2. Super-administracija (tim platforme)

← Sadržaj

Ko: samo tim platforme DomUpravitel (uloga „Super-admin“). U meniju se vide samo stavke za koje član ima dozvolu (2.8).

Osnovni pojmovi: nalog upravnika (zajednica stanara ili firma) dobija module, kvotu zgrada i jedinica i pretplatu. Upravnik sam kreira zgrade do kvote i u svakoj zgradi uključuje deo dodeljenih modula. Bez aktivne pretplate ne ulazi ni upravnik ni njegovi stanari.

2.1 Kontrolna tabla

Gde: Meni → Kontrolna tabla („Pregled sistema“)

• Kartice: Upravnici (aktivni i u probi), Mesečni prihod (MRR) sa godišnjom procenom, Nenaplaćene fakture, Zgrade u sistemu (jedinice i stanari).
• Upozorenje kada pretplata kasni ili je suspendovana — ti upravnici i njihovi stanari nemaju pristup. Pregledaj ih otvara.
• Rast platforme, Upravnici po paketu (Izmeni pakete), Nedavni upravnici (Pogledaj sve), Pretplate koje ističu u narednih 30 dana.
• Brza dugmad: Svi upravnici, Novi upravnik.

2.2 Upravnici (nalozi)

Gde: Meni → Upravnici

Lista: pretraga po imenu, gradu, imejlu ili PIB; filteri Sve vrste (zajednica/firma) i Svi statusi (Probna, Aktivna, Kasni, Suspendovana, Otkazana). DEMO = demo nalog; pozivnica čeka = vlasnik još nije prihvatio pozivnicu.

Novi upravnik (podatke unosite Vi)

1. Ko je upravnik: Ime upravnika, Vrsta (kod zajednice zgrada se kreira odmah; firma ih dodaje sama), Grad, PIB / poreski broj, Telefon, Adresa.
2. Pristup upravnika: Ime i prezime, Imejl. Lozinka (po izboru) ostavite prazno — upravnik dobija pozivnicu (važi 7 dana). Lozinku unosite samo ako je predajete lično. Ako osoba već ima profil, nalog joj se dodaje odmah.
3. Pretplata i kvote: Paket (ili „Bez paketa (ručno dodeljivanje)“), Status, Probni period (dana), Maksimum zgrada, Maksimum jedinica (zbirno za sve zgrade), moduli. Sa paketom i bez štikiranog modula dodeljuju se moduli iz paketa.
4. Kliknite Kreiraj i pozovi.

Pozovi upravnika (pozvani sam unosi podatke)

1. Kome: Imejl, Ime (po izboru), Lična poruka (po izboru).
2. Vrsta: zajednica, firma ili Neka izabere sam.
3. Paket i proba.
4. Zgrade i jedinice: Maksimum zgrada (kod zajednice uvek jedna), Maksimum jedinica, po izboru Neka sam unese koliko zgrada vodi (do maksimuma).
5. Moduli: sa Neka izabere sam on bira među štikiranim (ili među svim, ako nijedan nije štikiran); bez toga dobija tačno štikirane.
6. Kliknite Pošalji pozivnicu. Link važi 14 dana.

Poslate pozivnice: Čeka, Prihvaćena, Istekla; Pošalji novi link, Otkaži pozivnicu. Prihvaćene stoje na listi nedelju dana.

2.3 Detalji o upravniku

Gde: klik na upravnika sa liste

• Izmeni — ime, vrsta, PIB, adresa, Status pretplate, Pretplaćeno do, Napomena, Demo nalog.
• Pretplata — Paket, Naplata (Mesečno/Godišnje), Meseci (1–36), po izboru Primeni module i kvote iz paketa → Aktiviraj. Faktura se izdaje automatski, sa PDV prema podešavanju (2.6), sa rokom plaćanja 15 dana. Vlasnik i upravnici firme odmah dobijaju obaveštenje u aplikaciji i imejlom: „Nova faktura za pretplatu …“ sa iznosom i rokom; fakturu i podatke za plaćanje vide u Pretplata. Ako je firma prethodno zatražila produženje ili drugi paket, aktiviranjem se zahtev smatra rešenim. Novi period počinje dan posle Pretplaćeno do, i kada je nalog istekao: dan u mesecu ostaje isti (ako ga mesec nema — poslednji dan, a sledećeg meseca opet isti), a periodi koji su celi prošli se preskaču i ne naplaćuju. Nalog bez Pretplaćeno do počinje od danas.
• Pogledaj kao firma — vidi Pregled iz podrške.
• Obriši — nalog ide u Korpa sa svim zgradama; niko nema pristup, ali se podaci mogu vratiti.
• Moduli — šta sme da koristi (osnovni su uvek uključeni) → Sačuvaj.
• Kvota — Maksimum zgrada, Maksimum jedinica (prazno = neograničeno) → Sačuvaj kvotu.
• Korisnici — Dodaj (ime, imejl, telefon, Uloga: Vlasnik, Upravnik, Pomoćnik, Računovođa; bez lozinke → pozivnica) ili Ukloni. Nalog mora imati bar jednog vlasnika.
• Pozivnice na čekanju, Zgrade ovog upravnika, Fakture za pretplatu (ispod iznosa — „od toga PDV …“).
• Funkcije (beta) — vidi Prekidači za funkcije.
• Brisanje podataka (kada je pretplata istekla ili je nalog u korpi): Kraj pretplate, Samo za čitanje do, Zakazano brisanje, Poslata upozorenja. Dugmad: Odloži (za koliko dana), Ne briši (nikada automatski, ni iz korpe) i Vrati automatski režim.

Pravila za istekao nalog

• 90 dana po kraju nalog je samo za čitanje; potom ga noćni zadatak briše zauvek — najviše 3 naloga za noć.
• 30, 7 i 1 dan pre brisanja upozorenje dobijaju vlasnik firme i svi super-admini.
• Pre svakog brisanja automatski se pravi rezervna kopija baze (čuva se u fascikli za kopije pre brisanja). Ako kopija ne uspe, ništa se ne briše, dobijate obaveštenje i pokušava se sledeće noći.
• Ako su knjige neke zgrade zatvorene, nalog ne može konačno da se obriše — ostaje u Korpa i dobijate obaveštenje.
• Zapisi u Korpa brišu se zauvek posle 90 dana, sa istim pravilima (kopija pre brisanja, Ne briši važi i ovde).

Pregled iz podrške

Gde: detalji o upravniku → Pogledaj kao firma · Ko: super-admin sa dozvolom za izmenu naloga

Kada firma javi „ne vidi mi se…“, možete videti aplikaciju tačno kao njen vlasnik, bez traženja lozinke.

1. Kliknite Pogledaj kao firma.
2. Potvrdite sa Pogledaj.
3. Otvara se aplikacija firme. Na vrhu svake stranice stoji crvena traka: „Podrška: gledate kao … — samo čitanje.“
4. Kada završite, kliknite Vrati se u administraciju u traci.

Pravila

• Samo čitanje: svako čuvanje, brisanje ili slanje se odbija („Pregled iz podrške: samo čitanje.“).
• Pregled traje 30 minuta i ne produžava se; po isteku se sami vraćate u administraciju.
• Zapisuje se u Dnevnik aktivnosti, a vlasnik dobija obaveštenje: „Podrška je pregledala Vaš nalog“ — sa Vašim imenom i da ništa nije promenjeno.
• Prozor za prihvatanje uslova ne pojavljuje se u pregledu.
• Ako firma nema nijednog aktivnog korisnika: „Firma nema aktivnog korisnika.“

Prekidači za funkcije (Funkcije (beta))

Gde: detalji o upravniku → odeljak Funkcije (beta) · Ko: super-admin (za menjanje — dozvola za izmenu naloga)

Moduli su ono što je firma kupila. Funkcije su nešto drugo: da li je određena mogućnost uopšte puštena. Stabilne su uključene za sve; nove ili nesigurne prvo uključujete samo za jednu firmu, pre nego što se puste za sve.

Svaka funkcija ima naslov, kratak opis i oznaku Uključeno / Isključeno. U polju pored nje izaberite:

• Globalno (uključeno) ili Globalno (isključeno) — firma prati podrazumevano podešavanje platforme;
• Uključeno za firmu — samo za nju, iako je za ostale isključeno;
• Isključeno za firmu — samo za nju, iako je za ostale uključeno.

Promena se čuva odmah („Sačuvano.“).

Pravila

• Funkcije sa veštačkom inteligencijom rade samo ako je tehnički tim postavio ključ na serveru. Bez njega stoji upozorenje i funkcija ne radi, šta god da izaberete.
• Isključena funkcija ne postoji u meniju firme; ako je neko otvori preko starog linka: „Ova mogućnost nije uključena.“

2.4 Zahtevi za nalog

Gde: Meni → Zahtevi za nalog (broj novih stoji u meniju; svako novo stiže i kao obaveštenje)

1. Otvorite zahtev: kontakt, traženi paket i moduli, poruka.
2. Zapišite Interna beleška.
3. Kliknite Označi kao kontaktiran, Odbij ili Odobri i napravi nalog.
4. Pri odobravanju: Paket, Početak (Probni period ili Pretplata odmah aktivna), Probni period (dana), Maksimum zgrada, Maksimum jedinica, Moduli (unapred štikirani traženi).
5. Kliknite Kreiraj nalog. Vlasnik dobija pozivnicu; kod zajednice se kreira i zgrada.

2.5 Stambene zajednice

Gde: Meni → Stambene zajednice

Lista: pretraga, filteri po statusu i paketu, Izvezi; po zgradi Detalji, Izmeni, Upravnik i pretplata, Obriši.

Nova zajednica

1. Osnovni podaci (ime, adresa, grad, opština, poštanski broj, godina izgradnje, ulazi, spratovi).
2. Kontakt i bankarski podaci (imejl, telefon, PIB, banka, IBAN za redovno održavanje, IBAN za rezervni fond).
3. Finansijski parametri — početni iznosi za nova domaćinstva: mesečna naknada, rezervni fond, Dan dospeća, Zatezna kamata (%).
4. Demo oznaka: Prema upravniku, Demo, Nije demo.
5. Kome pripada zgrada (obavezno) — uz ime piše koliko zgrada ima i koliko sme.
6. Po izboru Upravnik zgrade (prazna lozinka se generiše i prikazuje jednom).
7. Kliknite Kreiraj zajednicu.

Detalji o zgradi: brojke, podaci, lokacija, pretplata; Upravnici (Dodaj sa ulogom Upravnik, Predsednik kućnog saveta, Knjigovođa, Pomoćnik; Ukloni); Moduli zgrade; Stanovi (svaki može u korpu — uplate i zaduženja ostaju u knjigama; pri neplaćenom dugu izlazi upozorenje).

2.6 Paketi

Gde: Meni → Paketi („Pretplatnički paketi“)

Polja: Naziv paketa, Šifra (mala latinica), Kratak opis, Cena mesečno (MKD), Cena godišnje (MKD) (prikazuje se ušteda), Maksimum zgrada, Maksimum jedinica, Namenjeno za (Svi, Zajednice stanara, Firme upravnici), Redosled prikaza, Aktivan paket, Šta obuhvata (stavka po redu), Moduli u paketu → Kreiraj / Sačuvaj.

Cene i moduli iz paketa automatski se prikazuju na javnoj stranici. Ispod cene svakog paketa piše „sa PDV 18%“ ili „+ PDV 18%“ (prema podešavanju u nastavku).

Pravilo: paket se briše samo ako ga nijedan nalog ne koristi.

PDV i podaci o firmi

Gde: Meni → Paketi → PDV i podaci o firmi · Ko: super-admin (za čuvanje — dozvola za fakture i naplatu)

Podešavanja za celu platformu: kako se obračunava PDV na pretplate i koji podaci o DomUpravitel se pojavljuju u dokumentima.

PDV na cene paketa

• Stopa PDV-a (%) — od 0 do 30. Stopa 0 znači da niste obveznik PDV: na sajtu i na fakturama nema PDV.
• Cene paketa su sa uračunatim PDV-om — štiklirano: cena iz paketa je konačna i PDV je deo nje. Neštiklirano: cene su bez PDV i faktura je cena + PDV.

Podaci o firmi — Naziv (obavezno), PIB, Tekući račun, Adresa, Grad, Imejl, Telefon. Pojavljuju se u Politici privatnosti, Uslovima korišćenja i na fakturama za pretplatu (i na stranici Pretplata kod firmi, kao podaci za plaćanje). Prazno polje ne prikazuje se nigde.

Kliknite Sačuvaj („Podešavanja su sačuvana.“).

Savet: promenjena stopa važi za nove fakture; već izdate se ne menjaju.

2.7 Fakture

Gde: Meni → Fakture („Fakture za pretplatu“)

Kreiraju se automatski pri aktiviranju pretplate. Filteri Sve, Poslate, Kasne, Plaćene; zbir naplaćeno/nenaplaćeno. Ispod iznosa svake fakture sa PDV piše „od toga PDV …“. Kada stigne uplata — Označi kao plaćenu. Izvezi.

Plaćanje ne menja rok pretplate. Ako je nalog i posle plaćanja istekao, a faktura je za poslednji period, sledeća faktura se izdaje sama: isti paket i naplata, isti dan u mesecu, bez promene kvota i modula. Plaćanje starije fakture dok novija čeka ne izdaje ništa. Ako izdavanje ne uspe, faktura ostaje plaćena, a Vi dobijate obaveštenje „Sledeća faktura nije izdata: …“; izdajte je sa naloga preko Pretplata → Aktiviraj.

Podsetnici i obaveštenja o pretplati

Svake noći platforma sama proverava pretplatu svake firme (bez demo naloga):

Pravila

• Svaki podsetnik se šalje samo jednom. Ako produžite istek, novi datum donosi nove podsetnike.
• Faktura po roku dobija status Kasne, a pretplata firme Kasni. Pristup ostaje do datuma isteka; suspendovanje radite Vi, ručno.
• Kada firma sa svoje stranice Pretplata zatraži produženje ili drugi paket, dobijate obaveštenje „Zahtev za pretplatu: …“ sa paketom i načinom naplate. Klik otvara nalog; sa Pretplata → Aktiviraj zahtev je rešen.

Savet: super-admin dobija i obaveštenje „Zahtev za brisanje profila“ kada korisnik bez ijedne zgrade zatraži brisanje (1.6); zahtev rešavate iz Korisnici.

2.8 Korisnici i dozvole

Gde: Meni → Korisnici

• Svi nalozi (administratori, upravnici, stanari); pretraga, filter Sve uloge, Izvezi.
• Uređivanje: ime, telefon, Uloga, Status (Aktivan, Pozvan, Suspendovan), Nova lozinka (prazno = bez promene), Premesti u korpu.
• Novi član tima: ime, imejl, lozinka (prazna se generiše i prikazuje jednom). Pod Dozvole: Puni pristup ili pojedinačne — pregled, kreiranje, izmena i brisanje naloga, moduli, kvote, zgrade, paketi, fakture i naplata, korisnici, dodeljivanje dozvola, zahtevi, dnevnik.
• Sa dozvolom za pregled naloga član vidi i Korišćenje (2.11) i Korpa; sa izmenom naloga — može i Pogledaj kao firma i prekidače za funkcije; sa fakturama i naplatom — menja PDV i podaci o firmi.
• Otključaj prijavu (u prozoru za izmenu): posle pet pogrešnih lozinki prijava se privremeno zaključava. Ako je neko namerno zaključao tuđ nalog, ovo briše neuspele pokušaje i osoba se odmah može prijaviti. Poruka kaže da li je nalog bio zaključan.

Pravilo: niko ne menja sopstvene dozvole niti ulogu.

2.9 Dnevnik aktivnosti

Gde: Meni → Dnevnik aktivnosti

Hronološki zapis značajnih promena (kreiranje, izmene, brisanje, pretplate, plaćanja, dodati/uklonjeni upravnici i stanari): Korisnik, Zajednica, Detalji, Kada.

2.10 Korpa

Gde: Meni → Korpa

• Obrisano nije dostupno nikome, ali se može vratiti. Podeljeno na Upravnici, Zgrade, Korisnici, Stanovi.
• Vrati — zgrada upravnika koji je u korpi ne vraća se zasebno (prvo upravnik); stan u zgradi u korpi — prvo zgrada.
• Obriši zauvek — nepovratno; kod upravnika brišu se i sve njegove zgrade, stanovi, uplate i zaduženja.

Savet: konačno brišite samo kada ste sigurni. Zapis u korpi ne smeta nikome.

2.11 Korišćenje (analitika)

Gde: Meni → Korišćenje · Ko: super-admin sa dozvolom za pregled naloga

Koliko i kako se koristi platforma. Brojke se obračunavaju jednom noću iz postojećih podataka — bez praćenja korisnika.

• Kartice: Aktivni korisnici (7 dana) (i danas / 30 dana), Aktivne firme (30 dana) (plaćene i u probi), Konverzija iz probe (90 dana) (koliko novih firmi plaća), Zgrade / stanovi.
• Aktivni korisnici (7 dana), po danu — linija trenda; vidi se posle nekoliko noći.
• Korisnici po ulozi.
• Moduli u poslednjih 30 dana — u koliko zgrada je bilo novih zapisa po modulu, tj. šta se zaista koristi.
• Gore piše kada je obračunato. Izračunaj sada obračunava brojke odmah.
• Greške u pregledaču (poslednjih 7 dana) — koliko puta je korisnicima pao ekran (na vebu i u mobilnoj), i najčešće poruke sa ekranom i kada se poslednji put desilo. Bez ličnih podataka. Ako broj naglo poraste posle novog izdanja, nešto je pokvareno.

Pravilo: Izračunaj sada radi najviše jednom na 10 minuta („Analitika je upravo osvežena. Pokušajte za nekoliko minuta.“).

2.12 Stanje sistema

Gde: Meni → Stanje sistema · Ko: super-admin sa dozvolom za pregled naloga

Da li sve radi, napisano rečima. Gore je zbir: Sve radi normalno (zeleno), Ima N upozorenja (žuto) ili Postoji problem (crveno), i kada je poslednja provera. Ispod njega, po grupama, svaki red ima obojenu tačku (zelena — u redu, žuta — upozorenje, crvena — problem, siva — isključeno) i jednu rečenicu:

• Server i baza — da li baza radi i koliko je velika, koliko slobodnog mesta ima na disku (upozorenje ispod 10%), verzija i vreme servera.
• Zadaci koji se vrte sami — slanje obaveštenja i brojke na tablama (svakog minuta), noćna rezervna kopija, noćna provera, ponovljivi radni nalozi, mesečni računi i zakazani izveštaji: kada su se poslednji put izvršili i da li kasne.
• Rezervne kopije — kada je napravljena poslednja kopija i kolika je (upozorenje ako je starija od jednog dana), kopije pre automatskog brisanja firme i da li postoji kopija izvan servera.
• Imejl i obaveštenja — koliko obaveštenja čeka, da li je imejl uključen i koliko pisama nije moglo da se pošalje u poslednja 24 sata, adrese koje vraćaju pisma, obaveštenja na telefonu i SMS.
• Greške — greške na serveru u poslednja 24 sata i padovi ekrana kod korisnika u poslednjih 7 dana.
• Nalozi firmi — pretplate koje ističu za 7 dana, istekle (samo za čitanje), zakazana automatska brisanja u narednih 30 dana i šta se iz korpe konačno briše za 7 dana.

Osveži ponavlja proveru. Na Kontrolna tabla postoji jedan red sa zbirom — kliknite ga za celu stranicu.

Obaveštenje o održavanju

Najavite planiran rad na sistemu unapred:

1. U odeljku Obaveštenje o održavanju unesite Poruka, Od i Do.
2. Kliknite Sačuvaj obaveštenje.

Žuta traka vidi se na svim stranicama u veb i mobilnoj aplikaciji i na javnoj stranici Stanje (u podnožju sajta) — od 24 sata pre početka do kraja. Svaki korisnik može da je zatvori kod sebe. Ukloni obaveštenje je briše odmah.

Pravila

• Kraj mora biti u budućnosti, a početak pre kraja.
• Posle kraja traka nestaje sama.

Savet: javna stranica Stanje pokazuje samo da li aplikacija, obaveštenja i noćni zadaci rade — bez brojki i unutrašnjih detalja. Ona je za stanare i upravnike kada im nešto ne radi.