9. Фирма управител: тим, налози и работна табла

← Содржина

Ова поглавје е за фирма што управува со повеќе згради и има тим: секој член ја гледа само својата работа, пријавите од сите згради стигнуваат на едно место, мајсторите добиваат налози по е-пошта, а правните предмети и извештаите се водат за сите згради заедно.

Повеќето екрани се на ниво Фирма (види 3.1). Некои се посебни модули што ги доделува администраторот на платформата — ако ставката ја нема во менито, фирмата го нема модулот или вашата улога не ја покрива таа област.

9.1 Мојата табла

Каде: Мени → Мојата табла (првиот екран по најавата) · Кој: секој член на тимот

Секој сам си го склопува првиот екран од картички — само она што тој го следи.

Картички што може да ги додадете (по групи):

• Итно: Итни случаи, Итни пријави, Рокови што истекуваат (сертификати, прегледи, дозволи во следните 60 дена).
• Пари: Должници, Уплати што чекаат потврда, Прилив и одлив овој месец, Резервен фонд, Рати што задоцнуваат.
• Работа: Мои задачи и потсетници, Отворени пријави, Налози во тек, Законски обврски и рокови.
• Луѓе и заедница: Резервации што чекаат, Пратки што чекаат, Претстојни собранија, Активни анкети, Согласности во тек.
• Брзи копчиња — Ново соопштение, Евидентирај уплата, Нов трошок, Пријави, Нова задача.

Како да ја уредите таблата

1. Кликнете Уреди ја таблата.
2. Додај картичка → штиклирајте ги картичките → Готово.
3. Подредете ги со влечење или со стрелките Нагоре / Надолу; Тргни (×) ја трга картичката.
4. За секоја картичка изберете големина (Мала (број), Средна, Голема) и, ако имате повеќе згради, опсег Оваа зграда или Сите згради.
5. Кликнете Зачувај. Врати стандардно ја враќа таблата што одговара на вашата улога.

Правила

• Се нудат само картички од областите што ги покрива вашата улога (9.3). Сметководителот, на пример, не гледа пријави.
• Ставка од друга зграда (опсег „Сите згради“) прво ја отвора таа зграда, па записот.

Совет: Освежи (иконата горе десно) ги вчитува најновите бројки без да ја затворате страницата.

9.2 Работна табла на фирмата

Каде: Фирма → Преглед · Кој: сопственик и членови на тимот

Под главните бројки од Преглед на фирмата има работна табла:

1. Втор ред бројки: Отворени пријави (со пробиен рок), Налози во тек (колку доцнат, пропуштени посети), Правни предмети (износ во постапка), Договори што истекуваат (во наредните 60 дена).
2. Задачи и потсетници за денес — ваши и оние што ви ги оставиле колегите.
3. Мои задачи — пријави и налози доделени вам, најитните прво. Пријавата се отвора во својата зграда.
4. Тријажа — неразгледаните пријави (ако фирмата има тикетинг и вие правото).
5. Чека одобрување — фактури од мајстори (само ако смеете да одобрувате фактури).
6. Рокови оваа недела — рок за приговор, рочишта, рокови на налози, договори што истекуваат.

Правила

• Секој дел се гледа само ако фирмата го има модулот и вашата улога ја покрива областа. Без финансии во улогата, ги нема бројките за наплата и долг.

9.3 Улоги во тимот на фирмата

Каде: Фирма → Луѓе → Тим на фирмата → Улоги · Кој: улогите ги менува само сопственикот

Улогата одредува што гледа и работи членот; групите згради (реони) одредуваат каде (види 3.10).

Фирмата веднаш ги има улогите Управител, Помошник, Сметководител, Комуникација и сервиси, Правник и Диспечер. Постоечките членови добиваат соодветна улога — никој не губи пристап.

Како да направите или смените улога

1. Во „Тим на фирмата“ кликнете Улоги → Нова улога (или Уреди кај постоечка).
2. Внесете Име и по избор Опис.
3. За секоја Област изберете нема, гледа или работи:
   • Финансии — задолжувања, уплати, трошоци, сметки, извод, сметководство;
   • Станари и станови — станови, станари и контакти, увоз, пристап, паркинг;
   • Комуникација со станари — соопштенија, анкети, чат, собири, документи;
   • Пријави — „работи“ значи тријажа, одговорен, статус;
   • Налози и соработници — налози, распореди за хигиена, соработници, техника;
   • Правни предмети; Извештаи;
   • Зграда — подесувања, управување, договори, приватност;
   • Тим на фирмата — членови и групи згради.
4. Дополнително: Ги гледа сите згради (без ова — само зградите од неговите групи), Одобрува фактури, Лимит за налог (МКД) (празно = без лимит), Дава задачи и потсетници на: никого — само за себе, сите во фирмата или членовите со улогите… (штиклирајте кои).
5. Кликнете Зачувај. Улога без членови може да се Избриши.

Како да доделите улога на член

1. Кај членот кликнете Улоги.
2. Штиклирајте една или повеќе улоги → Зачувај. Со повеќе улоги правата се собираат.

Правила

• „Гледа“ значи само читање — копчињата за менување ги нема.
• Член без улога е означен без улога и нема пристап до областите.
• Менито се прилагодува: членот со ограничена улога горе ја има групата Моја работа со екраните од областите каде работи.
• Член со лимит за налог мора да внесе проценка; налог над лимитот го праќа некој со право на одобрување.
• Никој не си ги менува своите права.

9.4 Соработници

Каде: Фирма → Соработници · Модул: Соработници на фирмата · Кој: уредуваат сопственикот и управителите на фирмата

Еден регистар на мајстори, хигиеничари, сервисери, адвокати, нотари и извршители за сите згради на фирмата. Од тука се избираат на пријави, трошоци, договори, налози, распореди и правни предмети.

Нов соработник

1. Кликнете Нов соработник.
2. Внесете Име / фирма (задолжително), Контакт-лице, Телефон, Е-пошта (на неа стигаат налозите), ЕДБ, Адреса, Сметка (IBAN).
3. Штиклирајте Категории: Лифтови, Водовод и канализација, Електрика, Греење, Хигиена и чистење, Дезинсекција и дератизација, Зеленило, Покрив и фасада, Противпожарна заштита, Адвокат, Нотар, Извршител, Сметководство, Друго.
4. По избор Проверен соработник и Забелешка → Зачувај.

Листата има пребарување (име, контакт, телефон, ЕДБ), Сите категории и Активни / Архивирани / Сите. Колоните Пријави, Згради и Платено покажуваат колку работа има соработникот.

Пренос од зграда: во „Сервисери“ на зградата, иконата Пренеси во регистарот на фирмата → Пренеси го префрла мајсторот во регистарот (види 5.2).

Правила

• ЕДБ има 13 цифри (ЕМБС 7).
• Соработник со пријави, трошоци или договори не се брише — се архивира, историјата останува; Врати во активни го враќа.
• Соработникот на вашата фирма не се гледа во друга фирма.

9.5 Одговорен управител на зградата

Каде: Зграда → Подесувања → Одговорен управител · Кој: поставува сопственикот или управител на фирмата

Член од тимот кој добива известување за секоја нова пријава во зградата. Без посебно правило за категоријата, тој станува и одговорен за пријавата (9.6). — никој — го отстранува.

9.6 Пријави на фирмата (тикетинг)

Каде: Фирма → Пријави · Модул: Пријави на фирмата (тикетинг) · Кој: членови со областа „Пријави“

Влезна кутија за пријавите од сите згради. Секоја пријава има број (на пр. ПРИ-000123), одговорен вработен и рок. Без овој модул „Пријави“ е едноставната листа од 3.11.

Погледи: Тријажа (нови без одговорен), Мои, Пробиен рок (црвено), Чека, Отворени, Сите — со број на пријави.

Филтри: пребарување по наслов, зграда или број; Сите згради, Секој приоритет, Сите категории, Секој одговорен / Без одговорен.

Работа од листата

• Приоритетот, статусот и одговорниот се менуваат директно во редот.
• Штиклирајте повеќе пријави → во лентата изберете Додели на…, Приоритет… и/или Статус… → Примени.
• Клик на насловот ја отвора пријавата во нејзината зграда (таму се коментари, фотографии, историја, Направи налог, Потсети; види 5.1).

Спојување на дупликат

1. Кај дупликатот кликнете ја иконата Спои во друга пријава.
2. Внесете го бројот на главната пријава (од истата зграда) → Спои.
3. Дупликатот се затвора, а станарот добива известување каде се решава проблемот.

Правила по категорија

1. Кликнете Правила.
2. За секоја категорија внесете Рок (часови), стандарден Одговорен и Мајстор.
3. Зачувај.

Правила

• Без правило рокот е по приоритет: итно 4 ч, високо 24 ч, нормално 72 ч, ниско 168 ч; одговорен е одговорниот управител на зградата (9.5).
• Пријава со зборови како „поплава“, „тече вода“, „мирис на гас“, „пожар“, „чад“, „заглавен“ или „искри“ сама станува итна.
• Одговорниот мора да е од тимот на фирмата или на зградата. Правилата ги уредуваат сопственикот и управителите на фирмата.
• Се спојуваат само различни пријави од иста зграда.

9.7 Налози до соработници

Каде: Фирма → Налози · Модул: Налози до соработници · Кој: членови со областа „Налози и соработници“

Налог (на пр. НАЛ-2026-0001) е работа за мајстор во една од зградите. Мајсторот го добива по е-пошта или преку линк и го води без профил: прифаќа, прикачува фотографии, означува завршено и испраќа фактура. Одобрената фактура станува трошок во зградата.

Листа: Чека нас (нацрт, одбиен, завршен, фактура за одобрување), Отворени, Фактури, Затворени, Сите; пребарување и Сите згради. Над листата стои Пробиен рок: N ако некој налог доцни.

Како да направите налог

1. Кликнете Нов налог (или Направи налог во отворена пријава — насловот, описот и локацијата се преземаат од неа).
2. Изберете Зграда.
3. Внесете Наслов и по избор Мајстор / соработник, Вид (Поправка, Сервис, Преглед, Хигиена, Друго), Приоритет, Рок, Проценка (МКД) (мајсторот не ја гледа), Се плаќа од (Тековни средства или Резервен фонд), Стан / посебен дел, Локација, Одговорен, Опис за мајсторот.
4. Кај налог од пријава: Мајсторот може да го контактира станарот — тогаш ги гледа името и телефонот на пријавувачот.
5. Кликнете Направи налог.

Тек на налогот (во деталите)

1. Прати на мајсторот — писмо со линк; без е-пошта Направи линк и Копирај за Viber или SMS. Прати пак / линк прави нов линк.
2. Мајсторот прифаќа или одбива (со причина). Одбиен налог се враќа во Чека нас — со Уреди изберете друг мајстор.
3. Ако мајсторот се јавил по телефон, вие можете Означи завршено (цена и што е направено) и Внеси фактура наместо него.
4. Одобри фактура → Датум на трошокот и по избор Категорија → Одобри. Фактурата станува трошок „за плаќање“ во зградата; ако налогот е од пријава, пријавата се решава и станарот добива известување.
5. За работа под гаранција: Затвори без фактура — не се создава трошок.

Во деталите се и Прилози (фотографии и PDF, Додај), Историја на секое дејство, Потсети, Печати (налог за печатење) и Откажи.

Правила

• Без адреса на зградата налог не се праќа: „Зградата нема внесена адреса — внесете ја во „Подесувања“ пред да праќате.“
• Линкот важи 60 дена. Нов линк, друг мајстор или откажување го гаси стариот.
• Откако мајсторот прифатил, мајсторот не се менува — откажете го налогот и направете нов.
• Најмногу 20 прилози по налог.
• Фактури одобрува само член чија улога има Одобрува фактури. Датумот на трошокот мора да е во отворен период.
• Станарот на мајсторот никогаш не му се открива кај анонимна пријава.
• Без право да издава налози, членот налогот само го гледа.

9.8 Страница за мајсторот и извршителот

Кој: мајсторот или извршителот, преку линкот од писмото, без најава

Страницата е прилагодена за телефон. Горе стои името на зградата, целата адреса со град, мапа со игла (ако зградата има поставена локација) и копчињата:

• Насоки од мојата локација — на телефон ја отвора навигацијата до зградата;
• Отвори ја локацијата на мапа, или Пребарај ја адресата на мапа ако зградата нема точна локација.

Истата адреса и врска до мапата се и во писмото, во печатениот налог и кај вработениот на телефон.

Налог: Прифаќам / Не можам (по избор причина), Започнав со работа, Додај фотографија, Работата е завршена (опис и цена по избор) → Означи завршено, потоа Фактура (број, износ со ДДВ, ДДВ, датум, PDF или фотографија) → Испрати фактура. По секое дејство управителот добива известување.

Распоред: денешните и пропуштените посети (до 7 дена наназад), листа за проверка, Белешка (по избор), Фотографија и Направено; под нив Наредни посети.

Совет: кажете му на мајсторот да не го препраќа линкот — тој е само за него. Ако пишува „Линкот не важи“, пратете нов.

Совет: за точна игла на картата, поставете Локација на зградата во Подесувања (3.15).

9.9 Распореди (хигиена и сервиси)

Каде: Фирма → Распореди · Модул: Налози до соработници · Кој: членови со областа „Налози и соработници“

Работи што се повторуваат — чистење на влезот, дератизација, сервис на лифт. Посетите се создаваат сами две недели однапред; извршителот ги означува преку еден линк за целиот распоред.

Нов распоред

1. Кликнете Нов распоред и изберете Зграда.
2. Наслов, Вид, Извршител.
3. Колку често:
   • Неделно — Денови и На секои N седмици;
   • Месечно — Ден во месецот (31 = последниот ден) и На секои N месеци;
   • Годишно (во избрани месеци) — Месеци и Ден во месецот.
4. Од, До (по избор), Локација, Листа за проверка (секоја ставка во нов ред), Упатство за извршителот, Цена по посета (МКД), Се плаќа од.
5. Станарите го гледаат распоредот — гледаат кога е следната посета и дали е направена (без белешки и фотографии).
6. Зачувај.

Детали на распоредот (клик на редот): посети со состојба направено, пропуштено, денес, закажано; Означи направено наместо извршителот; Прати линк на извршителот (или Направи линк и Копирај); Уреди; Исклучи / Вклучи.

Правила

• Сменето правило: идните недопрени посети се бришат и создаваат одново; направените остануваат.
• Исклучи ги брише идните посети, а линкот кај извршителот престанува да важи.
• Пропуштените посети се гледаат во листата (пропуштени: N), во „Обврски и рокови“ и на работната табла.
• Без адреса на зградата распоред не се праќа.
• Станарот во Хигиена и сервиси може да кликне Не е направено? Пријави — до вас стигнува пријава (види поглавје 6).

9.10 Правни предмети

Каде: Фирма → Правни предмети · Модул: Правни предмети · Кој: членови со областа „Правни предмети“

Наплата на долг пред нотар, со премин во суд при приговор, за сите згради. Предмет (на пр. ПРЕ-2026-0001) се отвора за стан со долг — најдобро по врачен повик пред тужба.

Горе: Активни предмети, Во постапка (износ), Наплатено оваа година, Поминат рок за приговор. Погледи: Активни, Рокови оваа недела, Доставени, Суд, Кај извршител, Затворени, Сите. Долу: Успешност по адвокат (затворени предмети).

Нов предмет

1. Нов предмет → Зграда.
2. Стан (должник) — се нудат само станови со долг без активен предмет (со бројот на повикот, ако има).
3. Главнина (МКД) (празно = целиот отворен долг), Камата (МКД), Нотар, Адвокат, Одговорен, Белешка.
4. Отвори предмет. Должникот и износот се запишуваат каков што е долгот денес.

Фази (копчињата во предметот): Предлог до нотар (број кај нотарот) → Решение издадено → Доставено на должникот → Правосилно → Предадено на извршител (извршител, број); или Приговор — суд (број во судот); Затвори предмет со Исход (Наплатено, Делумно наплатено, Отпишано, Застарено, Повлечено, Изгубено). Секоја фаза има датум, белешка и по избор документ.

Во предметот

• Хронологија → Запис / рочиште / документ (Белешка, Рочиште, Документ).
• Трошоци → Трошок: вид (Нотар, Адвокат, Суд, Извршител, Друго), износ, кому; Се бара од должникот; Внеси и како трошок во зградата (за плаќање).
• Барање: главнина (и колку е од резервниот фонд), камата, трошоци, вкупно, наплатено, остаток → Внеси наплатено (со Книжи како уплата на станот — се распоредува на најстарите долгови).
• Потсети, Уреди.

Правила

• По доставата тече рок од 8 дена за приговор. Правосилно не се дозволува пред да помине рокот. Ако последниот ден е неработен, проверете со правник.
• Датумот на фаза или наплата не може да е во иднина.
• Трошок книжен во зградата не се брише од предметот — прво избришете го таму.
• Застареноста (3 години) е само информација; рокот го потврдува правник.
• Во Должници (3.12) станот со предмет има ознака со фазата — клик го отвора предметот.

9.11 Центар за извештаи

Каде: Фирма → Извештаи · Модул: Центар за извештаи · Кој: членови со областа „Извештаи“

Десет извештаи за сите згради: Наплата по зграда, Старост на долгот, Должници со правен статус, Правни предмети, Пријави (по зграда, по категорија или по вработен — прв одговор, решавање, % во рок), Налози и соработници, Трошоци по категорија, Договори што истекуваат, Хигиена и сервиси (изведени наспроти закажани), Активност на тимот.

Како да направите извештај

1. Изберете извештај лево.
2. Период: Овој месец, Минатиот месец, Оваа година, Минатата година или Друг период… (кај старост на долгот, должници и договори — Состојба денес).
3. По избор една зграда наместо Сите згради.
4. Excel, CSV или Печати.

Закажан извештај

1. Кликнете Закажи.
2. Колку често (Секој месец / Секоја седмица), Ден (месечно 1–28; неделно 1 = понеделник … 7 = недела), Период во извештајот.
3. Закажи. Писмото со табелата стигнува на вашата е-пошта; списокот е во Мои закажани извештаи, каде може да се откаже.

Правила: закажаниот извештај се прави со вашите права и вашите згради.

9.12 Задачи и потсетници

Каде: Мени → Задачи и потсетници · Кој: секој член на тимот

Задача има рок, приоритет и статус (отворена → во работа → завршена). Потсетник е „на тој датум и час потсети ме“. И двете може да се за себе или за колега (на пр. предавање смена).

Како да додадете

1. Нова задача или потсетник — или Потсети во пријава, налог, правен предмет или картон на стан (записот останува поврзан).
2. Изберете Задача или Потсетник.
3. Што (задолжително); кај задача Рок и Приоритет.
4. Време: за 1 час, утре 08:00, понеделник 08:00, свое време, или кај задача без потсетување.
5. Кому (Мене или колега), Повторувај (Не, Секој ден, Секоја седмица, Секој месец), Белешка → Зачувај.

Погледи: Мои, Денес, Задачи, Дадени на колеги, Задачи на тимот (само сопственикот), Завршени.

Дејства: Започни, Завршено, Одложи (за 1 час, утре 08:00, понеделник 08:00, Друг термин…), Отвори пак; уредување и бришење.

Правила

• Во терминот стига известување (во апликацијата, на телефон и по е-пошта).
• Колегата веднаш дознава дека нешто го чека; кога ќе заврши, тој што ја дал добива известување.
• Содржината и рокот ги менува и брише само тој што ја оставил; примачот ја става во работа, одложува или завршува.
• На колега давате само ако вашата улога дозволува (Дава задачи и потсетници на, 9.3). Сопственикот дава секому.
• Задачите за денес и задоцнетите се гледаат и на работната табла и на контролната табла на зградата.

9.13 Чат на тимот

Каде: Мени → Чат на тимот · Кој: само членовите на фирмата — станарите не го гледаат

Соби:

• Фирма — цела фирма;
• Улоги — по една соба за секоја улога (и сопственикот);
• Згради — Соба за зграда: членови се сите од тимот што ја гледаат зградата;
• Мои соби — Нова соба со име и избрани колеги;
• Приватни — Разговор со еден колега.

Пишувате долу (Enter праќа, Shift+Enter нов ред). Своја порака може да ја избришете.

Правила

• Членството во собите за фирма, улога и зграда се менува само — нов член на улогата веднаш ја гледа собата.
• Својата соба ја уредува (име и членови) само тој што ја направил.

9.14 На телефон

Во мобилната апликација, во менито Фирма, ги имате Преглед на фирмата, Работна табла, Задачи и потсетници, Чат на тимот, Пријави на фирмата и Налози (линкот за мајсторот се споделува преку Viber, SMS или е-пошта). Првиот таб е Табла (Мојата табла). Повеќе во поглавје 8.