• Уреди — име, вид, ЕДБ, адреса, Статус на претплата, Претплатена до, Забелешка, Демо сметка.
• Претплата — Пакет, Наплата (Месечно/Годишно), Месеци (1–36), по избор Примени ги модулите и квотите од пакетот → Активирај. Фактурата се издава автоматски, со ДДВ според поставката (2.6), со рок за плаќање 15 дена. Сопственикот и управителите на фирмата веднаш добиваат известување во апликацијата и по е-пошта: „Нова фактура за претплата …“ со износот и рокот; фактурата и податоците за плаќање ги гледаат во Претплата. Ако фирмата претходно побарала продолжување или друг пакет, со активирањето барањето се смета за решено. Новиот период почнува денот по Претплатена до, и кога сметката е истечена: денот во месецот останува ист (ако месецот го нема — последниот ден, а следниот месец пак истиот), а периодите што цело поминале се прескокнуваат и не се наплаќаат. Сметка без Претплатена до почнува од денес.
• Погледни како фирмата — види Преглед од поддршката.
• Избриши — сметката оди во Корпа со сите згради; никој нема пристап, но податоците може да се вратат.
• Модули — што смее да користи (основните се секогаш вклучени) → Зачувај.
• Квота — Максимум згради, Максимум единици (празно = неограничено) → Зачувај квота.
• Корисници — Додај (име, е-пошта, телефон, Улога: Сопственик, Управител, Помошник, Сметководител; без лозинка → покана) или Отстрани. Сметката мора да има барем еден сопственик.
• Покани што чекаат, Згради на овој управител, Фактури за претплата (под износот — „од тоа ДДВ …“).
• Функции (бета) — види Прекинувачи за функции.
• Бришење на податоците (кога претплатата е истечена или сметката е во корпа): Крај на претплатата, Само за читање до, Закажано бришење, Пратени предупредувања. Копчиња: Одложи (за колку дена), Не бриши (никогаш автоматски, ниту од корпа) и Врати автоматско.

Правила за истечена сметка

• 90 дена по крајот сметката е само за читање; потоа ноќната задача ја брише засекогаш — најмногу 3 сметки за ноќ.
• 30, 7 и 1 ден пред бришењето предупредување добиваат сопственикот на фирмата и сите супер-админи.
• Пред секое бришење автоматски се прави резервна копија на базата (се чува во папката за копии пред бришење). Ако копијата не успее, ништо не се брише, добивате известување и се проба следната ноќ.
• Ако книгите на некоја зграда се затворени, сметката не може конечно да се избрише — останува во Корпа и добивате известување.
• Записите во Корпа се бришат засекогаш по 90 дена, со истите правила (копија пред бришење, Не бриши важи и тука).

Преглед од поддршката

Каде: детали за управител → Погледни како фирмата · Кој: супер-админ со дозвола за уредување сметки

Кога фирмата јавува „не ми се гледа…“, можете да ја видите апликацијата точно како нејзиниот сопственик, без да барате лозинка.

1. Кликнете Погледни како фирмата.
2. Потврдете со Погледни.
3. Се отвора апликацијата на фирмата. На врвот на секоја страница стои црвена лента: „Поддршка: гледате како … — само читање.“
4. Кога ќе завршите, кликнете Врати се во администрацијата во лентата.

Правила

• Само читање: секое зачувување, бришење или испраќање се одбива („Преглед од поддршката: само читање.“).
• Прегледот трае 30 минути и не се продолжува; по истекот сами се враќате во администрацијата.
• Се запишува во Дневник на активности, а сопственикот добива известување: „Поддршката ја прегледа вашата сметка“ — со вашето име и дека ништо не е променето.
• Прозорецот за прифаќање на условите не се појавува во прегледот.
• Ако фирмата нема ниту еден активен корисник: „Фирмата нема активен корисник.“

Прекинувачи за функции (Функции (бета))

Каде: детали за управител → делот Функции (бета) · Кој: супер-админ (за менување — дозвола за уредување сметки)

Модулите се она што фирмата го купила. Функциите се нешто друго: дали одредена можност воопшто е пуштена. Стабилните се вклучени за сите; новите или несигурните ги вклучувате прво само за една фирма, пред да се пуштат за сите.

Секоја функција има наслов, краток опис и ознака Вклучено / Исклучено. Во полето до неа изберете:

• Глобално (вклучено) или Глобално (исклучено) — фирмата го следи стандардот на платформата;
• Вклучено за фирмата — само за неа, иако за другите е исклучено;
• Исклучено за фирмата — само за неа, иако за другите е вклучено.

Промената се зачувува веднаш („Зачувано.“).

Правила

• Функциите со вештачка интелигенција работат само ако техничкиот тим поставил клуч на серверот. Без него стои предупредување и функцијата не работи, што и да изберете.
• Исклучена функција ја нема во менито на фирмата; ако некој ја отвори преку стар линк: „Оваа можност не е вклучена.“

2.4 Барања за профил

Каде: Мени → Барања за профил (бројот нови стои во менито; секое ново стигнува и како известување)

1. Отворете го барањето: контакт, побаран пакет и модули, порака.
2. Запишете Интерна забелешка.
3. Кликнете Означи контактиран, Одбиј или Одобри и создади сметка.
4. При одобрување: Пакет, Почеток (Пробен период или Веднаш активна претплата), Пробен период (дена), Максимум згради, Максимум единици, Модули (однапред штиклирани побараните).
5. Кликнете Создади сметка. Сопственикот добива покана; кај заедница се создава и зградата.

2.5 Станбени заедници

Каде: Мени → Станбени заедници

Листата: пребарување, филтри по статус и пакет, Извези; по зграда Детали, Уреди, Управител и претплата, Избриши.

Нова заедница

1. Основни податоци (име, адреса, град, општина, поштенски број, година на изградба, влезови, катови).
2. Контакт и банкарски податоци (е-пошта, телефон, ЕДБ, банка, IBAN за редовно одржување, IBAN за резервниот фонд).
3. Финансиски параметри — почетни износи за новите домаќинства: месечен надоместок, резервен фонд, Ден на достасување, Казнена камата (%).
4. Демо ознака: Според управителот, Демо, Не е демо.
5. Кому припаѓа зградата (задолжително) — до името пишува колку згради има и колку смее.
6. По избор Управител на зградата (празна лозинка се генерира и се прикажува еднаш).
7. Кликнете Креирај заедница.

Детали за зграда: бројки, податоци, локација, претплата; Управители (Додади со улога Управител, Претседател на куќен совет, Книговодител, Помошник; Отстрани); Модули на зградата; Станови (секој може во корпа — уплатите и задолжувањата остануваат во книгите; при неплатен долг излегува предупредување).

2.6 Пакети

Каде: Мени → Пакети („Претплатнички пакети“)

Полиња: Име на пакет, Шифра (мала латиница), Краток опис, Цена месечно (МКД), Цена годишно (МКД) (се прикажува заштедата), Максимум згради, Максимум единици, Наменет за (Сите, Заедници на станари, Фирми управители), Редослед на приказ, Активен пакет, Што вклучува (ставка по ред), Модули во пакетот → Креирај / Зачувај.

Цените и модулите од пакетите автоматски се прикажуваат на јавната страница. Под цената на секој пакет пишува „со ДДВ 18%“ или „+ ДДВ 18%“ (според поставката подолу).

Правило: пакет се брише само ако ниедна сметка не го користи.

ДДВ и податоци на фирмата

Каде: Мени → Пакети → ДДВ и податоци на фирмата · Кој: супер-админ (за зачувување — дозвола за фактури и наплата)

Поставки за целата платформа: како се пресметува ДДВ на претплатите и кои податоци за DomUpravitel се појавуваат во документите.

ДДВ на цените на пакетите

• Стапка на ДДВ (%) — од 0 до 30. Стапка 0 значи дека не сте обврзник за ДДВ: на сајтот и на фактурите нема ДДВ.
• Цените на пакетите се со вклучен ДДВ — штиклирано: цената од пакетот е конечна и ДДВ-то е дел од неа. Нештиклирано: цените се без ДДВ и фактурата е цена + ДДВ.

Податоци на фирмата — Назив (задолжително), ЕДБ, Жиро сметка, Адреса, Град, Е-пошта, Телефон. Се појавуваат во Политиката за приватност, Условите за користење и на фактурите за претплата (и на страницата Претплата кај фирмите, како податоци за плаќање). Празно поле не се прикажува никаде.

Кликнете Зачувај („Поставките се зачувани.“).

Совет: сменетата стапка важи за новите фактури; веќе издадените не се менуваат.

2.7 Фактури

Каде: Мени → Фактури („Фактури за претплата“)

Се создаваат автоматски при активирање претплата. Филтри Сите, Испратени, Доцнат, Платени; збир наплатено/ненаплатено. Под износот на секоја фактура со ДДВ пишува „од тоа ДДВ …“. Кога ќе стигне уплата — Означи платена. Извези.

Плаќањето не го менува рокот на претплатата. Ако сметката и по плаќањето е истечена, а фактурата е за последниот период, следната фактура се издава сама: истиот пакет и наплата, истиот ден во месецот, без промена на квотите и модулите. Плаќање на постара фактура додека поновата чека не издава ништо. Ако издавањето не успее, фактурата останува платена, а вие добивате известување „Следната фактура не е издадена: …“; издадете ја од сметката со Претплата → Активирај.

Потсетници и известувања за претплатата

Секоја ноќ платформата сама ја проверува претплатата на секоја фирма (без демо сметките):

Правила

• Секој потсетник се праќа само еднаш. Ако го продолжите истекот, новиот датум носи нови потсетници.
• Фактура по рокот добива статус Доцнат, а претплатата на фирмата Доцни. Пристапот останува до датумот на истек; суспендирањето го правите вие, рачно.
• Кога фирмата од својата страница Претплата ќе побара продолжување или друг пакет, добивате известување „Барање за претплата: …“ со пакетот и начинот на наплата. Клик ја отвора сметката; со Претплата → Активирај барањето е решено.

Совет: супер-админот добива и известување „Барање за бришење на профил“ кога корисник без ниту една зграда ќе побара бришење (1.6); барањето го решавате од Корисници.

2.8 Корисници и дозволи

Каде: Мени → Корисници

• Сите налози (администратори, управители, станари); пребарување, филтер Сите улоги, Извези.
• Уредување: име, телефон, Улога, Статус (Активен, Поканет, Суспендиран), Нова лозинка (празно = без промена), Премести во корпа.
• Нов член на тимот: име, е-пошта, лозинка (празна се генерира и се прикажува еднаш). Под Дозволи: Полн пристап или поединечни — преглед, создавање, уредување и бришење сметки, модули, квоти, згради, пакети, фактури и наплата, корисници, доделување дозволи, барања, дневник.
• Со дозволата за преглед на сметки членот ги гледа и Користење (2.11) и Корпа; со уредување сметки — може и Погледни како фирмата и прекинувачите за функции; со фактури и наплата — ги менува ДДВ и податоци на фирмата.
• Отклучи ја најавата (во прозорецот за уредување): по пет погрешни лозинки најавата се заклучува привремено. Ако некој намерно ја заклучил туѓата сметка, ова ги брише неуспешните обиди и човекот веднаш може да се најави. Пораката кажува дали сметката била заклучена.

Правило: никој не си ги менува сопствените дозволи ниту улога.

2.9 Дневник на активности

Каде: Мени → Дневник на активности

Хронолошки запис на значајните промени (создавање, измени, бришење, претплати, плаќања, додадени/отстранети управители и станари): Корисник, Заедница, Детали, Кога.

2.10 Корпа

Каде: Мени → Корпа

• Избришаното не е достапно никому, но може да се врати. Поделено на Управители, Згради, Корисници, Станови.
• Врати — зграда на управител што е во корпа не се враќа одделно (прво управителот); стан во зграда во корпа — прво зградата.
• Избриши засекогаш — неповратно; кај управител се бришат и сите негови згради, станови, уплати и задолжувања.

Совет: конечно бришете само кога сте сигурни. Записот во корпа не пречи никому.

2.11 Користење (аналитика)

Каде: Мени → Користење · Кој: супер-админ со дозвола за преглед на сметки

Колку и како се користи платформата. Бројките се пресметуваат еднаш ноќно од постоечките податоци — без следење на корисниците.

• Картички: Активни корисници (7 дена) (и денес / 30 дена), Активни фирми (30 дена) (платени и во проба), Конверзија од проба (90 дена) (колку од новите фирми плаќаат), Згради / станови.
• Активни корисници (7 дена), по ден — линија на трендот; се гледа по неколку ноќи.
• Корисници по улога.
• Модули во последните 30 дена — во колку згради имало нови записи по модул, т.е. што навистина се користи.
• Горе пишува кога е пресметано. Пресметај сега ги пресметува бројките веднаш.
• Грешки во прелистувачот (последни 7 дена) — колку пати кај корисниците паднал екран (на веб и во мобилната), и најчестите пораки со екранот и кога последно се случило. Без лични податоци. Ако бројот нагло порасне по ново издание, нешто е скршено.

Правило: Пресметај сега работи најмногу еднаш на 10 минути („Аналитиката е освежена пред малку. Обидете се за неколку минути.“).

2.12 Состојба на системот

Каде: Мени → Состојба на системот · Кој: супер-админ со дозвола за преглед на сметки

Дали сè работи, напишано со зборови. Горе е збирот: Сè работи нормално (зелено), Има N предупредувања (жолто) или Има проблем (црвено), и кога е последната проверка. Под него, по групи, секој ред има обоена точка (зелена — во ред, жолта — предупредување, црвена — проблем, сива — исклучено) и една реченица:

• Сервер и база — дали базата работи и колку е голема, колку слободно место има на дискот (предупредување под 10%), верзија и време на серверот.
• Задачи што се вртат сами — праќањето известувања и бројките на таблите (секоја минута), ноќната резервна копија, ноќната проверка, повторливите налози, месечните сметки и закажаните извештаи: кога последен пат се извртеле и дали доцнат.
• Резервни копии — кога е направена последната копија и колку е голема (предупредување ако е постара од еден ден), копиите пред автоматско бришење на фирма и дали има копија надвор од серверот.
• Е-пошта и известувања — колку известувања чекаат, дали е-поштата е вклучена и колку писма не можеле да се испратат во последните 24 часа, адреси што ги враќаат писмата, известувања на телефон и SMS.
• Грешки — грешки на серверот во последните 24 часа и падови на екранот кај корисниците во последните 7 дена.
• Сметки на фирмите — претплати што истекуваат за 7 дена, истечени (само за читање), закажани автоматски бришења во наредните 30 дена и што од корпата се брише конечно за 7 дена.

Освежи ја прави проверката одново. На Контролна табла има еден ред со збирот — кликнете го за целата страница.

Најава за одржување

Најавете планирана работа на системот однапред:

1. Во делот Најава за одржување внесете Порака, Од и До.
2. Кликнете Зачувај најава.

Жолтата лента се гледа на сите страници во веб и мобилната апликација и на јавната страница Состојба (во подножјето на сајтот) — од 24 часа пред почетокот до крајот. Секој корисник може да ја затвори кај себе. Тргни ја најавата ја брише веднаш.

Правила

• Крајот мора да е во иднина, а почетокот пред крајот.
• По крајот лентата исчезнува сама.

Совет: јавната страница Состојба покажува само дали апликацијата, известувањата и ноќните задачи работат — без бројки и внатрешни детали. Таа е за станарите и управителите кога нешто не им работи.